Comptabiliser les frais des salariés dans Logo Tiger

Un salarié paie le parking avec sa propre carte lors d'une visite client et remet le ticket à la comptabilité en fin de mois. Dans une entreprise turque qui utilise Logo Tiger, bien comptabiliser ce ticket dépend de trois questions : sur quel compte de charges il va, si la TVA est déductible, et si l'entreprise doit désormais de l'argent au salarié ou si une avance déjà versée est soldée. Cet article explique comment les frais des salariés sont comptabilisés dans Logo Tiger, avec une écriture type, une liste de préparation et la base légale.

Avec quelle pièce les frais des salariés sont-ils comptabilisés dans Logo Tiger ?

Dans la plupart des entreprises, les frais des salariés sont comptabilisés dans le module Comptabilité générale de Logo Tiger avec une pièce de compensation (mahsup fişi) comportant des lignes de charges, de TVA et de compte salarié. Comme aucune somme ne sort de l'entreprise à ce moment-là, on n'utilise pas une pièce d'encaissement ou de décaissement, mais un mahsup fişi.

Trois approches existent en pratique :

• Pièce de compensation (mahsup fişi) : Les lignes de la note de frais sont regroupées dans une seule pièce. Les charges au débit, la TVA au débit, le compte du salarié au crédit. C'est la méthode la plus courante.
• Par le compte tiers : Si les salariés sont créés comme comptes tiers (cari) dans Logo Tiger, la dépense est enregistrée au crédit du compte du salarié, puis cette écriture est reportée en comptabilité générale. Le solde du salarié se suit alors facilement sur son relevé.
• Facture de prestation reçue : Si le justificatif est une facture établie au nom de l'entreprise (une facture d'hôtel, par exemple), elle peut aussi être saisie dans le module Achats. Comme c'est le salarié qui a payé, la contrepartie reste le compte du salarié.

Le choix dépend du plan comptable et des habitudes de reporting de l'entreprise. L'essentiel est que le même type de frais soit comptabilisé de la même façon chaque mois.

À quoi doit ressembler l'écriture d'une note de frais ?

Dans l'écriture d'une note de frais, la charge est débitée sur un compte de la classe 7 et la TVA sur le 191 TVA déductible ; le total est crédité au compte du salarié ou au 195 Avances de travail. Le compte de charges dépend de la fonction : 760 Frais de marketing, de vente et de distribution pour l'équipe commerciale, 770 Frais généraux d'administration pour le siège. Les numéros viennent du Tekdüzen Hesap Planı, le plan comptable uniforme de Turquie.

L'écriture ci-dessous est un exemple. Un commercial a dépensé 120 TL de parking et 240 TL de fournitures, TVA comprise, lors d'une visite client, sans avoir reçu d'avance. Les deux justificatifs portent une TVA de 20 %.

Lors du remboursement, une écriture distincte débite le compte du salarié en 320 et crédite le 102 Banques. Si le salarié avait reçu une avance, le crédit est porté au 195 Avances de travail au lieu du 320, et l'avance est soldée à hauteur des frais. L'écart est soit récupéré auprès du salarié, soit versé à celui-ci.

Suivre les salariés dans un sous-compte du 320 est un choix courant, mais pas le seul correct. Adaptez cette ligne au compte que votre plan comptable utilise pour les dettes envers les salariés.

Quelles informations préparer avant l'écriture ?

Avant l'écriture, il faut savoir si le justificatif est au nom de l'entreprise, quel taux de TVA s'applique, quel centre de coûts est concerné et quel est le code tiers du salarié. S'il manque un élément, le comptable laisse la pièce en suspens ou l'impute sur le mauvais compte.

Check-list :

1. Type et date du justificatif : Facture, facture e-Arşiv, ticket de caisse ou bordereau de dépense (gider pusulası) ? Dans quelle période tombe la date ?
2. Destinataire du justificatif : La raison sociale et le numéro fiscal de l'entreprise y figurent-ils ?
3. Taux et montant de TVA : La TVA est-elle indiquée séparément ? Sur un justificatif à plusieurs taux, chaque taux fait l'objet d'une ligne.
4. Compte de charges : La dépense va-t-elle au 760, au 770 ou à un autre compte de la classe 7 ?
5. Centre de coûts et projet : Si Logo Tiger utilise des centres de coûts, lequel mettre sur la ligne ?
6. Code tiers du salarié : La fiche tiers dans Logo Tiger correspond-elle à la personne de la note de frais ?
7. Avance : Le salarié a-t-il une avance de travail non soldée ? Si oui, les frais s'imputent-ils dessus ?
8. KKEG possible : Y a-t-il une dépense sans justificatif valable ou une charge non déductible par la loi (KKEG) ? Pour savoir comment les suivre, consultez notre guide sur les KKEG et les comptes d'ordre.

