Змест
Напрыканцы месяца на стол бухгалтэрыі трапляе выпіска па карпаратыўнай крэдытнай картцы. Трэба знайсці, якому запісу аб выдатках, занесенаму супрацоўнікамі ў сістэму, адпавядае кожны радок у выпісцы. Гэты працэс называецца зверкай выпіскі і з'яўляецца абавязковым крокам пры закрыцці месяца практычна ў кожнай кампаніі, якая карыстаецца карпаратыўнымі карткамі.
Што такое зверка выпіскі?
Зверка выпіскі — гэта суастаўленне кожнага пункту расходаў у выпісцы па карпаратыўнай крэдытнай картцы, якую накіравалі банк або карткавая арганізацыя, з запісамі аб выдатках, унесенымі супрацоўнікамі ў карпаратыўную сістэму. Мэта — гарантаваць дзве рэчы: па кожным расходзе ў выпісцы існуе адпаведны запіс аб выдатках, а таксама дакумент, які яго пацвярджае (квітанцыя, рахунак-фактура).
Калі такое суастаўленне не выконваецца, узнікаюць два рызыкі адначасова: расходы, праведзеныя па картцы, але не занесеныя ў сістэму, застаюцца незаўважанымі, або занесеныя выдаткі не маюць дакументальнага пацверджання, і кампанія не можа з упэўненасцю прыняць гэтыя сумы ў якасці выдаткаў.
Цяжкасці ручной зверкі выпіскі
Калі зверка выпіскі выконваецца ўручную ў Excel, узнікаюць тры паўтаральныя праблемы:
- Страчаная квітанцыя: Уладальнік карткі здзяйсняе расход, але не загружае квітанцыю або рахунак-фактуру своечасова. Напрыканцы месяца забываецца, якому расходу адпавядае сума ў выпісцы, і прыходзіцца правадзіць ретраспектыўнае расследаванне.
- Затрымка: Бухгалтарыя ўручную суастаўляе кожны радок выпіскі з запісамі аб выдатках у сістэме. Па меры росту колькасці картак і аб'ёму расходаў гэтае суастаўленне можа заняць некалькі дзён і затрымаць закрыццё месяца.
- Рызыка памылак: Пры ручным суастаўленні могуць быць прапушчаны розніцы ў сумах або датах, адзін і той жа расход можа быць улічаны двойчы, або пункт, які не знайшоў адпаведнасці, можа патрапіць у закрыццё незаўважаным.
Калі гэтыя тры праблемы спалучаюцца, бухгалтарыя вымушана напрыканцы месяца тэлефанаваць кожнаму ўладальніку расходу паасобку і пытацца: «Якому расходу адпавядае гэты радок выпіскі і дзе ваш дакумент?»
Як працуе аўтаматычная зверка выпіскі?
У Masraff зверка выпіскі пачынаецца з загрузкі выпіскі па карпаратыўнай крэдытнай картцы ў сістэму. Выпіска загружаецца ў выглядзе файла Excel, і сістэма ацэньвае кожны радок файла па трох палях: ID крэдытнай карткі, дата і сума.
Сістэма параўноўвае кожны радок выпіскі з ужо зарэгістраванымі выдаткамі. Калі ў тыпе аплаты выбраны ID адпаведнай карткі, а дата і сума супадаюць з пунктам у выпісцы, суастаўленне адбываецца аўтаматычна і гэты выдатак пазначаецца як «суастаўлены». Для радкоў, якія ёсць у выпісцы, але не маюць адпаведнасці ў сістэме, аўтаматычна ствараецца новы запіс аб выдатках.
Ёсць важнае правіла: калі ў тыпе аплаты расходу не выбрана адпаведная крэдытная картка, гэты расход ніяк не суастаўляецца з радком у выпісцы. Таму для правільнай работы зверкі неабходна, каб супрацоўнікі выбіралі правільны тып аплаты пры ўводзе расходаў па картцы.
Паколькі фармат выпіскі можа адрознівацца ад банка да банка, у сістэме ёсць функцыя суастаўлення палёў: любыя тры слупкі загружанага файла Excel, незалежна ад іх загалоўкаў, можна суастаўляць з палямі ID крэдытнай карткі, сумы і даты. Калі ёсць расходы ў замежнай валюце, дадаткова да гэтых трох абавязковых палёў вызначаецца слупок з курсам абмену. Дзякуючы гэтай гібкасці любая выпіска, незалежна ад банка, пасля правільнага суастаўлення палёў можа быць загружана ў сістэму.
