Cheltuielile angajaților în Logo Tiger: înregistrare

Un angajat plătește parcarea cu propriul card în timpul unei vizite la client și aduce bonul la contabilitate la sfârșitul lunii. Într-o companie din Turcia care lucrează cu Logo Tiger, înregistrarea corectă a acestui bon depinde de trei întrebări: în ce cont de cheltuieli intră, dacă TVA-ul este deductibil și dacă firma îi datorează acum bani angajatului sau se închide un avans deja acordat. Articolul explică cum se înregistrează cheltuielile angajaților în Logo Tiger, cu o notă contabilă model, o listă de pregătire și baza legală.

Cu ce document se înregistrează cheltuielile angajaților în Logo Tiger?

În majoritatea companiilor, cheltuielile angajaților se înregistrează în modulul Contabilitate generală din Logo Tiger cu un document de compensare (mahsup fişi) cu rânduri pentru cheltuială, TVA și contul angajatului. Deoarece în acel moment nu ies bani din firmă, nu se folosește un document de încasare sau de plată, ci un mahsup fişi.

În practică există trei variante:

• Document de compensare (mahsup fişi): Pozițiile din decontul de cheltuieli sunt adunate într-un singur document. Cheltuielile pe debit, TVA pe debit, contul angajatului pe credit. Este metoda cea mai des folosită.
• Prin contul curent: Dacă angajații sunt definiți în Logo Tiger ca și conturi curente (cari), cheltuiala se înregistrează în creditul contului angajatului, iar apoi înregistrarea este preluată în contabilitatea generală. Soldul angajatului se urmărește astfel ușor din extras.
• Factură de servicii primită: Dacă documentul este o factură emisă pe numele firmei (de exemplu, o factură de hotel), poate fi introdusă și din modulul Achiziții. Pentru că a plătit angajatul, contrapartida rămâne tot contul angajatului.

Alegerea depinde de planul de conturi și de obiceiurile de raportare ale firmei. Important este ca același tip de cheltuială să fie înregistrat la fel în fiecare lună.

Cum trebuie să arate nota contabilă pentru cheltuiala unui angajat?

În nota contabilă pentru cheltuiala unui angajat, cheltuiala se debitează într-un cont din grupa 7, iar TVA-ul în 191 TVA deductibilă; totalul se creditează în contul angajatului sau în 195 Avansuri de lucru. Contul de cheltuieli depinde de funcție: 760 Cheltuieli de marketing, vânzare și distribuție pentru echipa de vânzări, 770 Cheltuieli generale de administrație pentru sediu. Codurile provin din Tekdüzen Hesap Planı, planul de conturi uniform al Turciei.

Nota de mai jos este un exemplu. Un agent de vânzări a cheltuit 120 TL pe parcare și 240 TL pe papetărie, cu TVA inclus, în timpul unei vizite la client, fără să fi primit avans. Ambele documente au TVA de 20%.

La rambursare, o notă separată debitează contul angajatului din 320 și creditează 102 Bănci. Dacă angajatul primise un avans, pe credit apare 195 Avansuri de lucru în loc de 320, iar avansul se închide cu suma cheltuielii. Diferența fie se recuperează de la angajat, fie i se plătește.

Urmărirea angajaților într-un subcont al lui 320 este o alegere frecventă, dar nu singura corectă. Adaptați acest rând la contul în care planul dumneavoastră de conturi ține datoriile față de angajați.

Ce informații trebuie pregătite înainte de înregistrare?

Înainte de înregistrare trebuie să fie clar dacă documentul este emis pe numele firmei, ce cotă de TVA se aplică, ce centru de cost este vizat și care este codul de cont curent al angajatului. Dacă lipsește ceva, contabilul lasă documentul neterminat sau îl înregistrează în contul greșit.

Checklist:

1. Tipul și data documentului: Factură, factură e-Arşiv, bon fiscal sau borderou de cheltuieli (gider pusulası)? În ce perioadă cade data?
2. Pe numele cui este emis: Apar pe document denumirea și codul fiscal al firmei?
3. Cota și suma TVA: Este TVA-ul evidențiat separat? La mai multe cote, fiecare cotă se introduce pe un rând separat.
4. Contul de cheltuieli: Cheltuiala merge în 760, 770 sau alt cont din grupa 7?
5. Centru de cost și proiect: Dacă în Logo Tiger se folosesc centre de cost, care se trece pe rând?
6. Codul angajatului: Fișa de cont curent din Logo Tiger corespunde persoanei din decont?
7. Avans: Are angajatul un avans de lucru deschis? Dacă da, cheltuiala se scade din el?
8. Posibil KKEG: Există cheltuieli fără document valabil sau elemente nedeductibile prin lege (KKEG)? Cum se urmăresc acestea aflați din ghidul nostru despre KKEG și conturile în afara bilanțului.

