Innehållsförteckning
Vid månadsskiftet landar företagskreditkortsutdraget på redovisningsteamets bord. Varje rad i utdraget måste matchas mot de utlägg som företagets medarbetare registrerat i systemet. Denna process kallas kontoavstämning och är ett tidskrävande steg som nästan alla företag med företagskort möter vid månadsslutet.
Vad är kontoavstämning?
Kontoavstämning innebär att varje utgiftspost i det företagskreditkortsutdrag som banken eller kortutgivaren skickar matchas mot de utgiftsposter som medarbetarna har registrerat i företagets system. Syftet är att säkerställa två saker: att varje transaktion som syns i utdraget har en motsvarande utgiftspost, och att den posten stöds av ett underlag (kvitto, faktura).
Om denna matchning inte görs uppstår två risker samtidigt: utgifter som genomförts med kortet men aldrig registrerats i systemet faller mellan stolarna, eller så saknas underlag för registrerade utgifter och företaget kan inte med säkerhet godkänna dessa belopp som kostnader.
Utmaningar med manuell kontoavstämning
När kontoavstämningen görs manuellt i Excel återkommer tre problem:
- Förlorade kvitton: Kortinnehavaren genomför en transaktion men laddar inte upp kvitto eller faktura i tid. Vid månadsslutet har man glömt vilken utgift ett belopp i utdraget tillhör, och det krävs retroaktiv utredning för att hitta underlaget.
- Förseningar: Redovisningsteamet jämför manuellt varje rad i utdraget med utgiftsposterna i systemet. När antalet kort och transaktionsvolymen ökar kan denna jämförelse ta flera dagar och försenar månadsslutsavstämningen.
- Felrisk: Vid manuell matchning kan belopps- eller datumavvikelser förbises, samma utgift kan bokföras dubbelt, eller en post utan matchning kan glida igenom till periodslutet utan att upptäckas.
När dessa tre problem kombineras tvingas redovisningsteamet i slutet av månaden kontakta varje utgiftsansvarig och fråga: "Vilken kostnad gäller denna rad i utdraget, och var finns ditt underlag?"
Hur fungerar automatisk kontoavstämning?
I Masraff börjar kontoavstämningen när företagskreditkortsutdraget laddas upp i systemet. Utdraget laddas upp som en Excel-fil och systemet utvärderar varje rad utifrån tre fält: Kreditkorts-ID, datum och belopp.
Systemet jämför varje rad i utdraget med redan registrerade utgifter. Om rätt korts-ID har valts som betalningstyp, och datum och belopp stämmer överens med posten i utdraget, sker matchningen automatiskt och utgiften markeras som "matchad". För rader i utdraget som inte har någon motsvarighet i systemet skapas automatiskt en ny utgiftspost.
En viktig regel gäller: om rätt kreditkort inte är valt som betalningstyp för en utgift, kommer den utgiften aldrig att matchas mot någon rad i utdraget. Det är därför nödvändigt att medarbetare väljer rätt betalningstyp när de registrerar korttransaktioner, för att avstämningen ska fungera korrekt.
Eftersom utdragsformatet kan variera mellan banker finns det en fältmappningsfunktion i systemet: valfria tre kolumner i den uppladdade Excel-filen kan, oavsett kolumnrubrik, mappas mot fälten Kreditkorts-ID, Belopp och Datum. Om det finns transaktioner i utländsk valuta definieras även en kolumn för växelkurs utöver dessa tre obligatoriska fält. Tack vare denna flexibilitet kan utdrag från vilken bank som helst laddas upp i systemet efter korrekt fältmappning.
Kvittofotografering fungerar också oberoende av avstämningsprocessen: en användare kan fotografera och registrera en utgift antingen innan eller efter att utdraget har laddats upp. Varje gång en utgift laddas upp eller uppdateras kontrollerar systemet på nytt om den aktuella utgiften matchar en post i utdraget.
Processen för att matcha företagskortutgifter mot utdraget
Det fullständiga flödet från start till slut fungerar så här:
- Transaktion genomförs: Medarbetaren genomför en transaktion med företagskortet och väljer rätt kort som betalningstyp när utgiften registreras i systemet.
- Månadsutdraget laddas upp: Utdraget från banken eller kortutgivaren laddas upp i Masraff i Excel-format.
- Automatisk matchning körs: Systemet jämför varje rad i utdraget mot befintliga utgifter baserat på Kreditkorts-ID, datum och belopp. Matchade poster markeras, och för omatchade rader skapas automatiska utgiftsposter.
- Uppföljning av saknade underlag: Användare med redovisningsbehörighet kan se hur många utdragsposter som har underlag och hur många som fortfarande saknar det.
- Notifieringar skickas: När utdraget har laddats upp och automatiska utgiftsposter skapats skickas notifieringar till berörda medarbetare om att ladda upp underlag för dessa utgifter.
Detta flöde ersätter redovisningsteamets manuella genomgång av varje utdragsrad och gör uppföljningen av saknade underlag möjlig direkt i systemet, på en och samma skärm.
Vanliga frågor
Vårt utdragsformat varierar och kommer från olika banker varje månad — är det ett problem? Nej. Tack vare fältmappningsfunktionen kan valfria tre kolumner i den uppladdade Excel-filen, oavsett kolumnrubrik, mappas mot fälten Kreditkorts-ID, Belopp och Datum. Detta gör att alla utdrag som innehåller kreditkorts-ID, datum och belopp kan laddas upp i systemet efter korrekt konfiguration.
Varför matchas inte en utgift mot utdraget? Den vanligaste orsaken är att rätt kreditkort inte har valts som betalningstyp för utgiften. Om kortet inte är valt sker ingen matchning överhuvudtaget. Att datum eller belopp inte exakt stämmer överens med posten i utdraget förhindrar också matchning.
Hur matchas korttransaktioner i utländsk valuta? Utöver de tre obligatoriska fälten (Kreditkorts-ID, Belopp, Datum) måste även ett fält för växelkurs definieras vid uppladdning av utdraget för transaktioner i utländsk valuta.
Vem följer upp saknade underlag och hur? Användare med redovisningsbehörighet kan i systemet se hur många utdragsposter som har underlag och hur många som fortfarande saknar det. Dessutom skickas notifieringar om att ladda upp underlag till berörda medarbetare för automatiskt skapade utgiftsposter.
Kan jag fotografera kvittot innan utdraget laddas upp? Ja. Kvittot kan fotograferas och registreras antingen innan eller efter att utdraget har laddats upp. Systemet kontrollerar matchningen mot utdragsposter på nytt vid varje uppdatering av en utgift.
Sammanfattning
Kontoavstämning är ett kontrollsteg som alla företag med företagskreditkort måste genomföra vid månadsslutet. Att överlåta denna kontroll till ett system som automatiskt matchar utgifter baserat på Kreditkorts-ID, datum och belopp — i stället för att göra det manuellt i Excel — minskar systematiskt risken för förlorade kvitton, förseningar och fel.
För att se hur Masraffs funktion för kontoavstämning fungerar med ditt företags korttransaktioner kan du besöka sidan för företagskortavstämning.