الفهرس
مع نهاية كل شهر، يجد فريق المحاسبة على طاولته كشف حساب بطاقة الائتمان المؤسسية. يصبح من الضروري حينئذٍ تحديد أي سطر في الكشف يقابل أيًّا من المصروفات التي أدخلها الموظفون في النظام. تُعرف هذه العملية بـمطابقة كشف الحساب، وهي خطوة تستغرق وقتًا طويلاً تواجهها تقريبًا كل شركة تستخدم بطاقات مؤسسية عند إغلاق حسابات نهاية الشهر.
ما هي مطابقة كشف الحساب؟
مطابقة كشف الحساب هي عملية تتضمن مقارنة كل بند من بنود الإنفاق الواردة في كشف بطاقة الائتمان المؤسسية الصادر عن البنك أو شركة البطاقات، مع سجلات المصروفات التي أدخلها الموظفون في نظام الشركة. والهدف من ذلك ضمان أمرين: التأكد من أن كل مصروف يظهر في الكشف يقابله سجل مصروف مدعوم بمستند (إيصال أو فاتورة).
حين لا تُجرى هذه المطابقة، تنشأ مخاطرتان في آنٍ واحد: قد تُغفَل مصروفات سُدِّدت بالبطاقة لكنها لم تُدخَل في النظام قط، أو تظل مستندات المصروفات المُدخَلة ناقصة فلا تستطيع الشركة قبول هذه المبالغ بثقة كمصروفات رسمية.
صعوبات مطابقة كشف الحساب يدويًا
حين تُجرى مطابقة كشف الحساب يدويًا عبر جداول Excel، تتكرر ثلاثة إشكاليات باستمرار:
- فقدان الإيصالات: يُجري حامل البطاقة عملية الشراء لكنه لا يرفع الإيصال أو الفاتورة في الوقت المناسب. وعند نهاية الشهر، يُنسى أي مصروف يقابل المبلغ الظاهر في الكشف، مما يستلزم البحث بأثر رجعي عن المستند.
- التأخير: يقارن فريق المحاسبة كل سطر في الكشف يدويًا مع سجلات المصروفات في النظام سطرًا سطرًا. وكلما زاد عدد البطاقات وحجم الإنفاق، أمكن أن تستغرق هذه المقارنة أيامًا، مما يُؤخر إغلاق الحسابات الشهرية.
- خطر الأخطاء: في المطابقة اليدوية، قد يُغفَل فارق في المبلغ أو التاريخ، وقد يُحاسَب المصروف الواحد مرتين، أو يتسرب بند لا مقابل له إلى إغلاق الحسابات دون أن يُلاحَظ.
حين تجتمع هذه الإشكاليات الثلاث، يجد فريق المحاسبة نفسه مضطرًا في نهاية الشهر إلى الاتصال بأصحاب المصروفات واحدًا واحدًا وسؤالهم: "لأي مصروف يعود هذا السطر في الكشف؟ وأين مستندك؟"
كيف تعمل مطابقة كشف الحساب الآلية؟
في Masraff، تبدأ مطابقة كشف الحساب بتحميل كشف بطاقة الائتمان المؤسسية إلى النظام. يُرفع الكشف بصيغة ملف Excel، ويقيّم النظام كل سطر فيه وفق ثلاثة حقول: معرّف بطاقة الائتمان، والتاريخ، والمبلغ.
يقارن النظام كل سطر في الكشف بالمصروفات المسجلة مسبقًا. إذا كان معرّف البطاقة المعنية محددًا في نوع الدفع، وتطابق التاريخ والمبلغ مع البند في الكشف، تتم المطابقة تلقائيًا ويُوسَم ذلك المصروف بـ"مُطابَق". أما السطور الموجودة في الكشف والتي لا يقابلها شيء في النظام، فيُنشأ لها سجل مصروف جديد تلقائيًا.
ثمة قاعدة مهمة: إذا لم يكن معرّف بطاقة الائتمان المعنية محددًا في نوع الدفع الخاص بالمصروف، فلن يُطابَق ذلك المصروف بأي حال مع أي سطر في الكشف. لذا يُعدّ اختيار الموظفين لنوع الدفع الصحيح عند إدخال مصروفات البطاقة شرطًا أساسيًا لتشغيل المطابقة.
نظرًا لاختلاف تنسيق الكشف من بنك إلى آخر، يتضمن النظام ميزة تعيين الحقول: يمكن تعيين أي ثلاثة أعمدة في ملف Excel المرفوع—بصرف النظر عن عناوينها—إلى حقول معرّف بطاقة الائتمان والمبلغ والتاريخ. وإن وُجدت مصروفات بعملة أجنبية، يُعرَّف عمود سعر الصرف بالإضافة إلى هذه الحقول الثلاثة الإلزامية. بفضل هذه المرونة، يمكن تحميل كشف أي بنك إلى النظام بعد إجراء التعيين الصحيح للحقول.
