Mitarbeiterauslagen in Logo Tiger richtig buchen

Ein Mitarbeiter bezahlt beim Kundenbesuch das Parken mit seiner eigenen Karte und reicht den Beleg am Monatsende bei der Buchhaltung ein. In einem türkischen Unternehmen, das mit Logo Tiger arbeitet, hängt die richtige Buchung dieses Belegs von drei Fragen ab: Auf welches Aufwandskonto gehört er, ist die Vorsteuer abziehbar, und entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter oder wird ein Vorschuss ausgeglichen? Dieser Beitrag zeigt, wie Mitarbeiterauslagen in Logo Tiger gebucht werden, mit einer Beispielbuchung, einer Vorbereitungsliste und der Rechtsgrundlage.

Mit welchem Beleg werden Mitarbeiterauslagen in Logo Tiger gebucht?

In den meisten Unternehmen werden Mitarbeiterauslagen in Logo Tiger im Modul Hauptbuch mit einem Mahsup-Beleg (Umbuchungsbeleg) mit Aufwands-, Vorsteuer- und Mitarbeiterzeilen gebucht. Da in diesem Moment kein Bargeld abfließt, verwendet man keinen Kasseneinnahme- oder Kassenausgabebeleg, sondern einen Mahsup-Beleg.

In der Praxis gibt es drei Wege:

• Mahsup-Beleg: Die Positionen der Spesenabrechnung werden in einem Beleg zusammengefasst. Aufwandszeilen im Soll, Vorsteuer im Soll, Mitarbeiterkonto im Haben. Das ist der häufigste Weg.
• Über das Kontokorrent: Sind Mitarbeiter in Logo Tiger als Kontokorrentkonten (Cari) angelegt, wird die Auslage als Gutschrift auf dem Konto des Mitarbeiters erfasst und anschließend ins Hauptbuch übernommen. So lässt sich der Saldo des Mitarbeiters bequem im Kontoauszug verfolgen.
• Eingangsrechnung für Dienstleistungen: Ist der Beleg eine auf das Unternehmen ausgestellte Rechnung (etwa eine Hotelrechnung), kann sie auch über das Modul Einkauf erfasst werden. Weil der Mitarbeiter bezahlt hat, ist die Gegenbuchung trotzdem das Mitarbeiterkonto.

Welcher Weg passt, hängt vom Kontenplan und von den Berichtsgewohnheiten des Unternehmens ab. Wichtig ist, dass dieselbe Art von Auslage jeden Monat auf demselben Weg gebucht wird.

Wie sieht die Buchung einer Mitarbeiterauslage aus?

Bei einer Mitarbeiterauslage wird der Aufwand auf ein 7er-Konto und die Vorsteuer auf 191 Abziehbare Vorsteuer im Soll gebucht; der Gesamtbetrag geht ins Haben des Mitarbeiterkontos oder von 195 Geschäftsvorschüsse. Das Aufwandskonto richtet sich nach der Funktion: 760 Marketing-, Vertriebs- und Distributionsaufwand für das Vertriebsteam, 770 Allgemeine Verwaltungsaufwendungen für die Zentrale. Die Nummern stammen aus dem Tekdüzen Hesap Planı, dem einheitlichen türkischen Kontenrahmen.

Die folgende Buchung ist ein Beispiel. Ein Vertriebsmitarbeiter hat beim Kundenbesuch 120 TL für Parken und 240 TL für Büromaterial ausgegeben, jeweils inklusive Umsatzsteuer, und vorher keinen Vorschuss erhalten. Beide Belege weisen 20 % Umsatzsteuer aus.

Bei der Erstattung wird in einer separaten Buchung das Mitarbeiterkonto unter 320 belastet und 102 Banken entlastet. Hatte der Mitarbeiter einen Vorschuss erhalten, steht im Haben 195 Geschäftsvorschüsse statt 320, und der Vorschuss wird in Höhe der Auslage ausgeglichen. Eine Differenz wird entweder vom Mitarbeiter zurückgefordert oder an ihn ausgezahlt.

Mitarbeiter über ein Unterkonto von 320 zu führen, ist verbreitet, aber nicht die einzig richtige Lösung. Passen Sie diese Zeile an das Konto an, auf dem Ihr Kontenplan Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern führt.

Welche Angaben müssen vor der Buchung vorliegen?

Vor der Buchung sollte feststehen, ob der Beleg auf das Unternehmen ausgestellt ist, welcher Steuersatz gilt, welche Kostenstelle betroffen ist und welchen Kontokorrentcode der Mitarbeiter hat. Fehlt eine dieser Angaben, bleibt der Beleg liegen oder landet auf dem falschen Konto.

Checkliste:

1. Belegart und Datum: Rechnung, e-Arşiv-Rechnung, Kassenbon oder Ausgabenbeleg (gider pusulası)? In welche Periode fällt das Belegdatum?
2. Rechnungsempfänger: Stehen Firmenname und Steuernummer auf dem Beleg?
3. Steuersatz und Steuerbetrag: Ist die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen? Bei mehreren Sätzen wird jeder Satz als eigene Zeile erfasst.
4. Aufwandskonto: Geht die Ausgabe auf 760, 770 oder ein anderes 7er-Konto?
5. Kostenstelle und Projekt: Wenn in Logo Tiger Kostenstellen genutzt werden, welche gehört in die Zeile?
6. Kontokorrentcode des Mitarbeiters: Stimmt die Kontokarte in Logo Tiger mit der Person auf der Spesenabrechnung überein?
7. Vorschuss: Hat der Mitarbeiter einen offenen Geschäftsvorschuss? Wird die Auslage davon abgezogen?
8. Möglicher KKEG-Fall: Gibt es Ausgaben ohne gültigen Beleg oder steuerlich nicht abziehbare Posten (KKEG)? Wie diese geführt werden, erklärt unser Leitfaden zu KKEG und Memorandumkonten.

