Sommario
A fine mese, l'estratto conto della carta di credito aziendale arriva sulla scrivania del team contabile. È necessario abbinare ogni riga dell'estratto alla corrispondente nota spese inserita dai dipendenti nel sistema. Questo processo si chiama riconciliazione dell'estratto conto ed è un passaggio che richiede tempo, che quasi tutte le aziende che utilizzano carte aziendali affrontano alla chiusura di fine mese.
Cos'è la Riconciliazione dell'Estratto Conto?
La riconciliazione dell'estratto conto è l'operazione che consiste nell'abbinare ogni voce di spesa presente nell'estratto conto della carta di credito aziendale — inviato dalla banca o dall'emittente della carta — alle note spese registrate dai dipendenti nel sistema aziendale. L'obiettivo è garantire due cose: che a ogni spesa presente nell'estratto corrisponda una nota spese nel sistema, e che tale nota spese sia supportata da un documento giustificativo (scontrino, fattura).
Quando questa corrispondenza non viene effettuata, emergono due rischi: le spese effettuate con la carta ma mai inserite nel sistema passano inosservate, oppure le note spese inserite risultano prive di documentazione e l'azienda non può accettarle con sicurezza come costi deducibili.
Le Difficoltà della Riconciliazione Manuale dell'Estratto Conto
Quando la riconciliazione dell'estratto viene eseguita manualmente su Excel, si ripresentano sempre tre problemi:
- Scontrino mancante: Il titolare della carta effettua la spesa ma non carica lo scontrino o la fattura in tempo. A fine mese non si ricorda a quale spesa appartiene l'importo indicato nell'estratto, ed è necessaria una ricerca retrospettiva per trovare il documento.
- Ritardi: Il team contabile confronta manualmente, riga per riga, ogni voce dell'estratto con le note spese presenti nel sistema. Man mano che aumentano il numero di carte e il volume delle spese, questo confronto può richiedere giorni, ritardando la chiusura di fine mese.
- Rischio di errore: Nella corrispondenza manuale, una differenza di importo o di data può sfuggire, la stessa spesa può essere contabilizzata due volte, oppure una voce senza corrispondenza può entrare nella chiusura senza essere rilevata.
Quando questi tre problemi si combinano, il team contabile si trova costretto a contattare uno a uno i titolari delle spese a fine mese per chiedere "a quale nota spese corrisponde questa riga dell'estratto, e dov'è il tuo documento?".
Come Funziona la Riconciliazione Automatica dell'Estratto Conto?
In Masraff, la riconciliazione dell'estratto conto inizia con il caricamento dell'estratto della carta di credito aziendale nel sistema. L'estratto viene caricato come file Excel e il sistema valuta ogni riga del file in base a tre campi: ID Carta di Credito, Data e Importo.
Il sistema confronta ogni riga dell'estratto con le note spese già registrate. Se il tipo di pagamento della nota spese ha l'ID della carta pertinente selezionato, e la data e l'importo corrispondono alla voce dell'estratto, la corrispondenza avviene automaticamente e quella nota spese viene contrassegnata come "abbinata". Per le righe presenti nell'estratto che non trovano corrispondenza nel sistema, viene creata automaticamente una nuova nota spese.
C'è una regola importante: se il tipo di pagamento di una nota spese non ha selezionata la carta di credito pertinente, quella nota spese non verrà mai abbinata a nessuna riga dell'estratto. Per questo motivo, è indispensabile che i dipendenti selezionino il tipo di pagamento corretto quando inseriscono le spese con carta, affinché la riconciliazione funzioni correttamente.
Poiché il formato dell'estratto può variare da banca a banca, il sistema dispone di una funzione di mappatura dei campi: qualsiasi tre colonne del file Excel caricato possono essere abbinate ai campi ID Carta di Credito, Importo e Data, indipendentemente dalle intestazioni. Se sono presenti spese in valuta estera, oltre ai tre campi obbligatori viene definita anche la colonna del tasso di cambio. Grazie a questa flessibilità, qualunque estratto bancario, una volta eseguita la corretta mappatura dei campi, può essere caricato nel sistema.
