Содержание
В конце месяца на стол бухгалтерии ложится выписка по корпоративной кредитной карте. Необходимо найти соответствие каждой строки выписки расходам, которые сотрудники внесли в систему. Этот процесс называется сверкой выписки — трудоёмкий этап закрытия месяца, с которым сталкивается практически каждая компания, использующая корпоративные карты.
Что такое сверка выписки?
Сверка выписки — это процесс сопоставления каждой статьи расходов из выписки по корпоративной кредитной карте, присланной банком или платёжной организацией, с записями о расходах, которые сотрудники внесли в корпоративную систему. Цель — гарантировать две вещи: для каждой операции в выписке существует запись о расходе, а к этой записи прикреплён подтверждающий документ (чек, счёт-фактура).
Без этого сопоставления возникают сразу два риска: расходы, произведённые по карте, но не внесённые в систему, остаются незамеченными, а расходы без подтверждающих документов не могут быть уверенно приняты компанией к учёту.
Сложности ручной сверки выписки
При ручной сверке выписки в Excel регулярно возникают три проблемы:
- Утерянный чек: сотрудник совершает расходы, но вовремя не загружает чек или счёт. В конце месяца уже непонятно, к какому расходу относится та или иная сумма в выписке — приходится вести поиск «задним числом».
- Задержки: бухгалтерия вручную сверяет каждую строку выписки с записями о расходах в системе. По мере роста числа карт и объёма операций такая сверка может занимать несколько дней, задерживая закрытие месяца.
- Риск ошибок: при ручном сопоставлении можно упустить разницу в сумме или дате, один и тот же расход может быть учтён дважды или несовпавшая позиция останется незамеченной при закрытии периода.
Когда все три проблемы накапливаются, бухгалтерия вынуждена в конце месяца обзванивать каждого держателя карты с вопросом: «К какому расходу относится эта строка выписки и где документ?»
Как работает автоматическая сверка выписки?
В Masraff сверка выписки начинается с загрузки выписки по корпоративной кредитной карте в систему. Выписка загружается в виде файла Excel, и система оценивает каждую строку по трём полям: ID кредитной карты, дата и сумма.
Система сравнивает каждую строку выписки с уже зарегистрированными расходами. Если в типе оплаты выбран соответствующий ID карты, а дата и сумма совпадают с позицией в выписке, сопоставление выполняется автоматически и расход помечается как «сопоставлен». Для строк выписки, которым не нашлось соответствия в системе, автоматически создаётся новая запись о расходе.
Важное правило: если в типе оплаты расхода не выбрана соответствующая кредитная карта, этот расход ни при каких условиях не будет сопоставлен со строкой выписки. Поэтому для корректной сверки необходимо, чтобы сотрудники при внесении карточных расходов указывали правильный тип оплаты.
Поскольку формат выписки может различаться в зависимости от банка, в системе предусмотрена функция сопоставления полей: любые три столбца загружаемого файла Excel, независимо от их заголовков, можно сопоставить с полями ID кредитной карты, суммы и даты. Если в выписке есть расходы в иностранной валюте, помимо трёх обязательных полей указывается также столбец с курсом обмена. Благодаря этой гибкости, после правильной настройки сопоставления полей, в систему можно загрузить выписку любого банка.
Фотографирование чека работает независимо от процесса сверки: пользователь может сфотографировать расход и внести его в систему как до загрузки выписки, так и после. При каждом добавлении или обновлении расхода система заново проверяет, сопоставлен ли он с позицией выписки.
Процесс сопоставления расходов по корпоративной карте с выпиской
Сквозной процесс выглядит следующим образом:
- Совершение расхода: сотрудник оплачивает покупку корпоративной картой и при внесении расхода в систему выбирает в типе оплаты соответствующую карту.
- Загрузка ежемесячной выписки: выписка, полученная от банка или платёжной организации, загружается в Masraff в формате Excel.
- Автоматическое сопоставление: система сравнивает каждую строку выписки с существующими расходами по ID кредитной карты, дате и сумме. Совпавшие позиции помечаются, для несовпавших автоматически создаются расходы.
- Контроль отсутствующих документов: пользователи с правами бухгалтера могут видеть, по скольким позициям выписки получены документы и сколько ещё ожидают загрузки.
- Отправка уведомлений: после загрузки выписки и автоматического создания расходов соответствующим сотрудникам направляются уведомления с просьбой загрузить подтверждающие документы.
Этот процесс заменяет ручной поиск по строкам выписки и позволяет отслеживать отсутствующие документы в системе на одном экране.
Часто задаваемые вопросы
Выписки приходят из разных банков каждый месяц — это проблема? Нет. Функция сопоставления полей позволяет назначить любые три столбца загружаемого Excel-файла (независимо от их заголовков) на поля ID кредитной карты, суммы и даты. Это гарантирует, что любая выписка, содержащая ID кредитной карты, дату и сумму, может быть загружена в систему после правильной настройки.
Почему расход не сопоставляется с выпиской? Чаще всего причина в том, что в типе оплаты расхода не выбрана соответствующая кредитная карта. Без выбора карты сопоставление невозможно ни при каких условиях. Сопоставление также не выполняется, если дата или сумма не совпадают с точностью до символа с позицией в выписке.
Как сопоставляются расходы в иностранной валюте? Помимо трёх обязательных полей (ID кредитной карты, сумма, дата), при загрузке выписки для расходов в иностранной валюте необходимо также указать поле с курсом обмена.
Кто и как контролирует отсутствующие документы? Пользователи с правами бухгалтера могут в системе видеть, по скольким позициям выписки получены документы и сколько ещё не загружены. Кроме того, для автоматически созданных расходов соответствующим сотрудникам направляются уведомления о необходимости загрузить документы.
Можно ли сфотографировать чек до загрузки выписки? Да. Чек можно сфотографировать как до, так и после загрузки выписки — система заново проверяет сопоставление с позициями выписки при каждом обновлении расхода.
Заключение
Сверка выписки — обязательный контрольный этап в конце месяца для каждой компании, использующей корпоративные кредитные карты. Заменив ручную сверку в Excel на систему автоматического сопоставления по ID кредитной карты, дате и сумме, можно систематически снизить риски утери чеков, задержек и ошибок.
Чтобы узнать, как функция сверки выписки в Masraff работает с расходами по корпоративным картам, посетите страницу сверки выписки по корпоративной карте.