Logo Tiger'da Personel Masrafı Nasıl Kaydedilir?

Çalışan müşteri ziyaretinde otoparkı kendi kartıyla öder, ay sonunda fişi muhasebeye getirir. Logo Tiger kullanan bir şirkette bu fişin doğru kaydı üç soruya bağlıdır: hangi gider hesabına yazılacak, KDV indirilecek mi ve karşılığında çalışana mı borçlanılacak yoksa verilen avans mı kapanacak? Bu yazı, personel masrafının Logo Tiger'da nasıl kaydedildiğini örnek bir fişle, hazırlık listesiyle ve yasal dayanağıyla anlatıyor.

Logo Tiger'da personel masrafı hangi fişle kaydedilir?

Logo Tiger'da personel masrafı çoğu şirkette Genel Muhasebe modülünde bir mahsup fişiyle, gider, KDV ve çalışan hesabı satırlarıyla kaydedilir. Nakit çıkışı o anda olmadığı için tahsil ya da tediye fişi değil, mahsup fişi kullanılır.

Uygulamada üç yol görülür:

• Mahsup fişi: Masraf formundaki kalemler tek fişte toplanır. Gider satırları borç, KDV borç, çalışan hesabı alacak yazılır. En yaygın yöntemdir.
• Cari hesap üzerinden: Çalışanlar Logo Tiger'da cari hesap olarak açılmışsa masraf, çalışanın carisine alacak kaydı olarak işlenir ve bu kayıt muhasebeleştirilir. Çalışan bakiyesini cari ekstresinden izlemek kolaylaşır.
• Alınan hizmet faturası: Belge şirket adına düzenlenmiş bir faturaysa (örneğin otel faturası), fatura Satınalma modülünden de girilebilir. Ödeme çalışandan yapıldığı için karşı taraf yine çalışan hesabıdır.

Hangi yolun seçileceği şirketin hesap planına ve raporlama alışkanlığına bağlıdır. Önemli olan, aynı tür masrafın her ay aynı yoldan kaydedilmesidir.

Personel masrafının muhasebe kaydı nasıl olmalı?

Personel masrafının kaydında gider 7'li hesaba, KDV 191 İndirilecek KDV'ye borç yazılır; toplam tutar çalışan hesabına ya da 195 İş Avansları'na alacak yazılır. Gider hesabı, harcamanın hangi fonksiyona ait olduğuna göre seçilir: satış ekibinin masrafı 760 Pazarlama Satış ve Dağıtım Giderleri, merkez ofisin masrafı 770 Genel Yönetim Giderleri gibi.

Aşağıdaki kayıt örnektir. Satış temsilcisi müşteri ziyaretinde KDV dahil 120 TL otopark ve 240 TL kırtasiye harcaması yapmış, önceden avans almamıştır. İki belgede de KDV oranı %20'dir.

Çalışana ödeme yapıldığında ayrı bir kayıtla 320'deki çalışan hesabı borçlandırılır, 102 Bankalar alacaklandırılır. Çalışana önceden avans verilmişse alacak tarafı 320 yerine 195 İş Avansları olur ve avans masraf tutarı kadar kapanır. Aradaki fark ya çalışandan geri alınır ya da çalışana ödenir.

Çalışanları 320 altında bir alt hesapla izlemek yaygın bir tercihtir, ama tek doğru değildir. Kendi hesap planınızda çalışan borçlarının hangi hesapta izlendiğine göre bu satırı uyarlayın.

Kayıttan önce hangi bilgiler hazır olmalı?

Kayıt girilmeden önce belgenin şirket adına düzenlenip düzenlenmediği, KDV oranı, masraf merkezi ve çalışanın cari kodu netleşmiş olmalıdır. Bu bilgilerden biri eksikse muhasebeci fişi yarıda bırakır ya da yanlış hesaba yazar.

Kontrol listesi:

1. Belge türü ve tarihi: Fatura, e-Arşiv fatura, perakende satış fişi ya da gider pusulası mı? Belge tarihi hangi döneme düşüyor?
2. Belgenin kime düzenlendiği: Şirket unvanı ve vergi numarası belgede yazıyor mu?
3. KDV oranı ve tutarı: KDV ayrı gösterilmiş mi? Birden fazla oran içeren belgede her oran ayrı satır olarak girilmeli.
4. Gider hesabı: Harcama 760'a mı, 770'e mi, yoksa başka bir 7'li hesaba mı gidecek?
5. Masraf merkezi ve proje: Logo Tiger'da masraf merkezi kullanılıyorsa satıra hangi merkez yazılacak?
6. Çalışan cari kodu: Çalışanın Logo Tiger'daki cari kartıyla masraf formundaki kişi aynı mı?
7. Avans durumu: Çalışanın açık bir iş avansı var mı? Varsa masraf avanstan mı düşülecek?
8. KKEG ihtimali: Belge niteliği taşımayan bir harcama ya da kanunen kabul edilmeyen bir kalem var mı? Bu kalemlerin nasıl izleneceği için KKEG ve nazım hesap rehberimize bakabilirsiniz.

