Rapprochement de relevé de carte de crédit d'entreprise

À la fin du mois, le relevé de carte de crédit d'entreprise atterrit sur le bureau de l'équipe comptable. Il faut alors identifier à quelle note de frais enregistrée par les collaborateurs dans le système correspond chaque ligne du relevé. Cette opération s'appelle le rapprochement de relevé — c'est une étape chronophage à laquelle presque toutes les entreprises utilisant des cartes d'entreprise sont confrontées lors de la clôture mensuelle.

Qu'est-ce que le rapprochement de relevé ?

Le rapprochement de relevé consiste à faire correspondre chaque poste de dépense figurant sur le relevé de carte de crédit d'entreprise envoyé par la banque ou l'émetteur de la carte avec les notes de frais saisies par les employés dans le système de l'entreprise. L'objectif est de garantir deux choses : s'assurer que chaque dépense visible sur le relevé dispose d'une note de frais correspondante, et que cette note est appuyée par un justificatif (ticket de caisse, facture).

Sans ce rapprochement, deux risques apparaissent simultanément : des dépenses réglées par carte mais jamais saisies dans le système passent inaperçues, ou des notes de frais saisies restent sans pièce justificative et l'entreprise ne peut pas les comptabiliser en charges en toute sécurité.

Les difficultés du rapprochement manuel de relevé

Lorsque le rapprochement de relevé est effectué manuellement sous Excel, trois problèmes reviennent systématiquement :

• Justificatif manquant : Le titulaire de la carte effectue une dépense mais ne télécharge pas le ticket ou la facture en temps voulu. En fin de mois, on ne sait plus à quelle dépense correspond le montant affiché sur le relevé, et une recherche rétrospective du document s'impose.
• Délais : L'équipe comptable compare manuellement, ligne par ligne, chaque poste du relevé avec les notes de frais enregistrées dans le système. Plus le nombre de cartes et le volume de dépenses augmentent, plus cette comparaison peut prendre des jours, retardant ainsi la clôture mensuelle.
• Risque d'erreur : Lors d'un rapprochement manuel, un écart de montant ou de date peut passer inaperçu, une même dépense peut être comptabilisée deux fois, ou un poste non rapproché peut se glisser dans la clôture sans être détecté.

Ces trois problèmes combinés obligent l'équipe comptable à contacter individuellement, en fin de mois, chaque responsable de dépense pour demander : « À quelle note de frais correspond cette ligne de relevé ? Où est votre justificatif ? »

Comment fonctionne le rapprochement automatique de relevé ?

Chez Masraff, le rapprochement de relevé démarre dès l'importation du relevé de carte de crédit d'entreprise dans le système. Le relevé est chargé sous forme de fichier Excel, et le système évalue chaque ligne selon trois critères : l'identifiant de la carte de crédit, la date et le montant.

Le système compare chaque ligne du relevé avec les notes de frais déjà enregistrées. Si le type de paiement de la note indique la carte concernée et que la date et le montant correspondent à ceux du poste du relevé, le rapprochement s'effectue automatiquement et la note est marquée comme « rapprochée ». Pour les lignes présentes dans le relevé mais sans correspondance dans le système, une nouvelle note de frais est créée automatiquement.

Une règle importante s'applique : si le type de paiement d'une note de frais ne comporte pas la carte de crédit concernée sélectionnée, cette note ne sera en aucun cas rapprochée avec une ligne du relevé. Il est donc indispensable que les collaborateurs sélectionnent le bon type de paiement lors de la saisie de leurs dépenses par carte pour que le rapprochement fonctionne.

Le format du relevé pouvant varier d'une banque à l'autre, le système intègre une fonctionnalité de mappage de champs : n'importe quelle colonne du fichier Excel importé peut être associée aux champs Identifiant carte de crédit, Montant et Date, indépendamment de l'intitulé de l'en-tête. Si des dépenses en devises étrangères sont présentes, une colonne de taux de change peut également être définie en complément des trois champs obligatoires. Cette flexibilité permet d'importer dans le système le relevé de n'importe quelle banque, à condition d'effectuer le bon mappage de champs.

