Как се осчетоводяват разходи на служител в Logo Tiger

Служител плаща паркинга със собствената си карта при посещение на клиент и в края на месеца носи бележката в счетоводството. В турска компания, която работи с Logo Tiger, правилното осчетоводяване на тази бележка зависи от три въпроса: по коя разходна сметка отива, може ли ДДС да се приспадне и дали компанията дължи сума на служителя, или се закрива предоставен аванс. Тази статия обяснява как се осчетоводяват разходи на служители в Logo Tiger, с примерна статия, контролен списък и правна основа.

С какъв документ се осчетоводяват разходите на служител в Logo Tiger?

В повечето компании разходите на служител се осчетоводяват в модула „Главна книга“ на Logo Tiger с прихващащ документ (mahsup fişi) с редове за разход, ДДС и сметка на служителя. Тъй като в този момент от компанията не излизат пари, не се използва касов приходен или разходен документ, а mahsup fişi.

На практика се срещат три подхода:

• Прихващащ документ (mahsup fişi): Позициите от разходния отчет се събират в един документ. Разходите се дебитират, ДДС се дебитира, сметката на служителя се кредитира. Това е най-честият подход.
• Чрез сметка на контрагент: Ако служителите са въведени в Logo Tiger като контрагенти (cari), разходът се записва като кредит по сметката на служителя, след което записът се прехвърля в главната книга. Така балансът на служителя се следи лесно от извлечението.
• Входяща фактура за услуга: Ако документът е фактура, издадена на името на компанията (например хотелска фактура), тя може да се въведе и през модула „Покупки“. Понеже е платил служителят, насрещната сметка отново е сметката на служителя.

Изборът зависи от сметкоплана и отчетните навици на компанията. Важното е един и същ вид разход да се осчетоводява по един и същ начин всеки месец.

Как трябва да изглежда счетоводната статия за разход на служител?

При разход на служител разходът се дебитира по сметка от група 7, а ДДС — по 191 „ДДС за приспадане“; общата сума се кредитира по сметката на служителя или по 195 „Служебни аванси“. Разходната сметка зависи от функцията: 760 „Разходи за маркетинг, продажби и дистрибуция“ за търговския екип, 770 „Общи административни разходи“ за централата. Номерата идват от Tekdüzen Hesap Planı — единния сметкоплан на Турция.

Статията по-долу е пример. Търговски представител при посещение на клиент е платил 120 TL за паркинг и 240 TL за канцеларски материали, с включен ДДС, без да е получил аванс. И двата документа са с 20% ДДС.

При възстановяването с отделна статия се дебитира сметката на служителя в 320 и се кредитира 102 „Банки“. Ако служителят е получил аванс, в кредит вместо 320 стои 195 „Служебни аванси“, а авансът се закрива със сумата на разхода. Разликата се връща от служителя или му се изплаща.

Воденето на служителите по подсметка на 320 е често срещан избор, но не единственият правилен. Адаптирайте реда към сметката, по която вашият сметкоплан води задълженията към служители.

Каква информация трябва да е готова преди осчетоводяването?

Преди осчетоводяването трябва да е ясно дали документът е издаден на компанията, каква е ставката на ДДС, кой е разходният център и какъв е кодът на служителя като контрагент. Ако нещо липсва, счетоводителят или оставя документа недовършен, или го записва по грешна сметка.

Контролен списък:

1. Вид и дата на документа: Фактура, e-Arşiv фактура, касова бележка или разходна бележка (gider pusulası)? В кой период попада датата?
2. На кого е издаден документът: Посочени ли са името и данъчният номер на компанията?
3. Ставка и сума на ДДС: Отделно ли е посочен ДДС? При няколко ставки всяка се въвежда на отделен ред.
4. Разходна сметка: Разходът отива ли по 760, 770 или друга сметка от група 7?
5. Разходен център и проект: Ако в Logo Tiger се използват разходни центрове, кой се посочва на реда?
6. Код на служителя: Съвпада ли картата на служителя в Logo Tiger с лицето в разходния отчет?
7. Аванс: Има ли служителят незакрит служебен аванс? Ако да, приспада ли се разходът от него?
8. Възможен KKEG: Има ли разход без валиден документ или непризнат по закон разход (KKEG)? Как се следят такива позиции, вижте в нашето ръководство за KKEG и задбалансовите сметки.

