الفهرس
- بأي مستند تُسجَّل مصروفات الموظف في Logo Tiger؟
- كيف يجب أن يبدو القيد المحاسبي لمصروف الموظف؟
- ما المعلومات التي يجب أن تكون جاهزة قبل التسجيل؟
- ما الأساس القانوني لتسجيل مصروفات الموظفين؟
- كيف يعمل ذلك في Masraff؟
- الأسئلة الشائعة
- هل تُدخل مصروفات الموظف في Logo Tiger بمستند نقدية أم بمستند mahsup fişi؟
- هل يُستخدم الحساب 195 أم 320 لمصروفات الموظف؟
- هل يمكن تسجيل فاتورة صادرة باسم الموظف كمصروف؟
- كيف تُؤتمت عملية نقل المصروفات إلى Logo Tiger؟
يدفع موظف رسوم موقف السيارات ببطاقته الخاصة أثناء زيارة عميل، ثم يسلّم الإيصال إلى قسم المحاسبة في نهاية الشهر. في شركة تركية تعمل على Logo Tiger، يتوقف التسجيل الصحيح لهذا الإيصال على ثلاثة أسئلة: إلى أي حساب مصروفات يذهب، وهل ضريبة القيمة المضافة قابلة للخصم، وهل أصبحت الشركة مدينة للموظف أم تُقفل سلفة سبق صرفها؟ يشرح هذا المقال كيف تُسجَّل مصروفات الموظفين في Logo Tiger، مع قيد نموذجي وقائمة تحضير والأساس القانوني.
بأي مستند تُسجَّل مصروفات الموظف في Logo Tiger؟
في معظم الشركات تُسجَّل مصروفات الموظف في وحدة دفتر الأستاذ العام في Logo Tiger بمستند مقاصة (mahsup fişi) يتضمن أسطر المصروف وضريبة القيمة المضافة وحساب الموظف. ولأن النقد لا يخرج من الشركة في تلك اللحظة، لا يُستخدم مستند قبض أو صرف نقدي، بل mahsup fişi.
في الممارسة العملية توجد ثلاث طرق:
- مستند المقاصة (mahsup fişi): تُجمع بنود تقرير المصروفات في مستند واحد. أسطر المصروفات في الجانب المدين، وضريبة القيمة المضافة في المدين، وحساب الموظف في الدائن. وهي الطريقة الأكثر شيوعًا.
- عبر الحساب الجاري: إذا كان الموظفون معرّفين في Logo Tiger كحسابات جارية (cari)، يُسجَّل المصروف في الجانب الدائن من حساب الموظف، ثم يُرحَّل هذا القيد إلى دفتر الأستاذ العام. وبذلك يسهل تتبع رصيد الموظف من كشف الحساب.
- فاتورة خدمة واردة: إذا كان المستند فاتورة صادرة باسم الشركة (فاتورة فندق مثلًا)، فيمكن إدخالها أيضًا من وحدة المشتريات. ولأن الموظف هو من دفع، يبقى الحساب المقابل هو حساب الموظف.
يعتمد اختيار الطريقة على دليل الحسابات في الشركة وعادات التقارير لديها. المهم أن يُسجَّل النوع نفسه من المصروفات بالطريقة نفسها كل شهر.
كيف يجب أن يبدو القيد المحاسبي لمصروف الموظف؟
في قيد مصروف الموظف يُجعل المصروف مدينًا في حساب من المجموعة 7، وضريبة القيمة المضافة مدينة في 191 ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم؛ ويُجعل الإجمالي دائنًا في حساب الموظف أو في 195 سلف العمل. يتحدد حساب المصروف حسب الوظيفة: 760 مصروفات التسويق والمبيعات والتوزيع لفريق المبيعات، و770 المصروفات الإدارية العامة للمكتب الرئيسي. الأرقام مأخوذة من Tekdüzen Hesap Planı، وهو دليل الحسابات الموحد في تركيا.