Was ist die Rechtsgrundlage für die Buchung von Mitarbeiterauslagen?

In der Türkei beruht die Buchung von Mitarbeiterauslagen auf dem Allgemeinen Kommuniqué zur Anwendung des Rechnungslegungssystems, das den einheitlichen Kontenrahmen einführte, sowie auf der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz.

• Allgemeines Kommuniqué zur Anwendung des Rechnungslegungssystems (Nr. 1): Veröffentlicht im Amtsblatt vom 26.12.1992, in Kraft seit 01.01.1994. Die Konten 191, 195, 320, 760 und 770 stammen aus dem darin eingeführten einheitlichen Kontenrahmen.
• Abgabenordnung Nr. 213 (VUK): Aufwand muss belegt sein. Die Rechnung regelt Art. 229, der Ausgabenbeleg Art. 234.
• Umsatzsteuergesetz Nr. 3065: Den Vorsteuerabzug regelt Art. 29. Nach Art. 34 muss die abziehbare Steuer auf einer Rechnung oder einem gleichwertigen Beleg gesondert ausgewiesen sein.

Ob die Vorsteuer aus Belegen auf den Namen des Mitarbeiters abziehbar ist und wie der Aufwand zu buchen ist, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie diese Entscheidungen mit Ihrem Steuerberater (mali müşavir).

Wie funktioniert das in Masraff?

In Masraff erfasst der Mitarbeiter die Auslage, sie durchläuft den Genehmigungsprozess und wird über Kontenfindungsregeln in Aufwand, Vorsteuer und Mitarbeiterkonto aufgeteilt. Die Buchhaltung muss diese Aufteilung nicht für jeden Beleg von Hand vornehmen.

• Expense Policy Engine: Kategoriebezogene Limits und Regeln greifen schon bei der Erfassung. Ein Regelverstoß wird als Warnung angezeigt oder die Auslage wird blockiert.
• Advanced Approval: Der Genehmigungsprozess lässt sich nach Stufe (Grade) und Schwellenwerten aufbauen, bei Bedarf mit Vertretung.
• Detaillierte Steuer- und Kontenfindung: Für jede Auslage werden drei Konten bestimmt: Nettobetrag auf ein 7er-Aufwandskonto, Vorsteuer auf 191, Gesamtbetrag auf das Mitarbeiterkonto 195 oder 320. Das Mitarbeiterkonto kommt aus der Einstellung des Kontokorrentcodes des Nutzers.
• Advance Request & Settlement: Ein genehmigter Vorschuss wird mit den zugehörigen Auslagen verrechnet, der Vorschusssaldo ist jederzeit aktuell sichtbar.
• Letzter Annahmetag für Auslagen: Setzt den vom Unternehmen festgelegten letzten Annahmetag durch und erleichtert so die Planung des Periodenabschlusses.
• Übertragung nach Logo: Die Übertragung an die Logo-Produktfamilie, einschließlich Logo Tiger, läuft über das Masraff-Widget im Logo Store. Ein Buchhaltungsnutzer wählt genehmigte Auslagen aus und startet die Übertragung.

Details zur Übertragung finden Sie auf der Seite zur Masraff-Logo-Integration. Über die Beziehung zwischen Masraff und Logo lesen Sie mehr in unserem Beitrag zur zertifizierten Ökosystem-Partnerschaft mit Logo Yazılım. Neben Logo bietet Masraff Integrationen mit mehr als 20 ERP- und Buchhaltungssystemen.

Häufig gestellte Fragen

Werden Mitarbeiterauslagen in Logo Tiger mit einem Kassenbeleg oder einem Mahsup-Beleg gebucht?

Hat der Mitarbeiter aus eigener Tasche bezahlt und ist in diesem Moment kein Geld aus der Firmenkasse abgeflossen, wird mit einem Mahsup-Beleg gebucht. Ein Kassen- oder Auszahlungsbeleg dient der zweiten Buchung, wenn die Erstattung aus der Kasse erfolgt.

Wird für Mitarbeiterauslagen Konto 195 oder 320 verwendet?

Hat der Mitarbeiter vorher einen Geschäftsvorschuss erhalten, gleicht die Auslage Konto 195 Geschäftsvorschüsse aus. Ohne Vorschuss schuldet das Unternehmen dem Mitarbeiter den Betrag; viele Unternehmen führen das auf einem Mitarbeiterkonto unter 320.

Kann eine auf den Mitarbeiter ausgestellte Rechnung als Aufwand gebucht werden?

Ob ein auf den Mitarbeiter ausgestellter Beleg als Aufwand gebucht und die Vorsteuer abgezogen werden darf, ist umstritten; am saubersten ist ein auf das Unternehmen ausgestellter Beleg. Sonderfälle klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie lässt sich die Übertragung von Auslagen nach Logo Tiger automatisieren?

Werden genehmigte Auslagen mit fertiger Kontenaufteilung übertragen, muss in Logo Tiger kein Beleg mehr von Hand erfasst werden. In Masraff wählt ein Buchhaltungsnutzer genehmigte Auslagen im Masraff-Widget im Logo Store aus und startet die Übertragung.