Mündəricat
Ay sonu gəldikdə mühasibat komandası korporativ kredit kartı ekstresini alır. Ekstrədəki hər sətrin şirkət işçilərinin sistemə daxil etdiyi hansı xərcə uyğun gəldiyini tapmaq lazımdır. Bu prosesə ekstrə uzlaşması deyilir və korporativ kart istifadə edən demək olar ki, hər şirkətin ay sonu bağlanışında üzləşdiyi, vaxt aparan bir addımdır.
Ekstrə Uzlaşması Nədir?
Ekstrə uzlaşması — bank və ya kart təşkilatının göndərdiyi korporativ kredit kartı extresindəki hər xərc maddəsini işçilərin şirkət sisteminə daxil etdiyi xərc qeydləri ilə tutuşdurma prosesidir. Məqsəd iki şeyi təmin etmək: ekstrədə görünən hər xərci özünəuyğun bir xərc qeydi ilə, o qeydi dəstəkləyən sənədlə (çek, faktura) müşayiət etmək.
Bu tutuşdurma aparılmadığında eyni anda iki risk yaranır: kartla edilib sisteme heç daxil edilməmiş xərclər gözdən qaçır, yaxud daxil edilmiş xərclərin sənədi çatışmaz qalır və şirkət bu məbləğləri etibarlı şəkildə xərc kimi qəbul edə bilmir.
Manuel Ekstrə Uzlaşmasının Çətinlikləri
Ekstrə uzlaşması Excel üzərində əl ilə aparıldığında üç problem təkrarlanır:
- İtirilmiş çek: Kart sahibi xərci edir, lakin çeki və ya fakturanı vaxtında yükləmir. Ay sonunda ekstrədə görünən məbləğin hansı xərcə aid olduğu unudulur, sənəd tapmaq üçün geriyə dönük araşdırma tələb olunur.
- Gecikmə: Mühasibat komandası ekstrənin hər sətirini bir-bir sistemdəki xərc qeydləri ilə əl ilə tutuşdurur. Kart sayı və xərc həcmi artdıqca bu tutuşdurma günlər ala bilər, ay sonu bağlanışını gecikdirir.
- Xəta riski: Əl ilə aparılan tutuşdurmada məbləğ və ya tarix fərqi gözdən qaça bilər, eyni xərc iki dəfə mühasibatlaşdırıla bilər, yaxud heç uyğunlaşmayan bir maddə fərq edilmədən bağlanışa düşə bilər.
Bu üç problem birləşdikdə mühasibat komandası ay sonunda xərc sahiblərini bir-bir arayıb "bu ekstrə sətri hansı xərcdəndir, sənədin hardadır?" deyə soruşmaq məcburiyyətindədir.
Avtomatik Ekstrə Uzlaşması Necə İşləyir?
Masraff-da ekstrə uzlaşması korporativ kredit kartı extresinin sistemə yüklənməsi ilə başlayır. Ekstrə Excel faylı kimi yüklənir və sistem fayldakı hər sətri üç sahəyə görə qiymətləndirir: Kredit Kartı ID, Tarix və Məbləğ.
Sistem ekstrənin hər sətirini mövcud qeydli xərclərə tutuşdurur. Ödəniş növündə müvafiq kart ID-si seçilib, tarix və məbləğ ekstrənin maddəsi ilə eynidirsə, uyğunlaşma avtomatik baş verir və həmin xərc "uyğunlaşdı" kimi işarələnir. Ekstrədə olub sistemdə uyğunu tapılmayan sətirləri üçün avtomatik olaraq yeni xərc qeydi yaradılır.
Vacib bir qayda var: xərcdə ödəniş növündə müvafiq kredit kartı seçili deyilsə, həmin xərc heç bir şəkildə ekstrənin heç bir sətri ilə uyğunlaşmaz. Buna görə işçilərin kart xərclərini daxil edərkən doğru ödəniş növünü seçməsi uzlaşmanın işləməsi üçün vacibdir.
Ekstrə formatı bankdan bankə fərqli ola biləcəyi üçün sistemdə sahə uyğunlaşdırma funksiyası mövcuddur: yüklənmiş Excel-dəki istənilən üç sütun, başlıqlarına baxılmaksızın Kredit Kartı ID, Məbləğ və Tarix sahələri ilə uyğunlaşdırıla bilər. Valyutalı xərclər varsa, bu üç məcburi sahəyə əlavə olaraq məzənnə sütunu da müəyyən edilir. Bu çeviklik sayəsində, hansı bankın ekstresi olursa olsun, düzgün sahə uyğunlaşdırması aparıldıqdan sonra sistemə yüklənə bilər.