Фатаграфаванне квітанцыі выдатку таксама працуе незалежна ад працэсу зверкі: карыстальнік можа сфатаграфаваць і ўнесці ў сістэму расход як да загрузкі выпіскі, так і пасля. Кожны раз, калі расход загружаецца або абнаўляецца, сістэма паўторна правярае, ці суастаўлены гэты расход з пунктам выпіскі.
Працэс суастаўлення карпаратыўных карткавых расходаў з выпіскай
Агульны працэс ад пачатку да канца выглядае наступным чынам:
- Расход праводзіцца: Супрацоўнік праводзіць расход па карпаратыўнай картцы і пры занясенні расходу ў сістэму выбірае адпаведную картку ў тыпе аплаты.
- Выпіска канца месяца загружаецца: Выпіска, атрыманая ад банка або карткавай арганізацыі, загружаецца ў Masraff у фармаце Excel.
- Аўтаматычнае суастаўленне запускаецца: Сістэма параўноўвае кожны радок выпіскі з існуючымі выдаткамі па ID крэдытнай карткі, даце і суме. Суастаўленыя пазначаюцца, а для тых, якія не суастаўіліся, аўтаматычна ствараецца запіс аб выдатках.
- Вядзецца адсочванне адсутных дакументаў: Карыстальнікі з правамі бухгалтарыі могуць бачыць, колькі пунктаў выпіскі атрымалі дакументы, а колькі па-ранейшаму адсутнічаюць.
- Адпраўляецца апавяшчэнне: Пасля загрузкі выпіскі і стварэння аўтаматычных запісаў аб выдатках адпаведным супрацоўнікам адпраўляецца апавяшчэнне з просьбай загрузіць дакументы па гэтых выдатках.
Гэты працэс замяняе ручны пошук кожнага радка выпіскі бухгалтарыяй і дазваляе весці адсочванне адсутных дакументаў праз сістэму, з аднаго экрана.
Часта задаваемыя пытанні
Наша выпіска штомесяц паступае з розных банкаў — гэта праблема? Не. Дзякуючы функцыі суастаўлення палёў любыя тры слупкі загружанага файла Excel (незалежна ад іх загалоўкаў) можна суастаўляць з палямі ID крэдытнай карткі, сумы і даты. Гэта дазваляе загружаць у сістэму любую выпіску, якая змяшчае ID крэдытнай карткі, дату і суму, пасля правільнай налады.
Чаму расход не суастаўляецца з выпіскай? Найбольш частая прычына — у тыпе аплаты расходу не выбрана адпаведная крэдытная картка. Калі картка не выбрана, суастаўленне ніяк не адбудзецца. Таксама перашкаджае суастаўленню, калі дата або сума дакладна не супадаюць з пунктам у выпісцы.
Як суастаўляюцца карткавыя расходы ў замежнай валюце? Дадаткова да трох абавязковых палёў (ID крэдытнай карткі, сума, дата) пры загрузцы выпіскі неабходна таксама вызначыць поле курсу абмену для расходаў у замежнай валюце.
Хто і як адсочвае адсутныя дакументы? Карыстальнікі з правамі бухгалтарыі могуць праз сістэму бачыць, колькі пунктаў выпіскі атрымалі дакументы і колькі яшчэ адсутнічаюць. Акрамя таго, адпаведным супрацоўнікам адпраўляецца апавяшчэнне аб загрузцы дакументаў для аўтаматычна створаных запісаў аб выдатках.
Ці магу я сфатаграфаваць квітанцыю да загрузкі выпіскі? Так. Фатаграфаванне расходу можна выканаць як да загрузкі выпіскі, так і пасля; сістэма пры кожным абнаўленні расходу паўторна правярае суастаўленне з пунктамі выпіскі.
Выснова
Зверка выпіскі — гэта абавязковы кантрольны крок, які кожная кампанія, якая выкарыстоўвае карпаратыўныя крэдытныя карткі, павінна выконваць напрыканцы месяца. Замест таго каб рабіць гэта ўручную ў Excel, перадача гэтага кроку сістэме, якая аўтаматычна суастаўляе па ID крэдытнай карткі, даце і суме, сістэматычна зніжае рызыку страты квітанцый, затрымак і памылак.
Каб даведацца, як функцыя зверкі выпіскі Masraff працуе з вашымі карпаратыўнымі карткавымі расходамі, наведайце старонку зверкі карпаратыўных картак.