Personel masrafı kaydının yasal dayanağı nedir?

Personel masrafı kaydının dayanağı Tekdüzen Hesap Planı'nı getiren Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu ve KDV Kanunu'dur.

• Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 1): 26.12.1992 tarihli Resmî Gazete'de yayımlandı, 01.01.1994'te yürürlüğe girdi. 191, 195, 320, 760 ve 770 hesaplarının tanımı bu tebliğdeki Tekdüzen Hesap Planı'ndan gelir.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu: Giderin belgeye dayanması gerekir. Fatura md. 229'da, gider pusulası md. 234'te düzenlenir.
• 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu: KDV indirimi md. 29'da düzenlenir. Md. 34'e göre indirilecek KDV'nin fatura veya benzeri belgede ayrıca gösterilmiş olması gerekir.

Çalışan adına düzenlenmiş belgelerde KDV'nin indirilip indirilemeyeceği ve giderin nasıl yazılacağı somut duruma göre değişir. Bu kararları mali müşavirinizle teyit edin.

Masraff'ta nasıl işler?

Masraff'ta çalışan masrafı girer, masraf onay akışından geçer ve hesap belirleme kurallarıyla gider, KDV ve çalışan hesabına ayrılır. Muhasebeci aynı ayrımı her fiş için elle yapmaz.

• Gider Politikası Motoru: Kategori bazlı limitler ve kurallar masraf girilirken çalışır. Kural ihlali uyarı olarak gösterilir ya da masraf bloklanır.
• Gelişmiş Onay: Onay akışı kademeye (grade) ve eşiklere göre, gerektiğinde yetki devriyle kurulabilir.
• Detaylı KDV Belirleme: Her masraf için üç hesap belirlenir: matrah 7'li gider hesabına, KDV 191'li hesaba, toplam tutar 195'li ya da 320'li çalışan hesabına. Çalışan hesabı, kullanıcının cari kodu ayarından beslenir.
• Avans Talebi & Mahsup: Onaylanan avans ilgili masraflarla mahsup edilir ve avans bakiyesi anlık izlenir.
• Son Masraf Kabul Günü: Şirketin belirlediği son masraf kabul gününü uygular; bu da dönem kapanışını planlamayı kolaylaştırır.
• Logo'ya aktarım: Logo Tiger dahil Logo ailesine aktarım, Logo Store'daki Masraff widget'ı üzerinden yapılır. Muhasebe kullanıcısı onaylı masrafları seçer ve aktarımı kendisi başlatır.

Aktarım ayrıntıları Masraff Logo entegrasyonu sayfasında yer alıyor. Masraff'ın Logo ile ilişkisini Logo Yazılım onaylı ekosistem çözüm ortaklığı yazımızda okuyabilirsiniz. Logo dışında 20'den fazla ERP ve muhasebe sistemiyle entegrasyon sunuluyor.

Sıkça sorulan sorular

Logo Tiger'da personel masrafı kasa fişiyle mi girilir, mahsup fişiyle mi?

Çalışan harcamayı kendi cebinden yaptıysa ve şirket kasasından o anda para çıkmadıysa kayıt mahsup fişiyle yapılır. Kasa ya da tediye fişi, çalışana ödeme kasadan yapıldığında ikinci kayıt için kullanılır.

Personel masrafında 195 mi kullanılır, 320 mi?

Çalışana önceden iş avansı verildiyse masraf 195 İş Avansları hesabını kapatır. Avans yoksa şirket çalışana borçlanır; bu borç birçok şirkette 320 altında açılan çalışan cari hesabında izlenir.

Çalışan adına kesilen fatura gider yazılabilir mi?

Çalışan adına düzenlenen belgenin gider yazılması ve KDV'sinin indirilmesi tartışmalıdır; en temiz yol belgeyi şirket adına aldırmaktır. Özel durumları mali müşavirinizle teyit edin.

Logo Tiger'a masraf aktarımı nasıl otomatikleştirilir?

Onaylanan masraflar hesap ayrımı yapılmış halde aktarılırsa Logo Tiger'da her fişin elle girilmesi gerekmez. Masraff'ta muhasebe kullanıcısı onaylı masrafları Logo Store'daki Masraff widget'ında seçer ve aktarımı başlatır.