Come registrare le spese dei dipendenti in Logo Tiger

Un dipendente paga il parcheggio con la propria carta durante una visita a un cliente e a fine mese porta lo scontrino in contabilità. In un'azienda turca che usa Logo Tiger, registrare correttamente quello scontrino dipende da tre domande: su quale conto di costo va, se l'IVA è detraibile e se l'azienda ora deve dei soldi al dipendente oppure si chiude un anticipo già versato. Questo articolo spiega come si registrano le spese dei dipendenti in Logo Tiger, con una scrittura di esempio, una lista di preparazione e la base legale.

Con quale documento si registrano le spese dei dipendenti in Logo Tiger?

Nella maggior parte delle aziende, le spese dei dipendenti si registrano nel modulo Contabilità generale di Logo Tiger con un documento di compensazione (mahsup fişi) con righe di costo, IVA e conto del dipendente. Poiché in quel momento non esce denaro dall'azienda, non si usa un documento di incasso o di pagamento, ma un mahsup fişi.

Nella pratica si vedono tre strade:

• Documento di compensazione (mahsup fişi): Le voci della nota spese sono raccolte in un unico documento. Costi in dare, IVA in dare, conto del dipendente in avere. È il metodo più diffuso.
• Tramite il conto corrente: Se i dipendenti sono registrati in Logo Tiger come conti correnti (cari), la spesa viene registrata in avere sul conto del dipendente e poi riportata in contabilità generale. Il saldo del dipendente si segue così facilmente dall'estratto conto.
• Fattura per servizi ricevuta: Se il documento è una fattura intestata all'azienda (per esempio quella di un hotel), può essere inserita anche dal modulo Acquisti. Poiché ha pagato il dipendente, la contropartita resta il conto del dipendente.

La scelta dipende dal piano dei conti e dalle abitudini di reporting dell'azienda. L'importante è che lo stesso tipo di spesa sia registrato nello stesso modo ogni mese.

Come deve essere la scrittura contabile di una spesa del dipendente?

Nella scrittura di una spesa del dipendente, il costo va in dare su un conto del gruppo 7 e l'IVA sul 191 IVA detraibile; il totale va in avere sul conto del dipendente o sul 195 Anticipi di lavoro. Il conto di costo dipende dalla funzione: 760 Spese di marketing, vendita e distribuzione per il team commerciale, 770 Spese generali amministrative per la sede. I codici vengono dal Tekdüzen Hesap Planı, il piano dei conti uniforme turco.

La scrittura seguente è un esempio. Un commerciale ha speso 120 TL di parcheggio e 240 TL di cancelleria, IVA inclusa, durante una visita a un cliente, senza aver ricevuto anticipi. Entrambi i documenti riportano IVA al 20%.

Al rimborso, una scrittura separata addebita il conto del dipendente nel 320 e accredita il 102 Banche. Se il dipendente aveva ricevuto un anticipo, in avere va il 195 Anticipi di lavoro invece del 320, e l'anticipo si chiude per l'importo della spesa. La differenza viene recuperata dal dipendente o pagata a lui.

Seguire i dipendenti in un sottoconto del 320 è una scelta comune, ma non l'unica corretta. Adattate questa riga al conto che il vostro piano dei conti usa per i debiti verso i dipendenti.

Quali informazioni devono essere pronte prima della registrazione?

Prima della registrazione deve essere chiaro se il documento è intestato all'azienda, quale aliquota IVA si applica, quale centro di costo è coinvolto e qual è il codice del dipendente. Se manca qualcosa, il contabile lascia il documento a metà o lo registra sul conto sbagliato.

Checklist:

1. Tipo e data del documento: Fattura, fattura e-Arşiv, scontrino o ricevuta di spesa (gider pusulası)? In quale periodo cade la data?
2. Intestatario: Sul documento compaiono la ragione sociale e il numero fiscale dell'azienda?
3. Aliquota e importo IVA: L'IVA è indicata separatamente? Con più aliquote, ognuna va inserita come riga separata.
4. Conto di costo: La spesa va sul 760, sul 770 o su un altro conto del gruppo 7?
5. Centro di costo e progetto: Se in Logo Tiger si usano i centri di costo, quale va sulla riga?
6. Codice del dipendente: La scheda del conto corrente in Logo Tiger corrisponde alla persona della nota spese?
7. Anticipo: Il dipendente ha un anticipo di lavoro aperto? Se sì, la spesa si scala da quello?
8. Possibile KKEG: Ci sono spese senza documento valido o voci non deducibili per legge (KKEG)? Per sapere come seguirle, leggete la nostra guida su KKEG e conti d'ordine.

