Logo Tiger-də işçi xərcləri necə uçota alınır?

İşçi müştəri ziyarəti zamanı dayanacaq haqqını öz kartı ilə ödəyir və ayın sonunda qəbzi mühasibatlığa gətirir. Türkiyədə Logo Tiger ilə işləyən şirkətdə bu qəbzin düzgün uçotu üç sualdan asılıdır: hansı xərc hesabına yazılacaq, ƏDV əvəzləşdiriləcəkmi və şirkət işçiyə borclu olacaq, yoxsa əvvəl verilmiş avans bağlanacaq? Bu yazı işçi xərclərinin Logo Tiger-də necə uçota alındığını nümunə yazılış, hazırlıq siyahısı və hüquqi əsasla izah edir.

Logo Tiger-də işçi xərcləri hansı sənədlə uçota alınır?

Əksər şirkətlərdə işçi xərcləri Logo Tiger-in Baş kitab modulunda xərc, ƏDV və işçi hesabı sətirləri olan əvəzləşdirmə sənədi (mahsup fişi) ilə uçota alınır. Həmin anda şirkətdən pul çıxmadığı üçün mədaxil və ya məxaric sənədi deyil, mahsup fişi istifadə olunur.

Praktikada üç yol var:

• Əvəzləşdirmə sənədi (mahsup fişi): Xərc hesabatındakı bəndlər bir sənəddə toplanır. Xərc sətirləri debetə, ƏDV debetə, işçi hesabı kreditə yazılır. Ən geniş yayılmış üsuldur.
• Cari hesab vasitəsilə: İşçilər Logo Tiger-də cari hesab (cari) kimi açılıbsa, xərc işçinin hesabına kredit yazılışı kimi qeyd olunur və sonra bu yazılış baş kitaba köçürülür. Bu halda işçinin qalığını hesab çıxarışından izləmək asanlaşır.
• Alınmış xidmət fakturası: Sənəd şirkətin adına yazılmış fakturadırsa (məsələn, otel fakturası), o, Satınalma modulundan da daxil edilə bilər. Ödənişi işçi etdiyi üçün qarşı hesab yenə işçi hesabıdır.

Hansı yolun seçilməsi şirkətin hesablar planından və hesabat vərdişlərindən asılıdır. Əsas odur ki, eyni növ xərc hər ay eyni yolla uçota alınsın.

İşçi xərcinin mühasibat yazılışı necə olmalıdır?

İşçi xərcinin yazılışında xərc 7-ci qrup hesabın, ƏDV isə 191 Əvəzləşdiriləcək ƏDV hesabının debetinə yazılır; ümumi məbləğ işçi hesabının və ya 195 İş avansları hesabının kreditinə yazılır. Xərc hesabı funksiyadan asılıdır: satış komandası üçün 760 Marketinq, satış və paylama xərcləri, baş ofis üçün 770 Ümumi inzibati xərclər. Kodlar Türkiyənin vahid hesablar planı olan Tekdüzen Hesap Planı-ndan götürülür.

Aşağıdakı yazılış nümunədir. Satış nümayəndəsi müştəri ziyarəti zamanı ƏDV daxil 120 TL dayanacağa və 240 TL dəftərxana ləvazimatına xərcləyib, əvvəlcədən avans almayıb. Hər iki sənəddə ƏDV dərəcəsi 20%-dir.

İşçiyə ödəniş ediləndə ayrıca yazılışla 320-dəki işçi hesabı debetləşdirilir, 102 Banklar kreditləşdirilir. İşçiyə əvvəlcədən avans verilibsə, kreditdə 320 əvəzinə 195 İş avansları olur və avans xərc məbləği qədər bağlanır. Fərq ya işçidən geri alınır, ya da işçiyə ödənilir.

İşçiləri 320 altında alt hesabda izləmək geniş yayılmış seçimdir, amma yeganə düzgün yol deyil. Bu sətri öz hesablar planınızda işçilərə borcların izləndiyi hesaba uyğunlaşdırın.

Uçotdan əvvəl hansı məlumatlar hazır olmalıdır?

Uçotdan əvvəl sənədin şirkətin adına yazılıb-yazılmadığı, ƏDV dərəcəsi, xərc mərkəzi və işçinin cari hesab kodu aydın olmalıdır. Bunlardan biri çatışmırsa, mühasib sənədi yarımçıq saxlayır və ya səhv hesaba yazır.

