İçindekiler
Ay sonu geldiğinde muhasebe ekibinin masasına kurumsal kredi kartı ekstresi düşer. Ekstredeki her satırın, şirket çalışanlarının sisteme girdiği masraflardan hangisine karşılık geldiğini bulmak gerekir. Bu işleme ekstre mutabakatı denir ve kurumsal kart kullanan hemen her şirketin ay sonu kapanışında karşılaştığı, zaman alan bir adımdır.
Ekstre Mutabakatı Nedir?
Ekstre mutabakatı, banka veya kart kuruluşunun gönderdiği kurumsal kredi kartı ekstresindeki her harcama kalemini, çalışanların şirket sistemine girdiği masraf kayıtlarıyla eşleştirme işidir. Amaç iki şeyi garanti altına almak: ekstrede görünen her harcamanın karşılığında bir masraf kaydı ve o kaydı destekleyen bir belge (fiş, fatura) olduğundan emin olmak.
Bu eşleştirme yapılmadığında iki risk birden ortaya çıkar: kartla yapılmış ama sisteme hiç girilmemiş harcamalar gözden kaçar, ya da girilmiş masrafların belgesi eksik kalır ve şirket bu tutarları gider olarak güvenle kabul edemez. Belgesiz kalan bu tutarların vergi tarafında nasıl bir sonuç doğurduğunu KKEG nedir, muhasebe kaydı nasıl yapılır yazısında ayrıntılı ele aldık.
Manuel Ekstre Mutabakatının Zorlukları
Ekstre mutabakatı Excel üzerinde elle yapıldığında üç sorun tekrar eder:
- Kayıp fiş: Kart sahibi harcamayı yapar ama fişi veya faturayı zamanında yüklemez. Ay sonunda ekstrede görünen tutarın hangi harcamaya ait olduğu unutulur, belge bulmak için geriye dönük araştırma gerekir.
- Gecikme: Muhasebe ekibi ekstredeki her satırı tek tek, sistemdeki masraf kayıtlarıyla elle karşılaştırır. Kart sayısı ve harcama hacmi arttıkça bu karşılaştırma günler sürebilir, ay sonu kapanışını geciktirir.
- Hata riski: Elle yapılan eşleştirmede tutar veya tarih farkı gözden kaçabilir, aynı harcama iki kez muhasebeleştirilebilir ya da hiç eşleşmeyen bir kalem fark edilmeden kapanışa girebilir.
Bu üç sorun birleştiğinde, muhasebe ekibi ay sonunda harcama sahiplerini tek tek arayıp "bu ekstre satırı hangi masrafın, belgen nerede" diye sormak zorunda kalır.
Otomatik Ekstre Mutabakatı Nasıl Çalışır?
Masraff'ta ekstre mutabakatı, kurumsal kredi kartı ekstresinin sisteme yüklenmesiyle başlar. Ekstre bir Excel dosyası olarak yüklenir ve sistem, dosyadaki her satırı üç alana göre değerlendirir: Kredi Kartı ID, Tarih ve Tutar.
Sistem, ekstredeki her satırı halihazırda kayıtlı masraflarla karşılaştırır. Ödeme tipinde ilgili kart ID'si seçilmiş, tarih ve tutar ekstredeki kalemle aynıysa eşleşme otomatik olarak gerçekleşir ve o masraf "eşleşti" olarak işaretlenir. Ekstrede olup sistemde karşılığı bulunmayan satırlar için otomatik olarak yeni bir masraf kaydı oluşturulur.
Önemli bir kural var: bir masrafın ödeme tipinde ilgili kredi kartı seçili değilse, o masraf hiçbir şekilde ekstredeki bir satırla eşleşmez. Bu yüzden çalışanların kart harcamalarını girerken doğru ödeme tipini seçmesi, mutabakatın çalışması için gereklidir.
Ekstre formatı bankadan bankaya farklılık gösterebileceği için, sistemde alan eşleştirme özelliği bulunur: yüklenen Excel'deki herhangi üç sütun, başlıklarına bakılmaksızın Kredi Kartı ID, Tutar ve Tarih alanlarıyla eşleştirilebilir. Dövizli harcamalar varsa, bu üç zorunlu alana ek olarak kur oranı sütunu da tanımlanır. Bu esneklik sayesinde, hangi bankanın ekstresi olursa olsun, doğru alan eşleştirmesi yapıldıktan sonra sisteme yüklenebilir.