Xərc fotoşəkili də uzlaşma prosesindən müstəqil işləyir: istifadəçi bir xərci ekstrə yüklənmədən əvvəl də, sonra da fotoşəkilləyib sistemə daxil edə bilər. Hər xərc yüklənəndə və ya yeniləndikdə sistem müvafiq xərci bir ekstrə maddəsi ilə uyğunlaşıb uyğunlaşmadığını yenidən yoxlayır.
Korporativ Kart Xərclərini Ekstrə ilə Uyğunlaşdırma Prosesi
Uçdan uca proses aşağıdakı kimi işləyir:
- Xərc edilir: İşçi korporativ kartı ilə xərc edir və xərci sistemə daxil edərkən ödəniş növündə müvafiq kartı seçir.
- Ay sonu ekstresi yüklənir: Bank və ya kart təşkilatından gələn ekstrə Excel formatında Masraff-a yüklənir.
- Avtomatik uyğunlaşdırma işləyir: Sistem ekstrənin hər sətirini Kredit Kartı ID, tarix və məbləğ üzərindən mövcud xərclərlə tutuşdurur. Uyğunlaşanlar işarələnir, uyğunlaşmayanlar üçün avtomatik xərc yaradılır.
- Çatışmayan sənəd izlənilir: Mühasibat səlahiyyətinə malik istifadəçilər neçə ekstrə maddəsinin sənədinin gəldiyini, neçəsinin hələ çatışmadığını görə bilərlər.
- Bildiriş göndərilir: Ekstrə yüklənib avtomatik xərclər yarandıqda müvafiq işçilərə bu xərclərin sənədlərini yükləmələri üçün bildiriş göndərilir.
Bu axın mühasibat komandanın ekstrə sətirlerini bir-bir əl ilə axtarmasının yerini tutur və çatışmayan sənəd izlənməsini sistem üzərindən, tək bir ekrandan həyata keçirməyi mümkün edir.
Tez-Tez Verilən Suallar
Ekstrə formatımız hər ay fərqli bankdan gəlir, problem olarmı? Xeyr. Sahə uyğunlaşdırma funksiyası sayəsində yüklənmiş Excel-dəki istənilən üç sütun (başlıqlarına baxılmaksızın) Kredit Kartı ID, Məbləğ və Tarix sahələri ilə uyğunlaşdırıla bilər. Bu, Kredit Kartı ID, tarix və məbləğ məlumatını özündə ehtiva edən istənilən ekstrənin düzgün nizamlamadan sonra sistemə yüklənə bilməsini təmin edir.
Bir xərc niyə ekstrə ilə uyğunlaşmır? Ən çox rast gəlinən səbəb — xərcdə ödəniş növündə müvafiq kredit kartının seçilməmiş olmasıdır. Kart seçili deyilsə, uyğunlaşma heç bir şəkildə baş vermir. Tarix və ya məbləğin ekstrənin maddəsi ilə tam uyğun gəlməməsi də uyğunlaşmanı maneə törədir.
Valyutalı kart xərcləri necə uyğunlaşır? Məcburi üç sahəyə (Kredit Kartı ID, Məbləğ, Tarix) əlavə olaraq valyutalı xərclər üçün məzənnə sahəsinin də ekstrə yüklənməsindəki müəyyən edilməsi tələb olunur.
Çatışmayan sənədləri kim, necə izləyir? Mühasibat səlahiyyətinə malik istifadəçilər neçə ekstrə maddəsinin sənədinin gəldiyini, neçəsinin hələ çatışmadığını sistem üzərindən görə bilərlər. Həmçinin avtomatik yaradılan xərclər üçün müvafiq işçilərə sənəd yükləmə bildirişi göndərilir.
Xərc çekini ekstrə yüklənmədən əvvəl çəkə bilərəmmi? Bəli. Xərc fotoşəkili ekstrə yüklənmədən əvvəl də, sonra da çəkilə bilər; sistem hər xərc yeniləməsindəki ekstrə maddələri ilə uyğunlaşma yoxlamasını yenidən aparır.
Nəticə
Ekstrə uzlaşması korporativ kredit kartı istifadə edən hər şirkətin ay sonunda aparması lazım olan nəzarət addımıdır. Bu nəzarəti Excel üzərindən əl ilə aparmaq əvəzinə, Kredit Kartı ID, tarix və məbləğ üzərindən avtomatik uyğunlaşdıran bir sistemə həvalə etmək; itirilmiş çek, gecikmə və xəta riskini sistematik olaraq azaldır.
Masraff-ın Ekstrə Uzlaşması funksiyasının korporativ kart xərclərinizlə necə işlədiyini öyrənmək üçün Korporativ Kart Ekstrə Uzlaşması səhifəsini ziyarət edə bilərsiniz.