Cómo registrar gastos de empleados en Logo Tiger

Un empleado paga el aparcamiento con su propia tarjeta durante una visita a un cliente y a fin de mes lleva el tique a contabilidad. En una empresa turca que trabaja con Logo Tiger, registrar bien ese tique depende de tres preguntas: a qué cuenta de gasto va, si el IVA es deducible y si la empresa pasa a deber dinero al empleado o se cierra un anticipo ya entregado. Este artículo explica cómo se registran los gastos de empleados en Logo Tiger, con un asiento de ejemplo, una lista de preparación y la base legal.

¿Con qué comprobante se registran los gastos de empleados en Logo Tiger?

En la mayoría de las empresas, los gastos de empleados se registran en el módulo de Contabilidad General de Logo Tiger con un comprobante de compensación (mahsup fişi) con líneas de gasto, IVA y cuenta del empleado. Como en ese momento no sale dinero de la empresa, no se usa un comprobante de cobro ni de pago, sino un mahsup fişi.

En la práctica hay tres caminos:

• Comprobante de compensación (mahsup fişi): Las partidas de la nota de gastos se reúnen en un solo comprobante. Los gastos van al debe, el IVA al debe y la cuenta del empleado al haber. Es el método más habitual.
• A través de la cuenta corriente: Si los empleados están dados de alta en Logo Tiger como cuentas corrientes (cari), el gasto se registra como abono en la cuenta del empleado y ese registro se traslada después a la contabilidad. Así el saldo del empleado se sigue fácilmente en el extracto.
• Factura de servicios recibida: Si el documento es una factura emitida a nombre de la empresa (por ejemplo, la de un hotel), también puede introducirse desde el módulo de Compras. Como pagó el empleado, la contrapartida sigue siendo la cuenta del empleado.

La elección depende del plan de cuentas y de los hábitos de reporte de la empresa. Lo importante es que el mismo tipo de gasto se registre igual todos los meses.

¿Cómo debe ser el asiento contable de un gasto de empleado?

En el asiento de un gasto de empleado, el gasto se carga en una cuenta del grupo 7 y el IVA en la 191 IVA deducible; el total se abona a la cuenta del empleado o a la 195 Anticipos de trabajo. La cuenta de gasto depende de la función: 760 Gastos de marketing, ventas y distribución para el equipo comercial, 770 Gastos generales de administración para la oficina central. Los códigos proceden del Tekdüzen Hesap Planı, el plan de cuentas uniforme de Turquía.

El asiento siguiente es un ejemplo. Un comercial gastó 120 TL en aparcamiento y 240 TL en material de oficina, IVA incluido, durante una visita a un cliente y no había recibido anticipo. Ambos documentos llevan un IVA del 20 %.

Al reembolsar al empleado, un asiento aparte carga la cuenta del empleado en la 320 y abona la 102 Bancos. Si el empleado había recibido un anticipo, el haber es la 195 Anticipos de trabajo en lugar de la 320, y el anticipo se cierra por el importe del gasto. La diferencia se recupera del empleado o se le paga.

Llevar a los empleados en una subcuenta de la 320 es una opción habitual, pero no la única correcta. Adapte esta línea a la cuenta que use su plan de cuentas para lo que se debe a los empleados.

¿Qué información debe estar lista antes del asiento?

Antes del asiento debe estar claro si el documento está a nombre de la empresa, qué tipo de IVA aplica, qué centro de coste corresponde y cuál es el código de cuenta corriente del empleado. Si falta algo, el contable deja el comprobante a medias o lo registra en la cuenta equivocada.

Checklist:

1. Tipo y fecha del documento: ¿Factura, factura e-Arşiv, tique de venta al por menor o recibo de gasto (gider pusulası)? ¿En qué periodo cae la fecha?
2. A nombre de quién está: ¿Aparecen la razón social y el número fiscal de la empresa?
3. Tipo e importe del IVA: ¿Está el IVA desglosado? Si hay varios tipos, cada uno se introduce en su propia línea.
4. Cuenta de gasto: ¿El gasto va a la 760, a la 770 o a otra cuenta del grupo 7?
5. Centro de coste y proyecto: Si en Logo Tiger se usan centros de coste, ¿cuál va en la línea?
6. Código del empleado: ¿La ficha de cuenta corriente en Logo Tiger coincide con la persona de la nota de gastos?
7. Anticipo: ¿Tiene el empleado un anticipo de trabajo abierto? Si lo tiene, ¿el gasto se descuenta de él?
8. Posible KKEG: ¿Hay gastos sin documento válido o partidas no deducibles por ley (KKEG)? Para ver cómo seguirlas, consulte nuestra guía sobre KKEG y cuentas de orden.