Masraf fotoğrafı da mutabakat sürecinden bağımsız çalışır: kullanıcı bir masrafı ekstre yüklenmeden önce de, sonra da fotoğraflayıp sisteme girebilir. Her masraf yüklendiğinde veya güncellendiğinde sistem, ilgili masrafın bir ekstre kalemiyle eşleşip eşleşmediğini yeniden kontrol eder.
Kurumsal Kart Harcamalarını Ekstre ile Eşleştirme Süreci
Uçtan uca süreç şu şekilde işler:
- Harcama yapılır: Çalışan kurumsal kartıyla bir harcama yapar ve masrafı sisteme girerken ödeme tipinde ilgili kartı seçer.
- Ay sonu ekstresi yüklenir: Banka veya kart kuruluşundan gelen ekstre, Excel formatında Masraff'a yüklenir.
- Otomatik eşleştirme çalışır: Sistem, ekstredeki her satırı Kredi Kartı ID, tarih ve tutar üzerinden mevcut masraflarla karşılaştırır. Eşleşenler işaretlenir, eşleşmeyenler için otomatik masraf oluşturulur.
- Eksik belge takibi yapılır: Muhasebe yetkisine sahip kullanıcılar, kaç ekstre kaleminin belgesinin geldiğini, kaç tanesinin hâlâ eksik olduğunu görebilir.
- Bildirim gönderilir: Ekstre yüklenip otomatik masraflar oluştuğunda, ilgili çalışanlara bu masrafların belgelerini yüklemeleri için bildirim gider.
Bu akış, muhasebe ekibinin ekstre satırlarını tek tek elle aramasının yerini alır ve eksik belge takibini sistem üzerinden, tek bir ekrandan yapılabilir hâle getirir.
Sık Sorulan Sorular
Ekstre formatımız her ay farklı bankadan geliyor, sorun olur mu? Hayır. Alan eşleştirme özelliği sayesinde, yüklenen Excel'deki herhangi üç sütun (başlığına bakılmaksızın) Kredi Kartı ID, Tutar ve Tarih alanlarıyla eşleştirilebilir. Bu, Kredi Kartı ID, tarih ve tutar bilgisini içeren her ekstrenin, doğru ayarlamadan sonra sisteme yüklenebilmesini sağlar.
Bir masraf neden ekstreyle eşleşmiyor? En sık neden, masrafın ödeme tipinde ilgili kredi kartının seçilmemiş olmasıdır. Kart seçili değilse eşleşme hiçbir şekilde gerçekleşmez. Tarih veya tutarın ekstredeki kalemle birebir uyuşmaması da eşleşmeyi engeller.
Dövizli kart harcamaları nasıl eşleşir? Zorunlu üç alana (Kredi Kartı ID, Tutar, Tarih) ek olarak, dövizli harcamalar için kur oranı alanının da ekstre yüklemesinde tanımlanması gerekir.
Eksik belgeleri kim, nasıl takip ediyor? Muhasebe yetkisine sahip kullanıcılar, kaç ekstre kaleminden kaç tanesinin belgesinin geldiğini, kaç tanesinin hâlâ eksik olduğunu sistem üzerinden görebilir. Ayrıca otomatik oluşan masraflar için ilgili çalışanlara belge yükleme bildirimi gönderilir.
Masraf fişini ekstre yüklenmeden önce çekebilir miyim? Evet. Masraf fotoğrafı ekstre yüklenmeden önce de, sonra da çekilebilir; sistem her masraf güncellemesinde ekstre kalemleriyle eşleşme kontrolünü yeniden yapar.
Sonuç
Ekstre mutabakatı, kurumsal kredi kartı kullanan her şirketin ay sonunda yapması gereken bir kontrol adımıdır. Bu kontrolü Excel üzerinde elle yapmak yerine, Kredi Kartı ID, tarih ve tutar üzerinden otomatik eşleştiren bir sisteme bırakmak; kayıp fiş, gecikme ve hata riskini sistematik olarak azaltır.
Masraff'ın Ekstre Mutabakatı özelliğinin kurumsal kart harcamalarınızla nasıl çalıştığını incelemek için Kurumsal Kart Ekstre Mutabakatı sayfasını ziyaret edebilirsiniz.