Quelle est la base légale de la comptabilisation des frais des salariés ?

En Turquie, la comptabilisation des frais des salariés repose sur le Communiqué général d'application du système comptable, qui a introduit le plan comptable uniforme, ainsi que sur le Code de procédure fiscale et la loi sur la TVA.

• Communiqué général d'application du système comptable (n° 1) : Publié au Journal officiel du 26.12.1992, en vigueur depuis le 01.01.1994. Les comptes 191, 195, 320, 760 et 770 sont définis dans le plan comptable uniforme qu'il a introduit.
• Code de procédure fiscale n° 213 (VUK) : Une charge doit être justifiée par un document. La facture est régie par l'article 229, le bordereau de dépense par l'article 234.
• Loi sur la TVA n° 3065 : La déduction de TVA est régie par l'article 29. Selon l'article 34, la TVA déductible doit figurer séparément sur une facture ou un document équivalent.

La déductibilité de la TVA sur des justificatifs au nom du salarié et le traitement de la charge dépendent du cas concret. Validez ces décisions avec votre conseiller fiscal (mali müşavir).

Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?

Dans Masraff, le salarié saisit la dépense, celle-ci passe par le circuit d'approbation et des règles de détermination des comptes la répartissent entre charge, TVA et compte du salarié. Le comptable n'a pas à faire cette répartition à la main pour chaque ticket.

• Expense Policy Engine (moteur de politique de dépenses) : Les plafonds et règles par catégorie s'appliquent dès la saisie. Une infraction s'affiche comme avertissement ou la dépense est bloquée.
• Advanced Approval (approbation avancée) : Le circuit d'approbation se paramètre par grade et par seuils, avec délégation si nécessaire.
• Détermination détaillée de la TVA et des comptes : Trois comptes sont déterminés pour chaque dépense : le hors-taxe sur un compte de charges de la classe 7, la TVA sur le 191, le total sur le compte salarié 195 ou 320. Le compte salarié provient du paramètre de code tiers de l'utilisateur.
• Advance Request & Settlement (avance et régularisation) : L'avance approuvée est régularisée avec les dépenses correspondantes et son solde est suivi en temps réel.
• Dernier jour d'acceptation des dépenses : Applique la date limite d'acceptation des dépenses fixée par l'entreprise, ce qui facilite la planification de la clôture.
• Transfert vers Logo : Le transfert vers la gamme Logo, dont Logo Tiger, passe par le widget Masraff du Logo Store. Un utilisateur de la comptabilité sélectionne les dépenses approuvées et lance le transfert.

Les détails du transfert figurent sur la page de l'intégration Masraff avec Logo. Pour la relation entre Masraff et Logo, lisez notre article sur le partenariat certifié dans l'écosystème Logo Yazılım. Au-delà de Logo, Masraff s'intègre à plus de 20 ERP et logiciels comptables.

Questions fréquentes

Dans Logo Tiger, les frais des salariés se saisissent-ils avec une pièce de caisse ou un mahsup fişi ?

Si le salarié a payé de sa poche et qu'aucune somme n'est sortie de la caisse de l'entreprise à ce moment-là, l'écriture se fait avec un mahsup fişi. Une pièce de caisse ou de paiement sert à la seconde écriture, lorsque le salarié est remboursé en espèces.

Faut-il utiliser le compte 195 ou le 320 pour les frais des salariés ?

Si le salarié a reçu une avance de travail au préalable, les frais soldent le compte 195 Avances de travail. Sans avance, l'entreprise doit la somme au salarié ; beaucoup d'entreprises la suivent sur un compte salarié sous le 320.

Une facture au nom du salarié peut-elle être comptabilisée en charge ?

Comptabiliser en charge un justificatif au nom du salarié et en déduire la TVA est discutable ; le plus sûr est de faire établir le document au nom de l'entreprise. Validez les cas particuliers avec votre conseiller fiscal.

Comment automatiser le transfert des frais vers Logo Tiger ?

Si les dépenses approuvées sont transférées avec la ventilation par compte déjà faite, aucune pièce n'est à ressaisir dans Logo Tiger. Dans Masraff, un utilisateur de la comptabilité sélectionne les dépenses approuvées dans le widget Masraff du Logo Store et lance le transfert.