Care este baza legală pentru înregistrarea cheltuielilor angajaților?

În Turcia, înregistrarea cheltuielilor angajaților se bazează pe Comunicatul general privind aplicarea sistemului contabil, care a introdus planul de conturi uniform, precum și pe Codul de procedură fiscală și Legea TVA.

• Comunicatul general privind aplicarea sistemului contabil (nr. 1): Publicat în Monitorul Oficial din 26.12.1992, în vigoare de la 01.01.1994. Conturile 191, 195, 320, 760 și 770 sunt definite în planul de conturi uniform introdus de acesta.
• Codul de procedură fiscală nr. 213 (VUK): Cheltuiala trebuie să fie susținută de un document. Factura este reglementată la art. 229, borderoul de cheltuieli la art. 234.
• Legea TVA nr. 3065: Deducerea TVA este reglementată la art. 29. Potrivit art. 34, TVA-ul deductibil trebuie să fie evidențiat separat pe factură sau pe un document similar.

Dacă TVA-ul de pe documentele emise pe numele angajatului este deductibil și cum se înregistrează cheltuiala depinde de situația concretă. Confirmați aceste decizii cu consultantul dumneavoastră fiscal (mali müşavir).

Cum funcționează în Masraff?

În Masraff, angajatul introduce cheltuiala, aceasta trece prin fluxul de aprobare, iar regulile de determinare a conturilor o împart în cheltuială, TVA și contul angajatului. Contabilul nu trebuie să facă manual această împărțire pentru fiecare bon.

• Expense Policy Engine (motorul politicii de cheltuieli): Limitele și regulile pe categorii se aplică încă de la introducerea cheltuielii. O încălcare este afișată ca avertisment sau cheltuiala este blocată.
• Advanced Approval (aprobare avansată): Fluxul de aprobare se configurează pe grad și praguri, cu delegare atunci când este nevoie.
• Determinare detaliată a TVA și a conturilor: Pentru fiecare cheltuială se stabilesc trei conturi: baza într-un cont de cheltuieli din grupa 7, TVA-ul în 191, totalul în contul angajatului 195 sau 320. Contul angajatului provine din setarea codului de cont curent al utilizatorului.
• Advance Request & Settlement (avans și decontare): Avansul aprobat se decontează cu cheltuielile aferente, iar soldul se vede în timp real.
• Ultima zi de acceptare a cheltuielilor: Aplică ultima zi de acceptare a cheltuielilor stabilită de firmă, ceea ce ușurează planificarea închiderii perioadei.
• Transfer către Logo: Transferul către familia Logo, inclusiv Logo Tiger, se face prin widgetul Masraff din Logo Store. Un utilizator din contabilitate selectează cheltuielile aprobate și pornește transferul.

Detaliile transferului se găsesc pe pagina integrării Masraff cu Logo. Despre relația dintre Masraff și Logo puteți citi în articolul nostru despre parteneriatul certificat din ecosistemul Logo Yazılım. Pe lângă Logo, Masraff oferă integrare cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate.

Întrebări frecvente

În Logo Tiger, cheltuielile angajaților se înregistrează cu document de casă sau cu mahsup fişi?

Dacă angajatul a plătit din buzunar și în acel moment nu au ieșit bani din casieria firmei, înregistrarea se face cu mahsup fişi. Documentul de casă sau de plată se folosește pentru a doua înregistrare, când angajatul este rambursat din casierie.

Pentru cheltuielile angajaților se folosește contul 195 sau 320?

Dacă angajatul a primit dinainte un avans de lucru, cheltuiala închide contul 195 Avansuri de lucru. Fără avans, firma îi datorează suma angajatului; multe firme urmăresc această datorie într-un cont al angajatului din 320.

Poate fi înregistrată ca cheltuială o factură emisă pe numele angajatului?

Înregistrarea ca cheltuială a unui document emis pe numele angajatului și deducerea TVA-ului sunt discutabile; varianta cea mai curată este ca documentul să fie emis pe numele firmei. Confirmați cazurile speciale cu consultantul fiscal.

Cum se automatizează transferul cheltuielilor în Logo Tiger?

Dacă cheltuielile aprobate sunt transferate cu împărțirea pe conturi deja făcută, în Logo Tiger nu mai trebuie introdus manual fiecare document. În Masraff, un utilizator din contabilitate selectează cheltuielile aprobate în widgetul Masraff din Logo Store și pornește transferul.