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Zum Monatsende landet der Kontoauszug der Unternehmenskreditkarte auf dem Tisch des Buchhaltungsteams. Jede Zeile im Auszug muss einer Ausgabe zugeordnet werden, die Mitarbeitende im System erfasst haben. Dieser Vorgang wird als Kontoabstimmung bezeichnet und ist ein zeitaufwendiger Schritt beim Monatsabschluss, mit dem nahezu jedes Unternehmen konfrontiert ist, das Unternehmenskarten einsetzt.
Was ist eine Kontoabstimmung?
Die Kontoabstimmung ist der Prozess, bei dem jede Ausgabenposition im Unternehmenskreditkartenkontoauszug der Bank oder des Kartenanbieters mit den Ausgabenerfassungen abgeglichen wird, die Mitarbeitende im Unternehmenssystem eingetragen haben. Ziel ist es, zwei Dinge sicherzustellen: dass jede im Auszug erscheinende Ausgabe durch einen Ausgabeneintrag belegt ist und dass dieser Eintrag durch ein Dokument (Kassenbon, Rechnung) gestützt wird.
Unterbleibt dieser Abgleich, entstehen zwei Risiken gleichzeitig: Mit der Karte getätigte, aber nie erfasste Ausgaben werden übersehen, oder erfasste Ausgaben haben keinen Beleg — und das Unternehmen kann diese Beträge nicht sicher als Betriebsausgaben geltend machen.
Herausforderungen der manuellen Kontoabstimmung
Wenn die Kontoabstimmung manuell in Excel durchgeführt wird, wiederholen sich drei Probleme:
- Fehlender Beleg: Der Karteninhaber tätigt eine Ausgabe, lädt aber den Kassenbon oder die Rechnung nicht rechtzeitig hoch. Am Monatsende ist vergessen, welcher Ausgabe der Auszugsbetrag zuzuordnen ist — eine rückwirkende Suche nach dem Dokument wird notwendig.
- Verzögerungen: Das Buchhaltungsteam vergleicht jede Zeile des Auszugs einzeln und manuell mit den Ausgabeneinträgen im System. Mit wachsender Kartenzahl und zunehmendem Ausgabenvolumen kann dieser Vergleich Tage dauern und den Monatsabschluss verzögern.
- Fehlerrisiko: Beim manuellen Abgleich können Betrags- oder Datumsabweichungen übersehen werden, dieselbe Ausgabe kann doppelt verbucht oder eine nicht zugeordnete Position unbemerkt in den Abschluss übernommen werden.
Wenn diese drei Probleme zusammenkommen, muss das Buchhaltungsteam am Monatsende jeden Ausgabenverantwortlichen einzeln kontaktieren und fragen: „Zu welcher Ausgabe gehört diese Auszugszeile, und wo ist Ihr Beleg?"
Wie funktioniert die automatische Kontoabstimmung?
Bei Masraff beginnt die Kontoabstimmung mit dem Hochladen des Unternehmenskreditkartenkontoauszugs ins System. Der Auszug wird als Excel-Datei hochgeladen, und das System wertet jede Zeile der Datei anhand von drei Feldern aus: Kreditkarten-ID, Datum und Betrag.
Das System vergleicht jede Zeile des Auszugs mit bereits erfassten Ausgaben. Wenn beim Zahlungstyp die entsprechende Karten-ID ausgewählt ist und Datum sowie Betrag mit der Auszugsposition übereinstimmen, erfolgt die Zuordnung automatisch — die betreffende Ausgabe wird als „abgeglichen" markiert. Für Zeilen im Auszug, denen im System kein Eintrag gegenübersteht, wird automatisch ein neuer Ausgabeneintrag erstellt.
Eine wichtige Regel gilt dabei: Wenn beim Zahlungstyp einer Ausgabe die entsprechende Kreditkarte nicht ausgewählt ist, kann diese Ausgabe unter keinen Umständen mit einer Auszugszeile abgeglichen werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Mitarbeitende beim Erfassen von Kartenausgaben den richtigen Zahlungstyp auswählen, damit die Abstimmung funktioniert.
Da sich das Auszugsformat von Bank zu Bank unterscheiden kann, verfügt das System über eine Feldzuordnungsfunktion: Beliebige drei Spalten der hochgeladenen Excel-Datei können — unabhängig von ihren Spaltenüberschriften — den Feldern Kreditkarten-ID, Betrag und Datum zugeordnet werden. Sind Fremdwährungsausgaben vorhanden, wird zusätzlich zu den drei Pflichtfeldern auch die Spalte für den Wechselkurs definiert. Dank dieser Flexibilität kann der Auszug jeder Bank nach korrekter Feldzuordnung ins System hochgeladen werden.
