Съдържание
В края на месеца на масата на счетоводния екип пристига извлечение по корпоративната кредитна карта. Необходимо е да се установи кой ред от извлечението съответства на кой разход, въведен от служителите в системата. Тази операция се нарича съгласуване на извлечение и представлява отнемащ време етап, с който се сблъсква почти всяка компания, използваща корпоративни карти при приключване на месеца.
Какво е съгласуване на извлечение?
Съгласуването на извлечение е процес на съпоставяне на всяка разходна позиция от изпратеното от банката или издателя на картата корпоративно кредитно извлечение с разходните записи, въведени от служителите в корпоративната система. Целта е да се гарантират две неща: за всеки разход, видим в извлечението, да съществува разходен запис, подкрепен от документ (касова бележка, фактура).
Когато това съпоставяне не се извърши, възникват два риска едновременно: разходи, направени с картата, но никога въведени в системата, остават незабелязани, или въведените разходи нямат документ и компанията не може да ги приеме с увереност като счетоводен разход.
Трудности при ръчното съгласуване на извлечения
Когато съгласуването на извлечения се извършва ръчно в Excel, се повтарят три проблема:
- Изгубена касова бележка: Притежателят на картата прави разход, но не качва навреме бележката или фактурата. В края на месеца се забравя към кой разход се отнася сумата в извлечението и е необходимо ретроактивно търсене на документа.
- Забавяне: Счетоводният екип сравнява ръчно всеки ред от извлечението с разходните записи в системата. С нарастването на броя карти и обема на разходите това сравняване може да отнеме дни и да забави приключването на месеца.
- Риск от грешки: При ръчното съпоставяне разлика в сума или дата може да бъде пропусната, един и същ разход може да бъде осчетоводен два пъти или несъответстваща позиция може незабелязано да влезе в приключването.
Когато тези три проблема се съчетаят, счетоводният екип се оказва принуден в края на месеца да се обажда на всеки собственик на разход поотделно и да пита „към кой разход се отнася този ред от извлечението, къде е документът?".
Как работи автоматичното съгласуване на извлечения?
В Masraff съгласуването на извлечения започва с качването на корпоративното кредитно извлечение в системата. Извлечението се качва като Excel файл и системата оценява всеки ред в него по три полета: ID на кредитна карта, Дата и Сума.
Системата сравнява всеки ред от извлечението с вече записаните разходи. Ако при избрания тип плащане е посочен съответният ID на картата, а датата и сумата съвпадат с позицията в извлечението, съпоставянето се извършва автоматично и разходът се маркира като „съпоставен". За редове в извлечението, за които не е намерено съответствие в системата, автоматично се създава нов разходен запис.
Важно правило: ако при даден разход в типа плащане не е избрана съответната кредитна карта, този разход по никакъв начин не може да се съпостави с ред от извлечението. Затова е необходимо служителите да избират правилния тип плащане при въвеждане на разходи по карта, за да функционира съгласуването.
Тъй като форматът на извлечението може да се различава от банка до банка, системата разполага с функция за съпоставяне на полета: произволни три колони от качения Excel файл, независимо от заглавията им, могат да бъдат съпоставени с полетата ID на кредитна карта, Сума и Дата. При наличие на разходи в чуждестранна валута, в допълнение към тези три задължителни полета, се дефинира и колона за валутен курс. Благодарение на тази гъвкавост, извлечение от всяка банка може да бъде качено в системата след правилно съпоставяне на полетата.
Снимката на разходния документ работи независимо от процеса на съгласуване: потребителят може да снима и въведе разхода в системата и преди, и след качването на извлечението. При всяко качване или актуализиране на разход системата проверява отново дали съответният разход е съпоставен с позиция от извлечението.
Процес на съпоставяне на корпоративни карти с извлечение
Процесът от край до край изглежда така:
- Извършва се разход: Служителят прави разход с корпоративната карта и при въвеждане в системата избира съответната карта като тип плащане.
- Качва се месечното извлечение: Извлечението, получено от банката или издателя на картата, се качва в Masraff в Excel формат.
- Изпълнява се автоматично съпоставяне: Системата сравнява всеки ред от извлечението с наличните разходи по ID на кредитна карта, дата и сума. Съпоставените се маркират, за несъпоставените се създава автоматичен разход.
- Проследяват се липсващи документи: Потребители с права на счетоводители могат да видят колко позиции от извлечението имат документи и колко все още липсват.
- Изпращат се известия: При качване на извлечението и създаване на автоматични разходи, на съответните служители се изпраща известие да качат документите за тези разходи.
Този процес замества ръчното търсене на редове от извлечението от счетоводния екип и прави проследяването на липсващи документи възможно от системата, от един единствен екран.
Често задавани въпроси
Форматът на извлечението ни идва от различни банки всеки месец — проблем ли е? Не. Благодарение на функцията за съпоставяне на полета, произволни три колони от качения Excel файл (независимо от заглавията им) могат да бъдат съпоставени с полетата ID на кредитна карта, Сума и Дата. Това позволява всяко извлечение, съдържащо ID на кредитна карта, дата и сума, да бъде качено в системата след правилна настройка.
Защо даден разход не се съпоставя с извлечението? Най-честата причина е, че съответната кредитна карта не е избрана в типа плащане на разхода. Ако картата не е избрана, съпоставяне не може да се извърши по никакъв начин. Липсата на точно съвпадение на датата или сумата с позицията в извлечението също препятства съпоставянето.
Как се съпоставят разходи в чуждестранна валута? В допълнение към трите задължителни полета (ID на кредитна карта, Сума, Дата), за разходи в чуждестранна валута е необходимо при качването на извлечението да се дефинира и полето за валутен курс.
Кой и как проследява липсващите документи? Потребители с права на счетоводители могат да виждат от системата за колко позиции от извлечението са получени документи и колко все още липсват. Освен това, на съответните служители се изпраща известие за качване на документи за автоматично създадените разходи.
Мога ли да снима бележката преди качването на извлечението? Да. Снимката на разхода може да бъде направена и преди, и след качването на извлечението; системата извършва проверка за съпоставяне с позиции от извлечението при всяка актуализация на разход.
Заключение
Съгласуването на извлечения е контролен етап, който всяка компания, използваща корпоративни кредитни карти, трябва да извършва в края на месеца. Вместо да го правите ръчно в Excel, оставянето на система, която извършва автоматично съпоставяне по ID на кредитна карта, дата и сума, систематично намалява риска от изгубени бележки, забавяния и грешки.
За да разберете как функцията за съгласуване на извлечения на Masraff работи с разходите по корпоративни карти, можете да посетите страницата за съгласуване на корпоративни карти.