La photographie du justificatif fonctionne également indépendamment du processus de rapprochement : l'utilisateur peut photographier et saisir une note de frais dans le système avant ou après l'importation du relevé. À chaque ajout ou mise à jour d'une note de frais, le système vérifie à nouveau si la note concernée correspond à un poste du relevé.

Processus de rapprochement des dépenses par carte d'entreprise avec le relevé

Le processus de bout en bout se déroule comme suit :

1. La dépense est effectuée : Le collaborateur règle une dépense avec sa carte d'entreprise et sélectionne la carte correspondante comme type de paiement lors de la saisie de la note dans le système.
2. Le relevé mensuel est importé : Le relevé reçu de la banque ou de l'émetteur de la carte est importé dans Masraff au format Excel.
3. Le rapprochement automatique s'exécute : Le système compare chaque ligne du relevé avec les notes de frais existantes sur la base de l'identifiant de la carte de crédit, de la date et du montant. Les correspondances sont marquées, et une note de frais est créée automatiquement pour les lignes sans correspondance.
4. Le suivi des justificatifs manquants est effectué : Les utilisateurs disposant des droits comptables peuvent voir combien de postes du relevé ont un justificatif et combien en sont encore dépourvus.
5. Les notifications sont envoyées : Une fois le relevé importé et les notes de frais automatiques créées, les collaborateurs concernés reçoivent une notification leur demandant de télécharger les justificatifs correspondants.

Ce flux remplace la recherche manuelle ligne par ligne effectuée par l'équipe comptable et permet de suivre les justificatifs manquants depuis le système, en un seul écran.

Questions fréquentes

Notre format de relevé varie selon les banques d'un mois à l'autre, est-ce un problème ? Non. Grâce à la fonctionnalité de mappage de champs, n'importe quelle colonne du fichier Excel importé (quel que soit l'intitulé de l'en-tête) peut être associée aux champs Identifiant carte de crédit, Montant et Date. Cela permet d'importer dans le système tout relevé contenant ces trois informations, après configuration du mappage approprié.

Pourquoi une note de frais ne se rapproche-t-elle pas avec le relevé ? La cause la plus fréquente est l'absence de la carte de crédit concernée dans le type de paiement de la note de frais. Si la carte n'est pas sélectionnée, le rapprochement ne peut pas avoir lieu. Un écart de date ou de montant par rapport au poste du relevé empêche également le rapprochement.

Comment les dépenses en devises étrangères sont-elles rapprochées ? En complément des trois champs obligatoires (Identifiant carte de crédit, Montant, Date), le champ de taux de change doit également être défini lors de l'importation du relevé pour les dépenses en devises étrangères.

Qui assure le suivi des justificatifs manquants et comment ? Les utilisateurs disposant des droits comptables peuvent voir depuis le système combien de postes du relevé ont un justificatif et combien n'en ont pas encore. Par ailleurs, une notification de téléchargement de justificatif est envoyée aux collaborateurs concernés pour les notes de frais créées automatiquement.

Puis-je photographier un justificatif avant l'importation du relevé ? Oui. Le justificatif peut être photographié et saisi avant ou après l'importation du relevé ; le système effectue une nouvelle vérification de correspondance avec les postes du relevé à chaque mise à jour d'une note de frais.

Conclusion

Le rapprochement de relevé est une étape de contrôle que toute entreprise utilisant des cartes de crédit d'entreprise doit effectuer en fin de mois. Confier cette vérification à un système qui rapproche automatiquement les dépenses sur la base de l'identifiant de la carte, de la date et du montant — plutôt que de le faire manuellement sous Excel — permet de réduire systématiquement les risques liés aux justificatifs manquants, aux délais et aux erreurs.

Pour découvrir comment la fonctionnalité de rapprochement de relevé de Masraff fonctionne avec vos dépenses par carte d'entreprise, visitez la page Rapprochement de relevé de carte d'entreprise.