Каква е правната основа за осчетоводяване на разходи на служители?

В Турция осчетоводяването на разходи на служители се основава на Общото съобщение за прилагане на счетоводната система, въвело единния сметкоплан, както и на Данъчно-процесуалния закон и Закона за ДДС.

• Общо съобщение за прилагане на счетоводната система (№ 1): Обнародвано в Държавен вестник от 26.12.1992, в сила от 01.01.1994. Сметки 191, 195, 320, 760 и 770 са определени във въведения с него единен сметкоплан.
• Данъчно-процесуален закон № 213 (VUK): Разходът трябва да е документиран. Фактурата е уредена в чл. 229, разходната бележка — в чл. 234.
• Закон за ДДС № 3065: Приспадането на ДДС е уредено в чл. 29. Според чл. 34 ДДС за приспадане трябва да е посочен отделно във фактура или подобен документ.

Дали ДДС по документи на името на служителя може да се приспадне и как да се отчете разходът, зависи от конкретния случай. Потвърдете тези решения с вашия финансов консултант (mali müşavir).

Как работи това в Masraff?

В Masraff служителят въвежда разхода, той минава през одобрението и чрез правила за определяне на сметки се разделя на разход, ДДС и сметка на служителя. Счетоводителят не прави това разделяне ръчно за всяка бележка.

• Expense Policy Engine (механизъм за разходна политика): Лимитите и правилата по категории се прилагат още при въвеждане на разхода. Нарушението се показва като предупреждение или разходът се блокира.
• Advanced Approval (разширено одобрение): Процесът на одобрение се настройва по грейд и прагове, при нужда с делегиране.
• Детайлно определяне на ДДС и сметки: За всеки разход се определят три сметки: сумата без ДДС — по разходна сметка от група 7, ДДС — по 191, общата сума — по сметката на служителя 195 или 320. Сметката на служителя идва от настройката за код на контрагент на потребителя.
• Advance Request & Settlement (аванс и приспадане): Одобреният аванс се приспада срещу свързаните разходи, а остатъкът се вижда в реално време.
• Последен ден за приемане на разходи: Прилага определения от компанията последен ден за приемане на разходи, което улеснява планирането на приключването.
• Прехвърляне към Logo: Прехвърлянето към продуктите на Logo, включително Logo Tiger, става чрез уиджета на Masraff в Logo Store. Потребител от счетоводството избира одобрени разходи и стартира прехвърлянето.

Подробности за прехвърлянето има на страницата за интеграцията на Masraff с Logo. За връзката между Masraff и Logo прочетете в нашата статия за одобреното партньорство в екосистемата на Logo Yazılım. Освен с Logo, Masraff предлага интеграция с повече от 20 ERP и счетоводни системи.

Често задавани въпроси

С касов документ или с mahsup fişi се въвеждат разходите на служител в Logo Tiger?

Ако служителят е платил от собствени средства и в този момент от касата на компанията не са излезли пари, записът се прави с mahsup fişi. Касов или платежен документ се използва за втория запис, когато възстановяването се изплаща от касата.

Сметка 195 или 320 се използва за разходите на служител?

Ако служителят е получил служебен аванс предварително, разходът закрива сметка 195 „Служебни аванси“. Без аванс компанията дължи сумата на служителя; много компании водят това по сметка на служителя в 320.

Може ли фактура на името на служителя да се отчете като разход?

Отчитането като разход на документ на името на служителя и приспадането на ДДС по него е спорно; най-чистият път е документът да се издава на компанията. Особените случаи потвърдете с вашия финансов консултант.

Как да се автоматизира прехвърлянето на разходи в Logo Tiger?

Ако одобрените разходи се прехвърлят с вече направено разделяне по сметки, в Logo Tiger не се налага всеки документ да се въвежда ръчно. В Masraff потребител от счетоводството избира одобрени разходи в уиджета на Masraff в Logo Store и стартира прехвърлянето.