Das Hochladen von Ausgabenbelegen funktioniert unabhängig vom Abstimmungsprozess: Mitarbeitende können eine Ausgabe fotografieren und ins System eingeben — sowohl vor als auch nach dem Hochladen des Auszugs. Jedes Mal, wenn eine Ausgabe hochgeladen oder aktualisiert wird, prüft das System erneut, ob die betreffende Ausgabe mit einer Auszugsposition abgeglichen ist.
Ablauf des Abgleichs von Unternehmenskartenausgaben mit dem Kontoauszug
Der End-to-End-Prozess läuft wie folgt ab:
- Ausgabe tätigen: Der Mitarbeitende tätigt eine Ausgabe mit der Unternehmenskarte und wählt beim Erfassen der Ausgabe im System den entsprechenden Zahlungstyp mit der richtigen Karte aus.
- Monatsauszug hochladen: Der von der Bank oder dem Kartenanbieter erhaltene Auszug wird im Excel-Format in Masraff hochgeladen.
- Automatischer Abgleich: Das System vergleicht jede Zeile des Auszugs anhand von Kreditkarten-ID, Datum und Betrag mit vorhandenen Ausgaben. Übereinstimmungen werden markiert, für nicht übereinstimmende Zeilen werden automatisch Ausgaben erstellt.
- Nachverfolgung fehlender Belege: Benutzer mit Buchhaltungsberechtigung können einsehen, für wie viele Auszugspositionen bereits Belege eingegangen sind und wie viele noch ausstehen.
- Benachrichtigung senden: Wenn der Auszug hochgeladen und automatische Ausgaben erstellt wurden, erhalten die betreffenden Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, ihre Belege für diese Ausgaben hochzuladen.
Dieser Ablauf ersetzt die manuelle Einzelsuche des Buchhaltungsteams nach Auszugszeilen und ermöglicht die Nachverfolgung fehlender Belege direkt im System — auf einem einzigen Bildschirm.
Häufig gestellte Fragen
Unser Auszugsformat kommt jeden Monat von einer anderen Bank — ist das ein Problem? Nein. Dank der Feldzuordnungsfunktion können beliebige drei Spalten der hochgeladenen Excel-Datei (unabhängig von der Spaltenüberschrift) den Feldern Kreditkarten-ID, Betrag und Datum zugeordnet werden. Dadurch kann jeder Auszug, der Kreditkarten-ID, Datum und Betrag enthält, nach der richtigen Konfiguration ins System hochgeladen werden.
Warum wird eine Ausgabe nicht mit dem Auszug abgeglichen? Der häufigste Grund ist, dass beim Zahlungstyp der Ausgabe die entsprechende Kreditkarte nicht ausgewählt wurde. Ist keine Karte ausgewählt, findet kein Abgleich statt. Auch eine abweichende Übereinstimmung bei Datum oder Betrag mit der Auszugsposition verhindert den Abgleich.
Wie werden Fremdwährungsausgaben abgeglichen? Zusätzlich zu den drei Pflichtfeldern (Kreditkarten-ID, Betrag, Datum) muss beim Hochladen des Auszugs für Fremdwährungsausgaben auch das Wechselkursfeld definiert werden.
Wer verfolgt fehlende Belege und wie? Benutzer mit Buchhaltungsberechtigung können im System einsehen, für wie viele Auszugspositionen Belege eingegangen sind und wie viele noch fehlen. Zudem erhalten die betreffenden Mitarbeitenden für automatisch erstellte Ausgaben eine Benachrichtigung zum Hochladen der Belege.
Kann ich den Ausgabenbeleg hochladen, bevor der Auszug hochgeladen wird? Ja. Ein Ausgabenbeleg kann sowohl vor als auch nach dem Hochladen des Auszugs fotografiert werden; das System prüft bei jeder Ausgabenaktualisierung erneut den Abgleich mit Auszugspositionen.
Fazit
Die Kontoabstimmung ist ein Kontrollschritt, den jedes Unternehmen, das Unternehmenskreditkarten nutzt, monatlich durchführen muss. Anstatt diesen Abgleich manuell in Excel durchzuführen, kann ein System, das automatisch anhand von Kreditkarten-ID, Datum und Betrag abgleicht, das Risiko fehlender Belege, Verzögerungen und Fehler systematisch reduzieren.
Um zu erfahren, wie Masraffs Kontoabstimmungsfunktion mit Ihren Unternehmenskartenausgaben funktioniert, besuchen Sie die Seite zur Unternehmenskarten-Kontoabstimmung.