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Al llegar el cierre de mes, el equipo de contabilidad recibe el extracto de la tarjeta de crédito corporativa. Es necesario identificar a qué registro de gasto introducido por los empleados en el sistema corresponde cada línea del extracto. Este proceso se denomina conciliación de extractos y es un paso que consume tiempo al que se enfrenta prácticamente toda empresa que utiliza tarjetas corporativas durante el cierre mensual.
¿Qué es la Conciliación de Extractos?
La conciliación de extractos es el proceso de hacer coincidir cada partida de gasto del extracto de tarjeta de crédito corporativa enviado por el banco o la entidad emisora con los registros de gastos introducidos por los empleados en el sistema de la empresa. El objetivo es garantizar dos cosas: que cada gasto que aparece en el extracto tenga un registro de gasto correspondiente y que dicho registro esté respaldado por un documento (recibo, factura).
Cuando no se realiza esta conciliación, surgen dos riesgos simultáneamente: los gastos realizados con la tarjeta pero nunca introducidos en el sistema pasan desapercibidos, o los gastos registrados carecen de documentación y la empresa no puede aceptarlos con seguridad como gasto deducible.
Dificultades de la Conciliación Manual de Extractos
Cuando la conciliación de extractos se realiza manualmente en Excel, se repiten tres problemas:
- Recibo perdido: El titular de la tarjeta realiza el gasto pero no sube el recibo o la factura a tiempo. Al final del mes se olvida a qué gasto pertenece el importe que aparece en el extracto y hay que investigar retroactivamente para encontrar el documento.
- Retraso: El equipo de contabilidad compara manualmente cada línea del extracto con los registros de gastos del sistema. A medida que aumenta el número de tarjetas y el volumen de gastos, esta comparación puede llevar días y retrasar el cierre mensual.
- Riesgo de error: En la conciliación manual pueden pasarse por alto diferencias de importe o fecha, un mismo gasto puede contabilizarse dos veces o una partida sin coincidencia puede colarse en el cierre sin ser detectada.
Cuando estos tres problemas se combinan, el equipo de contabilidad se ve obligado a llamar uno por uno a los titulares de los gastos al cierre de mes para preguntar: "¿a qué gasto corresponde esta línea del extracto? ¿dónde está tu justificante?"
¿Cómo Funciona la Conciliación Automática de Extractos?
En Masraff, la conciliación de extractos comienza con la carga del extracto de tarjeta de crédito corporativa en el sistema. El extracto se sube como archivo Excel y el sistema evalúa cada línea del archivo según tres campos: ID de Tarjeta de Crédito, Fecha e Importe.
El sistema compara cada línea del extracto con los gastos ya registrados. Si en el tipo de pago se ha seleccionado el ID de tarjeta correspondiente y la fecha y el importe coinciden con la partida del extracto, la conciliación se produce automáticamente y ese gasto queda marcado como "conciliado". Para las líneas del extracto que no tienen correspondencia en el sistema, se crea automáticamente un nuevo registro de gasto.
Existe una regla importante: si en el tipo de pago de un gasto no está seleccionada la tarjeta de crédito correspondiente, ese gasto no se conciliará en ningún caso con ninguna línea del extracto. Por eso es imprescindible que los empleados seleccionen el tipo de pago correcto al introducir los gastos con tarjeta para que la conciliación funcione.
Dado que el formato del extracto puede variar de un banco a otro, el sistema dispone de una función de mapeo de campos: cualquiera de las tres columnas del Excel cargado puede asociarse con los campos ID de Tarjeta de Crédito, Importe y Fecha, independientemente de sus encabezados. Si hay gastos en divisas, además de estos tres campos obligatorios también se define la columna del tipo de cambio. Gracias a esta flexibilidad, independientemente del banco del que provenga el extracto, puede cargarse en el sistema una vez realizado el mapeo de campos correcto.
La fotografía del gasto también funciona de forma independiente al proceso de conciliación: el usuario puede fotografiar un gasto e introducirlo en el sistema tanto antes como después de cargar el extracto. Cada vez que se sube o actualiza un gasto, el sistema vuelve a comprobar si ese gasto coincide con alguna partida del extracto.
Proceso de Conciliación de Gastos con Tarjeta Corporativa con el Extracto
El proceso de extremo a extremo funciona de la siguiente manera:
- Se realiza el gasto: El empleado efectúa un gasto con la tarjeta corporativa y, al introducirlo en el sistema, selecciona la tarjeta correspondiente como tipo de pago.
- Se carga el extracto de fin de mes: El extracto recibido del banco o de la entidad emisora se sube a Masraff en formato Excel.
- Se ejecuta la conciliación automática: El sistema compara cada línea del extracto con los gastos existentes según el ID de Tarjeta de Crédito, la fecha y el importe. Los que coinciden quedan marcados y para los que no coinciden se crea automáticamente un gasto.
- Se realiza el seguimiento de documentos pendientes: Los usuarios con permisos de contabilidad pueden ver cuántas partidas del extracto tienen ya su documento y cuántas siguen pendientes.
- Se envían notificaciones: Cuando se carga el extracto y se crean los gastos automáticos, se envía una notificación a los empleados correspondientes para que suban la documentación de esos gastos.
Este flujo reemplaza la búsqueda manual de cada línea del extracto por parte del equipo de contabilidad y permite realizar el seguimiento de documentos pendientes a través del sistema, desde una única pantalla.
Preguntas Frecuentes
Nuestro formato de extracto llega de distintos bancos cada mes, ¿habrá algún problema? No. Gracias a la función de mapeo de campos, cualquiera de las tres columnas del Excel cargado (independientemente de sus encabezados) puede asociarse con los campos ID de Tarjeta de Crédito, Importe y Fecha. Esto permite que cualquier extracto que contenga el ID de tarjeta de crédito, la fecha y el importe pueda cargarse en el sistema tras el ajuste correcto.
¿Por qué un gasto no concilia con el extracto? El motivo más frecuente es que en el tipo de pago del gasto no se ha seleccionado la tarjeta de crédito correspondiente. Si la tarjeta no está seleccionada, la conciliación no se producirá en ningún caso. Que la fecha o el importe no coincidan exactamente con la partida del extracto también impide la conciliación.
¿Cómo se concilian los gastos en divisas con tarjeta? Además de los tres campos obligatorios (ID de Tarjeta de Crédito, Importe, Fecha), para los gastos en divisas también es necesario definir el campo del tipo de cambio en la carga del extracto.
¿Quién realiza el seguimiento de los documentos pendientes y cómo? Los usuarios con permisos de contabilidad pueden ver a través del sistema cuántas partidas del extracto tienen ya su documento y cuántas siguen pendientes. Además, se envía una notificación de subida de documento a los empleados correspondientes para los gastos creados automáticamente.
¿Puedo fotografiar el recibo del gasto antes de cargar el extracto? Sí. La fotografía del gasto puede tomarse tanto antes como después de cargar el extracto; el sistema vuelve a realizar la comprobación de conciliación con las partidas del extracto cada vez que se actualiza un gasto.
Conclusión
La conciliación de extractos es un paso de control que toda empresa que utiliza tarjetas de crédito corporativas debe llevar a cabo al cierre de mes. En lugar de realizarlo manualmente en Excel, confiar este proceso a un sistema que concilia automáticamente por ID de Tarjeta de Crédito, fecha e importe reduce de forma sistemática el riesgo de recibos perdidos, retrasos y errores.
Para explorar cómo funciona la función de Conciliación de Extractos de Masraff con los gastos de su tarjeta corporativa, puede visitar la página de Conciliación de Extractos de Tarjeta Corporativa.