تعمل صورة إيصال المصروف باستقلالية تامة عن عملية المطابقة: يستطيع المستخدم تصوير المصروف وإدخاله في النظام قبل تحميل الكشف أو بعده. وفي كل مرة يُرفع فيها مصروف أو يُحدَّث، يُعيد النظام التحقق مما إذا كان المصروف المعني قد طُوبق ببند في الكشف.
عملية مطابقة مصروفات البطاقة المؤسسية مع الكشف
تسير العملية من البداية إلى النهاية على النحو الآتي:
- إجراء عملية الشراء: يُجري الموظف مصروفًا ببطاقته المؤسسية، ويختار البطاقة المعنية في نوع الدفع عند إدخاله في النظام.
- تحميل الكشف الشهري: يُرفع الكشف الصادر عن البنك أو شركة البطاقات إلى Masraff بصيغة Excel.
- تشغيل المطابقة الآلية: يقارن النظام كل سطر في الكشف بالمصروفات الموجودة عبر معرّف بطاقة الائتمان والتاريخ والمبلغ. تُوسَم العناصر المتطابقة، وتُنشأ سجلات مصروفات تلقائيًا للعناصر غير المتطابقة.
- متابعة المستندات الناقصة: يستطيع المستخدمون الذين يمتلكون صلاحيات المحاسبة الاطلاع على عدد بنود الكشف التي استُكملت مستنداتها وعدد تلك التي لا تزال ناقصة.
- إرسال الإشعارات: عند تحميل الكشف وإنشاء المصروفات التلقائية، تُرسَل إشعارات إلى الموظفين المعنيين لرفع مستندات تلك المصروفات.
يحلّ هذا التدفق محل البحث اليدوي سطرًا سطرًا في كشف الحساب من قِبَل فريق المحاسبة، ويجعل متابعة المستندات الناقصة ممكنةً من خلال النظام على شاشة واحدة.
الأسئلة الشائعة
تنسيق الكشف لدينا يختلف باختلاف البنك كل شهر، هل هذا يُشكّل مشكلة؟ لا. بفضل ميزة تعيين الحقول، يمكن تعيين أي ثلاثة أعمدة في ملف Excel المرفوع—بصرف النظر عن عناوينها—إلى حقول معرّف بطاقة الائتمان والمبلغ والتاريخ. يضمن ذلك إمكانية تحميل أي كشف يحتوي على معرّف بطاقة الائتمان والتاريخ والمبلغ إلى النظام بعد الإعداد الصحيح.
لماذا لا يُطابَق مصروف ما مع الكشف؟ السبب الأكثر شيوعًا هو عدم تحديد معرّف بطاقة الائتمان المعنية في نوع الدفع الخاص بالمصروف. إذا لم تُحدَّد البطاقة، فلن تتم المطابقة بأي حال. كما أن عدم تطابق التاريخ أو المبلغ بصورة حرفية مع البند في الكشف يحول دون المطابقة أيضًا.
كيف تُطابَق مصروفات البطاقة بالعملة الأجنبية؟ بالإضافة إلى الحقول الثلاثة الإلزامية (معرّف بطاقة الائتمان والمبلغ والتاريخ)، يجب تعريف حقل سعر الصرف أيضًا عند تحميل الكشف الخاص بالمصروفات بالعملة الأجنبية.
من يتابع المستندات الناقصة وكيف؟ يستطيع المستخدمون الذين يمتلكون صلاحيات المحاسبة الاطلاع عبر النظام على عدد بنود الكشف التي وردت مستنداتها وعدد تلك التي لا تزال ناقصة. علاوة على ذلك، تُرسَل إشعارات رفع المستندات إلى الموظفين المعنيين بشأن المصروفات التي أُنشئت تلقائيًا.
هل يمكنني تصوير إيصال المصروف قبل تحميل الكشف؟ نعم. يمكن تصوير المصروف وإدخاله قبل تحميل الكشف أو بعده؛ إذ يُعيد النظام في كل تحديث للمصروف إجراء فحص المطابقة مع بنود الكشف.
خلاصة
مطابقة كشف الحساب هي خطوة رقابية يتعين على كل شركة تستخدم بطاقات ائتمان مؤسسية إجراؤها في نهاية الشهر. إن تركت هذه الخطوة لنظام يُجري المطابقة تلقائيًا عبر معرّف بطاقة الائتمان والتاريخ والمبلغ بدلاً من إجرائها يدويًا في Excel، فإن ذلك يُقلّل بصورة منهجية من مخاطر فقدان الإيصالات والتأخير والأخطاء.
لاستكشاف آلية عمل ميزة مطابقة كشف الحساب في Masraff مع مصروفات بطاقتك المؤسسية، يمكنك زيارة صفحة مطابقة كشف البطاقة المؤسسية.