القيد التالي مثال. أنفق مندوب مبيعات أثناء زيارة عميل 120 TL على موقف السيارات و240 TL على القرطاسية شاملة ضريبة القيمة المضافة، ولم يتسلم سلفة مسبقًا. نسبة الضريبة في المستندين 20%.
| الحساب | البيان | مدين (TL) | دائن (TL) |
|---|---|---|---|
| 760 | مصروفات التسويق والمبيعات والتوزيع (موقف سيارات، مثال) | 100 | |
| 760 | مصروفات التسويق والمبيعات والتوزيع (قرطاسية، مثال) | 200 | |
| 191 | ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم (مثال) | 60 | |
| 320 | الحساب الجاري للموظف (مثال) | 360 |
عند سداد المبلغ للموظف، يُجعل حساب الموظف ضمن 320 مدينًا و102 البنوك دائنًا في قيد منفصل. وإذا كان الموظف قد تسلّم سلفة، يكون الجانب الدائن 195 سلف العمل بدلًا من 320، وتُقفل السلفة بمقدار المصروف. أما الفرق فإما يُسترد من الموظف أو يُدفع له.
تتبّع الموظفين في حساب فرعي تحت 320 خيار شائع، لكنه ليس الخيار الصحيح الوحيد. عدّل هذا السطر وفق الحساب الذي يستخدمه دليل حساباتكم للمبالغ المستحقة للموظفين.
ما المعلومات التي يجب أن تكون جاهزة قبل التسجيل؟
قبل التسجيل يجب أن يتضح ما إذا كان المستند صادرًا باسم الشركة، وما نسبة ضريبة القيمة المضافة، وما مركز التكلفة، وما رمز الحساب الجاري للموظف. إذا نقص أي منها، يترك المحاسب المستند ناقصًا أو يسجّله في حساب خاطئ.
قائمة التحقق:
- نوع المستند وتاريخه: فاتورة، أم فاتورة e-Arşiv، أم إيصال بيع بالتجزئة، أم إيصال مصروف (gider pusulası)؟ وفي أي فترة يقع تاريخ المستند؟
- باسم من صدر المستند: هل يظهر اسم الشركة ورقمها الضريبي؟
- نسبة الضريبة ومبلغها: هل ضريبة القيمة المضافة مبيّنة بشكل منفصل؟ في المستند متعدد النسب، تُدخل كل نسبة في سطر مستقل.
- حساب المصروف: هل يذهب المصروف إلى 760 أم 770 أم حساب آخر من المجموعة 7؟
- مركز التكلفة والمشروع: إذا كانت مراكز التكلفة مستخدمة في Logo Tiger، فأيها يُكتب في السطر؟
- رمز الموظف: هل تطابق بطاقة الحساب الجاري في Logo Tiger الشخصَ الوارد في تقرير المصروفات؟
- حالة السلفة: هل لدى الموظف سلفة عمل مفتوحة؟ وإن وُجدت، هل يُخصم المصروف منها؟
- احتمال KKEG: هل يوجد مصروف بلا مستند صالح أو بند غير مقبول ضريبيًا بحكم القانون (KKEG)؟ لمعرفة كيفية تتبّع هذه البنود، راجع دليلنا حول KKEG والحسابات النظامية.
ما الأساس القانوني لتسجيل مصروفات الموظفين؟
في تركيا يستند تسجيل مصروفات الموظفين إلى البلاغ العام لتطبيق النظام المحاسبي الذي أدخل دليل الحسابات الموحد، إلى جانب قانون الإجراءات الضريبية وقانون ضريبة القيمة المضافة.
- البلاغ العام لتطبيق النظام المحاسبي (رقم 1): نُشر في الجريدة الرسمية بتاريخ 26.12.1992 وسرى اعتبارًا من 01.01.1994. الحسابات 191 و195 و320 و760 و770 معرّفة في دليل الحسابات الموحد الذي أدخله.
- قانون الإجراءات الضريبية رقم 213 (VUK): يجب أن يستند المصروف إلى مستند. تنظم المادة 229 الفاتورة، وتنظم المادة 234 إيصال المصروف.
- قانون ضريبة القيمة المضافة رقم 3065: تنظم المادة 29 خصم الضريبة. ووفق المادة 34 يجب أن تكون الضريبة القابلة للخصم مبيّنة بشكل منفصل في الفاتورة أو مستند مماثل.
