Cuprins
La sfârșitul lunii, extrasul cardului corporativ aterizează pe biroul echipei de contabilitate. Trebuie identificat cărui cheltuieli înregistrate de angajați în sistem îi corespunde fiecare rând din extras. Această operațiune se numește reconcilierea extrasului și reprezintă un pas consumator de timp cu care se confruntă aproape orice companie ce utilizează carduri corporative la închiderea lunii.
Ce Este Reconcilierea Extrasului?
Reconcilierea extrasului este procesul de potrivire a fiecărui element de cheltuială din extrasul de card corporativ trimis de bancă sau de emitentul cardului cu înregistrările de cheltuieli introduse de angajați în sistemul companiei. Scopul este să se garanteze două lucruri: că fiecare cheltuială din extras are o înregistrare corespunzătoare și că acea înregistrare este susținută de un document justificativ (bon, factură).
Când această potrivire nu se realizează, apar simultan două riscuri: cheltuielile efectuate cu cardul dar neintroduse deloc în sistem scapă neobservate, sau cheltuielile introduse rămân fără documente justificative, iar compania nu le poate accepta cu încredere drept costuri deductibile.
Dificultățile Reconcilierii Manuale a Extrasului
Atunci când reconcilierea extrasului se face manual în Excel, trei probleme reapar constant:
- Bon pierdut: Titularul cardului efectuează o cheltuială, dar nu încarcă bonul sau factura la timp. La sfârșitul lunii, suma apărută în extras este uitată, iar găsirea documentului necesită o investigație retrospectivă.
- Întârzieri: Echipa de contabilitate compară manual fiecare rând din extras cu înregistrările de cheltuieli din sistem. Pe măsură ce numărul de carduri și volumul cheltuielilor cresc, această comparație poate dura zile întregi, întârziind închiderea lunii.
- Risc de eroare: La potrivirea manuală, diferențele de sumă sau dată pot trece neobservate, aceeași cheltuială poate fi contabilizată de două ori sau un element fără potrivire poate intra în închidere nedetectat.
Când aceste trei probleme se combină, echipa de contabilitate ajunge să sune individual fiecare titular de cheltuială la sfârșitul lunii, întrebând „cărei cheltuieli îi aparține acest rând din extras, unde este documentul tău?"
Cum Funcționează Reconcilierea Automată a Extrasului?
În Masraff, reconcilierea extrasului începe cu încărcarea extrasului de card corporativ în sistem. Extrasul este încărcat ca fișier Excel, iar sistemul evaluează fiecare rând din fișier pe baza a trei câmpuri: ID Card de Credit, Dată și Sumă.
Sistemul compară fiecare rând din extras cu cheltuielile deja înregistrate. Dacă tipul de plată selectat are ID-ul cardului relevant, data și suma sunt identice cu elementul din extras, potrivirea se realizează automat și acea cheltuială este marcată ca „potrivită". Pentru rândurile din extras care nu au corespondent în sistem, se creează automat o nouă înregistrare de cheltuială.
Există o regulă importantă: dacă tipul de plată al unei cheltuieli nu are selectat cardul de credit relevant, acea cheltuială nu se va potrivi în niciun caz cu un rând din extras. De aceea, este esențial ca angajații să selecteze tipul corect de plată atunci când introduc cheltuielile cu cardul, pentru ca reconcilierea să funcționeze.
Deoarece formatul extrasului poate varia de la o bancă la alta, sistemul dispune de o funcție de mapare a câmpurilor: oricare trei coloane din Excel-ul încărcat pot fi mapate la câmpurile ID Card de Credit, Sumă și Dată, indiferent de antetele acestora. Dacă există cheltuieli în valută, pe lângă cele trei câmpuri obligatorii se definește și coloana pentru cursul de schimb. Această flexibilitate permite ca extrasul oricărei bănci să fie încărcat în sistem după configurarea corectă a mapării câmpurilor.
