Мазмұны
Айдың соңы келгенде бухгалтерия тобының үстеліне корпоративтік несие картасының үзінді көшірмесі түседі. Үзінді көшірмедегі әрбір жолдың компания қызметкерлері жүйеге енгізген шығындардың қайсысына сәйкес келетінін анықтау қажет. Бұл процесс үзінді көшірмені салыстыру деп аталады және корпоративтік карта пайдаланатын барлық дерлік компаниялар айдың соңғы жабылуында кездесетін, уақытты қажет ететін қадам болып табылады.
Үзінді Көшірмені Салыстыру Дегеніміз Не?
Үзінді көшірмені салыстыру — банк немесе карта ұйымы жіберген корпоративтік несие картасының үзінді көшірмесіндегі әрбір шығыс бабын қызметкерлердің компания жүйесіне енгізген шығын жазбаларымен сәйкестендіру процесі. Мақсат екі нәрсені қамтамасыз ету: үзінді көшірмеде көрсетілген әрбір шығынға шығын жазбасы болуын және сол жазбаны растайтын құжат (чек, шот-фактура) болуын тексеру.
Бұл сәйкестендіру жүргізілмеген жағдайда бірден екі тәуекел туындайды: картамен жасалған бірақ жүйеге енгізілмеген шығындар назардан тыс қалады, не болмаса енгізілген шығындардың құжаты жетіспей, компания бұл соманы шығыс ретінде сенімді түрде қабылдай алмайды.
Үзінді Көшірмені Қолмен Салыстырудың Қиындықтары
Үзінді көшірмені салыстыруды Excel-де қолмен орындаған кезде үш мәселе қайталанып отырады:
- Жоғалған чек: Карта иесі шығынды жасайды, бірақ чекті немесе шот-фактураны уақытында жүктемейді. Айдың соңында үзінді көшірмедегі соманың қандай шығынға тиесілі екені ұмытылып, құжатты табу үшін ретроспективті іздестіру жүргізу қажет болады.
- Кідіріс: Бухгалтерия тобы үзінді көшірмедегі әрбір жолды жүйедегі шығын жазбаларымен жеке-жеке қолмен салыстырады. Карта саны мен шығын көлемі артқан сайын бұл салыстыру бірнеше күнге созылуы мүмкін, айдың соңғы жабылуын кешіктіреді.
- Қате тәуекелі: Қолмен жасалатын сәйкестендіруде сома немесе күн айырмашылығы назардан тыс қалуы мүмкін, бір шығын екі рет есепке алынуы немесе мүлде сәйкеспеген баб байқалмай жабылуға кіруі мүмкін.
Бұл үш мәселе біріккенде бухгалтерия тобы айдың соңында шығын иелерін жеке-жеке іздеп, «бұл үзінді көшірме жолы қандай шығынға тиесілі, құжатың қайда» деп сұрауға мәжбүр болады.
Автоматты Үзінді Көшірмені Салыстыру Қалай Жұмыс Істейді?
Masraff-та үзінді көшірмені салыстыру корпоративтік несие картасының үзінді көшірмесін жүйеге жүктеуден басталады. Үзінді көшірме Excel файлы ретінде жүктеледі және жүйе файлдағы әрбір жолды үш өріс бойынша бағалайды: Несие Картасы ID, Күні және Сомасы.
Жүйе үзінді көшірмедегі әрбір жолды бұрыннан тіркелген шығындармен салыстырады. Төлем түрінде тиісті карта ID-сі таңдалған, күні мен сомасы үзінді көшірмедегі баппен сәйкес болса, сәйкестендіру автоматты түрде жүзеге асырылады және сол шығын «сәйкесті» деп белгіленеді. Үзінді көшірмеде бар, бірақ жүйеде баламасы жоқ жолдар үшін автоматты түрде жаңа шығын жазбасы жасалады.
Маңызды ереже бар: шығынның төлем түрінде тиісті несие картасы таңдалмаған болса, сол шығын үзінді көшірмедегі ешбір жолмен сәйкеспейді. Сондықтан қызметкерлердің карта шығындарын енгізу кезінде дұрыс төлем түрін таңдауы салыстырудың жұмыс істеуі үшін міндетті шарт болып табылады.
Үзінді көшірме форматы банктен банкке өзгеше болуы мүмкін болғандықтан жүйеде өріс сәйкестендіру мүмкіндігі бар: жүктелген Excel-дегі кез келген үш баған, тақырыптарына қарамастан, Несие Картасы ID, Сомасы және Күні өрістерімен сәйкестендірілуі мүмкін. Шетел валютасындағы шығындар болса, бұл үш міндетті өріске қосымша бағам бағаны бағаны да анықталады. Осы икемділік арқасында қандай банктің үзінді көшірмесі болса да, дұрыс өріс сәйкестендірілгеннен кейін жүйеге жүктелуі мүмкін.