إن إمكانية خصم الضريبة على المستندات الصادرة باسم الموظف وطريقة تسجيل المصروف تتوقفان على كل حالة بعينها. أكّد هذه القرارات مع مستشارك المالي (mali müşavir).
كيف يعمل ذلك في Masraff؟
في Masraff يُدخل الموظف المصروف، فيمر عبر مسار الموافقة، ثم تقسّمه قواعد تحديد الحسابات إلى مصروف وضريبة قيمة مضافة وحساب الموظف. لا يحتاج المحاسب إلى إجراء هذا التقسيم يدويًا لكل إيصال.
- Expense Policy Engine (محرك سياسة المصروفات): تُطبَّق الحدود والقواعد حسب الفئة أثناء إدخال المصروف. تظهر المخالفة كتحذير أو يُحظر المصروف.
- Advanced Approval (الموافقة المتقدمة): يُبنى مسار الموافقة حسب الدرجة (grade) والحدود، مع تفويض الصلاحية عند الحاجة.
- التحديد التفصيلي للضريبة والحسابات: تُحدَّد لكل مصروف ثلاثة حسابات: المبلغ دون الضريبة إلى حساب مصروفات من المجموعة 7، والضريبة إلى 191، والإجمالي إلى حساب الموظف 195 أو 320. ويُستمد حساب الموظف من إعداد رمز الحساب الجاري للمستخدم.
- Advance Request & Settlement (طلب السلفة وتسويتها): تُسوّى السلفة المعتمدة مقابل المصروفات المرتبطة بها، ويظهر رصيدها فورًا.
- آخر يوم لقبول المصروفات: يطبّق آخر يوم لقبول المصروفات تحدده الشركة، مما يسهّل التخطيط لإقفال الفترة.
- النقل إلى Logo: يتم النقل إلى عائلة منتجات Logo، ومنها Logo Tiger، عبر أداة Masraff في Logo Store. يختار مستخدم من قسم المحاسبة المصروفات المعتمدة ويبدأ عملية النقل بنفسه.
تفاصيل النقل متاحة في صفحة تكامل Masraff مع Logo. ويمكنك القراءة عن العلاقة بين Masraff وLogo في مقالنا عن الشراكة المعتمدة في منظومة Logo Yazılım. وإلى جانب Logo، يوفّر Masraff التكامل مع أكثر من 20 نظامًا لتخطيط موارد المؤسسات والمحاسبة.
الأسئلة الشائعة
هل تُدخل مصروفات الموظف في Logo Tiger بمستند نقدية أم بمستند mahsup fişi؟
إذا دفع الموظف من ماله الخاص ولم يخرج نقد من صندوق الشركة في تلك اللحظة، يُسجَّل القيد بمستند mahsup fişi. ويُستخدم مستند الصندوق أو الدفع للقيد الثاني، عندما يُسدَّد المبلغ للموظف من الصندوق.
هل يُستخدم الحساب 195 أم 320 لمصروفات الموظف؟
إذا تسلّم الموظف سلفة عمل مسبقًا، فإن المصروف يُقفل الحساب 195 سلف العمل. ومن دون سلفة تصبح الشركة مدينة للموظف؛ وتتتبّع شركات كثيرة هذا الدين في حساب للموظف ضمن 320.
هل يمكن تسجيل فاتورة صادرة باسم الموظف كمصروف؟
تسجيل مستند صادر باسم الموظف كمصروف وخصم ضريبته مسألة خلافية؛ والطريق الأسلم هو استصدار المستند باسم الشركة. أكّد الحالات الخاصة مع مستشارك المالي.
كيف تُؤتمت عملية نقل المصروفات إلى Logo Tiger؟
إذا نُقلت المصروفات المعتمدة بعد تقسيمها على الحسابات، فلا حاجة إلى إدخال كل مستند يدويًا في Logo Tiger. في Masraff يختار مستخدم من قسم المحاسبة المصروفات المعتمدة في أداة Masraff في Logo Store ويبدأ النقل.