Как провести расходы сотрудника в Logo Tiger

Сотрудник оплачивает парковку своей картой во время визита к клиенту и в конце месяца приносит чек в бухгалтерию. В турецкой компании, которая работает в Logo Tiger, правильная проводка этого чека зависит от трёх вопросов: на какой счёт затрат он относится, можно ли принять НДС к вычету и возникает ли долг перед сотрудником или закрывается выданный аванс. В статье показано, как расходы сотрудников проводятся в Logo Tiger, с примером проводки, чек-листом подготовки и правовой основой.

Каким документом проводятся расходы сотрудника в Logo Tiger?

В большинстве компаний расходы сотрудника проводятся в модуле «Главная книга» Logo Tiger зачётным документом (mahsup fişi) со строками затрат, НДС и счёта сотрудника. Поскольку в этот момент деньги из компании не уходят, используется не приходный или расходный кассовый документ, а именно mahsup fişi.

На практике встречаются три варианта:

• Зачётный документ (mahsup fişi): Все позиции авансового отчёта собираются в один документ. Затраты — по дебету, НДС — по дебету, счёт сотрудника — по кредиту. Это самый распространённый способ.
• Через счёт контрагента: Если сотрудники заведены в Logo Tiger как контрагенты (cari), расход отражается по кредиту счёта сотрудника, а затем эта запись переносится в главную книгу. Так баланс сотрудника удобно отслеживать по выписке.
• Входящий счёт за услуги: Если документ — счёт-фактура, выписанная на компанию (например, счёт отеля), его можно ввести и через модуль «Закупки». Поскольку платил сотрудник, корреспондирующим счётом всё равно остаётся счёт сотрудника.

Выбор зависит от плана счетов компании и принятой отчётности. Главное — чтобы расходы одного типа каждый месяц проводились одинаково.

Как должна выглядеть проводка по расходу сотрудника?

В проводке по расходу сотрудника затраты относятся в дебет счёта группы 7, НДС — в дебет 191 «НДС к вычету»; общая сумма — в кредит счёта сотрудника или 195 «Рабочие авансы». Счёт затрат зависит от функции: 760 «Расходы на маркетинг, продажи и сбыт» для отдела продаж, 770 «Общие административные расходы» для головного офиса. Номера счетов взяты из Tekdüzen Hesap Planı — единого плана счетов Турции.

Проводка ниже — пример. Торговый представитель во время визита к клиенту потратил 120 TL на парковку и 240 TL на канцтовары, включая НДС, и аванса заранее не получал. В обоих документах ставка НДС 20%.

При возмещении отдельной проводкой счёт сотрудника в 320 дебетуется, а 102 «Банки» кредитуется. Если сотрудник получал аванс, в кредит вместо 320 идёт 195 «Рабочие авансы», и аванс закрывается на сумму расходов. Разница либо возвращается сотрудником, либо выплачивается ему.

Учёт сотрудников на субсчёте 320 — распространённый выбор, но не единственно верный. Адаптируйте эту строку под счёт, на котором ваш план счетов учитывает задолженность перед сотрудниками.

Какие данные нужны до проводки?

До проводки должно быть ясно, выписан ли документ на компанию, какая ставка НДС, какое место возникновения затрат и какой код контрагента у сотрудника. Если чего-то не хватает, бухгалтер либо откладывает документ, либо проводит его не на тот счёт.

Чек-лист:

1. Тип и дата документа: Счёт-фактура, e-Arşiv, кассовый чек или расходная квитанция (gider pusulası)? В какой период попадает дата документа?
2. На кого выписан документ: Указаны ли название компании и её налоговый номер?
3. Ставка и сумма НДС: Выделен ли НДС отдельно? Если ставок несколько, каждая вводится отдельной строкой.
4. Счёт затрат: Расход идёт на 760, 770 или другой счёт группы 7?
5. Место возникновения затрат и проект: Если в Logo Tiger используются места возникновения затрат, какое указать в строке?
6. Код контрагента сотрудника: Совпадает ли карточка сотрудника в Logo Tiger с человеком в авансовом отчёте?
7. Аванс: Есть ли у сотрудника незакрытый рабочий аванс? Если да, вычитается ли расход из него?
8. Возможный KKEG: Есть ли траты без надлежащего документа или статьи, не принимаемые к вычету по закону (KKEG)? Как их учитывать, рассказано в нашем руководстве по KKEG и забалансовым счетам.