Шығын фотосуреті де салыстыру процесінен тәуелсіз жұмыс істейді: пайдаланушы шығынды үзінді көшірме жүктелмей тұрып та, жүктелгеннен кейін де фотографиялап жүйеге енгізе алады. Шығын жүктелген немесе жаңартылған сайын жүйе тиісті шығынның үзінді көшірме бабымен сәйкесіп-сәйкеспегенін қайта тексереді.
Корпоративтік Карта Шығындарын Үзінді Көшірмемен Сәйкестендіру Процесі
Ұшырынан ұшырына дейінгі процесс мынадай жүреді:
- Шығын жасалады: Қызметкер корпоративтік картасымен шығын жасайды және шығынды жүйеге енгізу кезінде төлем түрінде тиісті картаны таңдайды.
- Айдың соңы үзінді көшірмесі жүктеледі: Банктен немесе карта ұйымынан келген үзінді көшірме Excel форматында Masraff-қа жүктеледі.
- Автоматты сәйкестендіру жұмыс істейді: Жүйе үзінді көшірмедегі әрбір жолды Несие Картасы ID, күні және сомасы бойынша қолданыстағы шығындармен салыстырады. Сәйкестілер белгіленеді, сәйкеспегендер үшін автоматты шығын жасалады.
- Жетіспейтін құжаттар бақыланады: Бухгалтерия өкілеттігі бар пайдаланушылар үзінді көшірме баптарының қаншасының құжаты келгенін, қаншасының әлі жетіспейтінін көре алады.
- Хабарландыру жіберіледі: Үзінді көшірме жүктеліп, автоматты шығындар жасалған кезде тиісті қызметкерлерге осы шығындардың құжаттарын жүктеулері үшін хабарландыру жіберіледі.
Бұл ағын бухгалтерия тобының үзінді көшірме жолдарын жеке-жеке қолмен іздеуінің орнын алады және жетіспейтін құжаттарды бақылауды жүйе арқылы, бір экраннан жүргізуге мүмкіндік береді.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Үзінді көшірме форматымыз әр ай әртүрлі банктен келеді, бұл мәселе тудырады ма? Жоқ. Өріс сәйкестендіру мүмкіндігі арқасында жүктелген Excel-дегі кез келген үш баған (тақырыбына қарамастан) Несие Картасы ID, Сомасы және Күні өрістерімен сәйкестендірілуі мүмкін. Бұл Несие Картасы ID, күні және сомасы мәліметін қамтитын кез келген үзінді көшірменің дұрыс реттелгеннен кейін жүйеге жүктелуін қамтамасыз етеді.
Шығын неліктен үзінді көшірмемен сәйкеспейді? Ең жиі себеп — шығынның төлем түрінде тиісті несие картасының таңдалмаған болуы. Карта таңдалмаған болса, сәйкестендіру ешбір жағдайда жүзеге аспайды. Күні немесе сомасының үзінді көшірмедегі баппен дәл сәйкеспеуі де сәйкестендіруге кедергі болады.
Шетел валютасындағы карта шығындары қалай сәйкестендіріледі? Міндетті үш өріске (Несие Картасы ID, Сомасы, Күні) қосымша, шетел валютасындағы шығындар үшін бағам бағаны өрісінің де үзінді көшірме жүктелуінде анықталуы қажет.
Жетіспейтін құжаттарды кім, қалай бақылайды? Бухгалтерия өкілеттігі бар пайдаланушылар үзінді көшірме баптарының қаншасының құжаты келгенін, қаншасының әлі жетіспейтінін жүйе арқылы көре алады. Сонымен қатар автоматты жасалған шығындар үшін тиісті қызметкерлерге құжат жүктеу хабарландыруы жіберіледі.
Шығын чегін үзінді көшірме жүктелмей тұрып түсіре аламын ба? Иә. Шығын фотосуретін үзінді көшірме жүктелмей тұрып та, жүктелгеннен кейін де түсіруге болады; жүйе шығынның әр жаңартылуында үзінді көшірме баптарымен сәйкестендіруді қайта тексереді.
Қорытынды
Үзінді көшірмені салыстыру корпоративтік несие картасын пайдаланатын әрбір компанияның айдың соңында жүргізуі тиіс бақылау қадамы болып табылады. Бұл бақылауды Excel-де қолмен жасаудың орнына, Несие Картасы ID, күні және сомасы бойынша автоматты түрде сәйкестендіретін жүйеге тапсыру жоғалған чек, кідіріс және қате тәуекелін жүйелі түрде азайтады.
Masraff-тың Үзінді Көшірмені Салыстыру мүмкіндігінің корпоративтік карта шығындарыңызбен қалай жұмыс істейтінін зерттеу үшін Корпоративтік Карта Үзінді Көшірмесін Салыстыру бетін қараңыз.