Anche la fotografia della nota spese funziona indipendentemente dal processo di riconciliazione: l'utente può fotografare una spesa e inserirla nel sistema sia prima che dopo il caricamento dell'estratto. Ogni volta che una nota spese viene caricata o aggiornata, il sistema verifica nuovamente se quella nota spese corrisponde a una voce dell'estratto.
Il Processo di Abbinamento delle Spese con Carta Aziendale all'Estratto Conto
Il processo end-to-end funziona nel seguente modo:
- Viene effettuata la spesa: Il dipendente effettua una spesa con la carta aziendale e, inserendo la nota spese nel sistema, seleziona la carta pertinente come tipo di pagamento.
- L'estratto di fine mese viene caricato: L'estratto inviato dalla banca o dall'emittente della carta viene caricato in Masraff in formato Excel.
- L'abbinamento automatico viene eseguito: Il sistema confronta ogni riga dell'estratto con le note spese esistenti in base a ID Carta di Credito, data e importo. Le corrispondenze vengono contrassegnate, per quelle senza corrispondenza viene creata automaticamente una nota spese.
- Viene eseguito il monitoraggio dei documenti mancanti: Gli utenti con autorizzazioni contabili possono vedere quante voci dell'estratto hanno ricevuto documentazione e quante sono ancora prive di documenti.
- Vengono inviate le notifiche: Quando l'estratto viene caricato e le note spese automatiche vengono create, viene inviata una notifica ai dipendenti interessati affinché carichino i documenti giustificativi per quelle spese.
Questo flusso sostituisce la ricerca manuale riga per riga da parte del team contabile e rende possibile il monitoraggio dei documenti mancanti direttamente dal sistema, in un'unica schermata.
Domande Frequenti
Il nostro estratto conto proviene da banche diverse ogni mese: ci sono problemi? No. Grazie alla funzione di mappatura dei campi, qualsiasi tre colonne del file Excel caricato (indipendentemente dall'intestazione) possono essere abbinate ai campi ID Carta di Credito, Importo e Data. Questo garantisce che qualsiasi estratto contenente le informazioni di ID Carta di Credito, data e importo possa essere caricato nel sistema dopo la corretta configurazione.
Perché una nota spese non viene abbinata all'estratto? Il motivo più comune è che il tipo di pagamento della nota spese non ha selezionata la carta di credito pertinente. Se la carta non è selezionata, l'abbinamento non avviene in nessun caso. Anche una data o un importo che non corrispondono esattamente alla voce dell'estratto impedisce l'abbinamento.
Come vengono abbinate le spese in valuta estera? Oltre ai tre campi obbligatori (ID Carta di Credito, Importo, Data), per le spese in valuta estera è necessario definire anche il campo del tasso di cambio nel caricamento dell'estratto.
Chi monitora i documenti mancanti e come? Gli utenti con autorizzazioni contabili possono vedere dal sistema quante voci dell'estratto hanno ricevuto documentazione e quante sono ancora prive di documenti. Inoltre, per le note spese create automaticamente, viene inviata ai dipendenti interessati una notifica per il caricamento dei documenti.
Posso fotografare lo scontrino prima del caricamento dell'estratto? Sì. La fotografia della nota spese può essere scattata sia prima che dopo il caricamento dell'estratto; il sistema riesegue il controllo di corrispondenza con le voci dell'estratto a ogni aggiornamento della nota spese.
Conclusione
La riconciliazione dell'estratto conto è un passaggio di controllo che ogni azienda che utilizza carte di credito aziendali deve eseguire a fine mese. Affidare questo controllo — invece di eseguirlo manualmente su Excel — a un sistema che effettua la corrispondenza automatica in base a ID Carta di Credito, data e importo riduce sistematicamente il rischio di scontrini mancanti, ritardi ed errori.
Per scoprire come la funzione di Riconciliazione Estratto Conto di Masraff funziona con le spese della tua carta aziendale, visita la pagina di Riconciliazione Estratto Conto Aziendale.