Fotografierea documentului justificativ funcționează independent de procesul de reconciliere: utilizatorul poate fotografia și introduce o cheltuială în sistem atât înainte, cât și după încărcarea extrasului. De fiecare dată când o cheltuială este încărcată sau actualizată, sistemul verifică din nou dacă acea cheltuială se potrivește cu un element din extras.
Procesul de Potrivire a Cheltuielilor cu Cardul Corporativ cu Extrasul
Procesul end-to-end funcționează astfel:
- Se efectuează cheltuiala: Angajatul face o cheltuială cu cardul corporativ și, la introducerea acesteia în sistem, selectează cardul relevant ca tip de plată.
- Se încarcă extrasul de la sfârșitul lunii: Extrasul primit de la bancă sau emitentul cardului este încărcat în Masraff în format Excel.
- Rulează potrivirea automată: Sistemul compară fiecare rând din extras cu cheltuielile existente pe baza ID-ului Cardului de Credit, datei și sumei. Cele potrivite sunt marcate, pentru cele nepotrivite se creează automat cheltuieli noi.
- Se urmăresc documentele lipsă: Utilizatorii cu drepturi contabile pot vedea câte elemente din extras au primit documente justificative și câte sunt încă incomplete.
- Se trimit notificări: După încărcarea extrasului și crearea cheltuielilor automate, angajații vizați primesc o notificare prin care sunt rugați să încarce documentele justificative.
Acest flux înlocuiește căutarea manuală rând cu rând a extrasului de către echipa de contabilitate și face urmărirea documentelor lipsă realizabilă din sistem, dintr-un singur ecran.
Întrebări Frecvente
Formatul extrasului nostru diferă în funcție de bancă în fiecare lună. Poate fi o problemă? Nu. Datorită funcției de mapare a câmpurilor, oricare trei coloane din Excel-ul încărcat (indiferent de antet) pot fi mapate la câmpurile ID Card de Credit, Sumă și Dată. Aceasta permite ca orice extras care conține informațiile de ID Card de Credit, dată și sumă să fie încărcat în sistem după configurarea corectă.
De ce o cheltuială nu se potrivește cu extrasul? Cel mai frecvent motiv este că tipul de plată al cheltuielii nu are selectat cardul de credit relevant. Dacă cardul nu este selectat, potrivirea nu se va realiza în niciun caz. De asemenea, dacă data sau suma nu corespund exact cu elementul din extras, potrivirea este blocată.
Cum se potrivesc cheltuielile cu cardul în valută? Pe lângă cele trei câmpuri obligatorii (ID Card de Credit, Sumă, Dată), pentru cheltuielile în valută trebuie definit și câmpul pentru cursul de schimb la încărcarea extrasului.
Cine și cum urmărește documentele lipsă? Utilizatorii cu drepturi contabile pot vedea din sistem câte elemente din extras au primit documente justificative și câte sunt încă incomplete. În plus, pentru cheltuielile create automat, angajații vizați primesc o notificare de încărcare a documentelor.
Pot fotografia bonul înainte de încărcarea extrasului? Da. Documentul poate fi fotografiat atât înainte, cât și după încărcarea extrasului; sistemul reverifică potrivirea cu elementele din extras la fiecare actualizare a cheltuielii.
Concluzie
Reconcilierea extrasului este un pas de control obligatoriu pe care orice companie ce utilizează carduri corporative trebuie să îl efectueze la sfârșitul lunii. În loc să realizați acest control manual în Excel, transferând procesul către un sistem care potrivește automat pe baza ID-ului Cardului de Credit, datei și sumei, reduceți sistematic riscul de bonuri pierdute, întârzieri și erori.
Pentru a vedea cum funcționează funcția de Reconciliere a Extrasului Masraff cu cheltuielile dvs. cu cardul corporativ, puteți vizita pagina Reconciliere Extras Card Corporativ.