¿Cuál es la base legal del registro de gastos de empleados?

En Turquía, el registro de gastos de empleados se basa en el Comunicado General de Aplicación del Sistema Contable, que introdujo el plan de cuentas uniforme, junto con la Ley de Procedimiento Tributario y la Ley del IVA.

• Comunicado General de Aplicación del Sistema Contable (n.º 1): Publicado en el Boletín Oficial del 26.12.1992 y vigente desde el 01.01.1994. Las cuentas 191, 195, 320, 760 y 770 se definen en el plan de cuentas uniforme que introdujo.
• Ley de Procedimiento Tributario n.º 213 (VUK): El gasto debe estar respaldado por un documento. La factura se regula en el art. 229 y el recibo de gasto en el art. 234.
• Ley del IVA n.º 3065: La deducción del IVA se regula en el art. 29. Según el art. 34, el IVA deducible debe figurar por separado en la factura o documento similar.

Si el IVA de documentos a nombre del empleado es deducible y cómo debe registrarse el gasto depende de cada caso. Confirme estas decisiones con su asesor fiscal (mali müşavir).

¿Cómo funciona en Masraff?

En Masraff, el empleado registra el gasto, este pasa por el flujo de aprobación y las reglas de determinación de cuentas lo dividen en gasto, IVA y cuenta del empleado. El contable no tiene que hacer esa división a mano para cada tique.

• Expense Policy Engine (motor de políticas de gasto): Los límites y reglas por categoría se aplican al introducir el gasto. Una infracción se muestra como aviso o el gasto se bloquea.
• Advanced Approval (aprobación avanzada): El flujo de aprobación se configura por grado y umbrales, con delegación cuando hace falta.
• Determinación detallada de IVA y cuentas: Para cada gasto se determinan tres cuentas: la base a una cuenta de gasto del grupo 7, el IVA a la 191 y el total a la cuenta del empleado 195 o 320. La cuenta del empleado sale de la configuración del código de cuenta corriente del usuario.
• Advance Request & Settlement (anticipo y liquidación): El anticipo aprobado se liquida contra los gastos relacionados y el saldo del anticipo se ve en tiempo real.
• Último día de aceptación de gastos: Aplica el último día de aceptación de gastos fijado por la empresa, lo que facilita planificar el cierre del periodo.
• Transferencia a Logo: La transferencia a la familia Logo, incluido Logo Tiger, se hace mediante el widget de Masraff en Logo Store. Un usuario de contabilidad selecciona los gastos aprobados e inicia la transferencia.

Los detalles de la transferencia están en la página de la integración de Masraff con Logo. Sobre la relación entre Masraff y Logo, lea nuestro artículo sobre la alianza certificada en el ecosistema de Logo Yazılım. Además de Logo, Masraff se integra con más de 20 sistemas ERP y contables.

Preguntas frecuentes

¿Los gastos de empleados se registran en Logo Tiger con un comprobante de caja o con un mahsup fişi?

Si el empleado pagó de su bolsillo y en ese momento no salió dinero de la caja de la empresa, el asiento se hace con un mahsup fişi. El comprobante de caja o de pago se usa para el segundo asiento, cuando se reembolsa al empleado desde la caja.

¿Se usa la cuenta 195 o la 320 para los gastos de empleados?

Si el empleado recibió antes un anticipo de trabajo, el gasto cierra la cuenta 195 Anticipos de trabajo. Sin anticipo, la empresa le debe el importe; muchas empresas lo siguen en una cuenta del empleado dentro de la 320.

¿Se puede registrar como gasto una factura a nombre del empleado?

Registrar como gasto un documento a nombre del empleado y deducir su IVA es discutible; lo más limpio es que el documento se emita a nombre de la empresa. Confirme los casos especiales con su asesor fiscal.

¿Cómo se automatiza la transferencia de gastos a Logo Tiger?

Si los gastos aprobados se transfieren con la división por cuentas ya hecha, no hay que introducir cada comprobante a mano en Logo Tiger. En Masraff, un usuario de contabilidad selecciona los gastos aprobados en el widget de Masraff en Logo Store e inicia la transferencia.