Qual è la base legale della registrazione delle spese dei dipendenti?

In Turchia, la registrazione delle spese dei dipendenti si basa sul Comunicato generale di applicazione del sistema contabile, che ha introdotto il piano dei conti uniforme, insieme al Codice di procedura tributaria e alla legge sull'IVA.

• Comunicato generale di applicazione del sistema contabile (n. 1): Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 26.12.1992, in vigore dal 01.01.1994. I conti 191, 195, 320, 760 e 770 sono definiti nel piano dei conti uniforme da esso introdotto.
• Codice di procedura tributaria n. 213 (VUK): La spesa deve essere documentata. La fattura è disciplinata dall'art. 229, la ricevuta di spesa dall'art. 234.
• Legge sull'IVA n. 3065: La detrazione dell'IVA è disciplinata dall'art. 29. Secondo l'art. 34, l'IVA detraibile deve essere indicata separatamente in fattura o in un documento analogo.

La detraibilità dell'IVA su documenti intestati al dipendente e il trattamento della spesa dipendono dal caso concreto. Verificate queste decisioni con il vostro consulente fiscale (mali müşavir).

Come funziona in Masraff?

In Masraff il dipendente inserisce la spesa, questa passa per il flusso di approvazione e le regole di determinazione dei conti la suddividono in costo, IVA e conto del dipendente. Il contabile non deve fare questa suddivisione a mano per ogni scontrino.

• Expense Policy Engine (motore delle policy di spesa): Limiti e regole per categoria si applicano già all'inserimento. Una violazione viene mostrata come avviso oppure la spesa viene bloccata.
• Advanced Approval (approvazione avanzata): Il flusso di approvazione si configura per grado e soglie, con delega quando serve.
• Determinazione dettagliata di IVA e conti: Per ogni spesa si determinano tre conti: l'imponibile su un conto di costo del gruppo 7, l'IVA sul 191, il totale sul conto del dipendente 195 o 320. Il conto del dipendente deriva dall'impostazione del codice di conto corrente dell'utente.
• Advance Request & Settlement (anticipo e compensazione): L'anticipo approvato viene compensato con le spese collegate e il saldo si vede in tempo reale.
• Ultimo giorno di accettazione delle spese: Applica l'ultimo giorno di accettazione delle spese fissato dall'azienda, rendendo più facile pianificare la chiusura del periodo.
• Trasferimento a Logo: Il trasferimento alla famiglia Logo, incluso Logo Tiger, avviene tramite il widget di Masraff nel Logo Store. Un utente della contabilità seleziona le spese approvate e avvia il trasferimento.

I dettagli del trasferimento sono nella pagina dell'integrazione Masraff con Logo. Sul rapporto tra Masraff e Logo potete leggere il nostro articolo sulla partnership certificata nell'ecosistema Logo Yazılım. Oltre a Logo, Masraff si integra con più di 20 sistemi ERP e contabili.

Domande frequenti

In Logo Tiger le spese dei dipendenti si registrano con un documento di cassa o con un mahsup fişi?

Se il dipendente ha pagato di tasca propria e in quel momento non è uscito denaro dalla cassa aziendale, la registrazione si fa con un mahsup fişi. Il documento di cassa o di pagamento serve per la seconda scrittura, quando il rimborso avviene dalla cassa.

Per le spese dei dipendenti si usa il conto 195 o il 320?

Se il dipendente ha ricevuto prima un anticipo di lavoro, la spesa chiude il conto 195 Anticipi di lavoro. Senza anticipo l'azienda è debitrice verso il dipendente; molte aziende seguono questo debito su un conto del dipendente sotto il 320.

Una fattura intestata al dipendente si può registrare come costo?

Registrare come costo un documento intestato al dipendente e detrarne l'IVA è controverso; la strada più pulita è farsi intestare il documento all'azienda. Verificate i casi particolari con il vostro consulente fiscale.

Come si automatizza il trasferimento delle spese in Logo Tiger?

Se le spese approvate vengono trasferite con la suddivisione per conti già fatta, in Logo Tiger non serve inserire a mano ogni documento. In Masraff un utente della contabilità seleziona le spese approvate nel widget di Masraff nel Logo Store e avvia il trasferimento.