Какова правовая основа учёта расходов сотрудников?

В Турции учёт расходов сотрудников основан на Общем коммюнике о применении системы бухгалтерского учёта, которое ввело единый план счетов, а также на Налогово-процессуальном кодексе и Законе об НДС.

• Общее коммюнике о применении системы бухгалтерского учёта (№ 1): Опубликовано в Официальной газете от 26.12.1992, действует с 01.01.1994. Счета 191, 195, 320, 760 и 770 определены в введённом им едином плане счетов.
• Налогово-процессуальный кодекс № 213 (VUK): Расход должен подтверждаться документом. Счёт-фактура регулируется статьёй 229, расходная квитанция — статьёй 234.
• Закон об НДС № 3065: Вычет НДС регулируется статьёй 29. Согласно статье 34, НДС к вычету должен быть отдельно указан в счёте-фактуре или аналогичном документе.

Можно ли принять к вычету НДС по документам на имя сотрудника и как учитывать такой расход, зависит от конкретной ситуации. Согласуйте эти решения со своим финансовым консультантом (mali müşavir).

Как это работает в Masraff?

В Masraff сотрудник вводит расход, он проходит согласование и по правилам определения счетов разделяется на затраты, НДС и счёт сотрудника. Бухгалтеру не нужно делать это разделение вручную для каждого чека.

• Expense Policy Engine (движок политики расходов): Лимиты и правила по категориям срабатывают уже при вводе расхода. Нарушение показывается как предупреждение, либо расход блокируется.
• Advanced Approval (расширенное согласование): Маршрут согласования настраивается по грейдам и порогам, при необходимости с делегированием.
• Детальное определение НДС и счетов: Для каждого расхода определяются три счёта: сумма без НДС — на счёт затрат группы 7, НДС — на 191, общая сумма — на счёт сотрудника 195 или 320. Счёт сотрудника берётся из настройки кода контрагента пользователя.
• Advance Request & Settlement (аванс и его зачёт): Утверждённый аванс зачитывается против связанных расходов, остаток аванса виден в реальном времени.
• Последний день приёма расходов: Применяет установленный компанией последний день приёма расходов, что упрощает планирование закрытия периода.
• Передача в Logo: Передача в продукты семейства Logo, включая Logo Tiger, выполняется через виджет Masraff в Logo Store. Пользователь бухгалтерии выбирает утверждённые расходы и запускает передачу.

Подробности передачи — на странице интеграции Masraff с Logo. Об отношениях Masraff и Logo читайте в нашей статье о сертифицированном партнёрстве в экосистеме Logo Yazılım. Помимо Logo, Masraff интегрируется с более чем 20 ERP и учётными системами.

Часто задаваемые вопросы

Расходы сотрудника в Logo Tiger вводятся кассовым документом или mahsup fişi?

Если сотрудник заплатил из своих средств и из кассы компании в этот момент деньги не выдавались, проводка делается зачётным документом (mahsup fişi). Кассовый или платёжный документ используется для второй проводки, когда возмещение выдаётся из кассы.

Какой счёт использовать для расходов сотрудника: 195 или 320?

Если сотрудник заранее получил рабочий аванс, расход закрывает счёт 195 «Рабочие авансы». Без аванса компания становится должна сотруднику; многие компании учитывают этот долг на счёте сотрудника в 320.

Можно ли учесть в расходах счёт, выписанный на имя сотрудника?

Учёт документа на имя сотрудника в расходах и вычет НДС по нему — спорный вопрос; надёжнее всего получать документ на компанию. Особые случаи согласуйте со своим финансовым консультантом.

Как автоматизировать передачу расходов в Logo Tiger?

Если утверждённые расходы передаются уже с разделением по счетам, в Logo Tiger не нужно вручную вводить каждый документ. В Masraff пользователь бухгалтерии выбирает утверждённые расходы в виджете Masraff в Logo Store и запускает передачу.