Yoxlama siyahısı:

1. Sənədin növü və tarixi: Faktura, e-Arşiv faktura, pərakəndə satış qəbzi və ya xərc qəbzi (gider pusulası)? Sənəd tarixi hansı dövrə düşür?
2. Sənəd kimin adına yazılıb: Şirkətin adı və vergi nömrəsi sənəddə göstərilibmi?
3. ƏDV dərəcəsi və məbləği: ƏDV ayrıca göstərilibmi? Bir neçə dərəcə olan sənəddə hər dərəcə ayrıca sətir kimi daxil edilməlidir.
4. Xərc hesabı: Xərc 760-a, 770-ə, yoxsa başqa 7-ci qrup hesaba gedəcək?
5. Xərc mərkəzi və layihə: Logo Tiger-də xərc mərkəzi istifadə olunursa, sətirdə hansı mərkəz göstəriləcək?
6. İşçinin cari kodu: Logo Tiger-dəki cari kart xərc hesabatındakı şəxslə eynidirmi?
7. Avans vəziyyəti: İşçinin bağlanmamış iş avansı varmı? Varsa, xərc avansdan çıxılacaqmı?
8. KKEG ehtimalı: Etibarlı sənədi olmayan xərc və ya qanunla qəbul edilməyən bənd (KKEG) varmı? Bunların necə izlənəcəyi üçün KKEG və nizamlayıcı hesablar üzrə bələdçimizə baxın.

İşçi xərclərinin uçotunun hüquqi əsası nədir?

Türkiyədə işçi xərclərinin uçotu vahid hesablar planını gətirən Mühasibat sisteminin tətbiqi üzrə Ümumi Kommunike, eləcə də Vergi Prosedur Qanunu və ƏDV Qanunu əsasında aparılır.

• Mühasibat sisteminin tətbiqi üzrə Ümumi Kommunike (№ 1): 26.12.1992 tarixli Rəsmi Qəzetdə dərc olunub, 01.01.1994-dən qüvvədədir. 191, 195, 320, 760 və 770 hesabları onun gətirdiyi vahid hesablar planında müəyyən edilib.
• 213 saylı Vergi Prosedur Qanunu (VUK): Xərc sənədlə təsdiqlənməlidir. Faktura 229-cu, xərc qəbzi 234-cü maddədə tənzimlənir.
• 3065 saylı ƏDV Qanunu: ƏDV-nin əvəzləşdirilməsi 29-cu maddədə tənzimlənir. 34-cü maddəyə görə əvəzləşdiriləcək ƏDV faktura və ya oxşar sənəddə ayrıca göstərilməlidir.

İşçinin adına yazılmış sənədlərdə ƏDV-nin əvəzləşdirilə bilməsi və xərcin necə yazılacağı konkret vəziyyətdən asılıdır. Bu qərarları maliyyə məsləhətçiniz (mali müşavir) ilə təsdiqləyin.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-da işçi xərci daxil edir, xərc təsdiq prosesindən keçir və hesab müəyyənetmə qaydaları ilə xərc, ƏDV və işçi hesabına bölünür. Mühasib bu bölgünü hər qəbz üçün əl ilə etmir.

• Expense Policy Engine (xərc siyasəti mühərriki): Kateqoriya üzrə limitlər və qaydalar xərc daxil edilərkən işləyir. Qayda pozuntusu xəbərdarlıq kimi göstərilir və ya xərc bloklanır.
• Advanced Approval (genişləndirilmiş təsdiq): Təsdiq axını dərəcə (grade) və hədlərə görə, lazım olduqda səlahiyyət ötürülməsi ilə qurulur.
• Ətraflı ƏDV və hesab müəyyənetməsi: Hər xərc üçün üç hesab müəyyən edilir: ƏDV-siz məbləğ 7-ci qrup xərc hesabına, ƏDV 191-ə, ümumi məbləğ 195 və ya 320 işçi hesabına. İşçi hesabı istifadəçinin cari kod ayarından götürülür.
• Advance Request & Settlement (avans və əvəzləşdirmə): Təsdiqlənmiş avans müvafiq xərclərlə əvəzləşdirilir və avans qalığı anlıq izlənilir.
• Son xərc qəbulu günü: Şirkətin müəyyən etdiyi son xərc qəbulu gününü tətbiq edir, bu da dövrün bağlanmasını planlamağı asanlaşdırır.
• Logo-ya ötürmə: Logo Tiger daxil olmaqla Logo ailəsinə ötürmə Logo Store-dakı Masraff vidceti vasitəsilə aparılır. Mühasibat istifadəçisi təsdiqlənmiş xərcləri seçir və ötürməni özü başladır.

Ötürmə təfərrüatları Masraff Logo inteqrasiyası səhifəsində verilib. Masraff ilə Logo arasındakı əlaqə haqqında Logo Yazılım təsdiqli ekosistem tərəfdaşlığı haqqında yazımızda oxuya bilərsiniz. Logo-dan başqa Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi ilə inteqrasiya təklif edir.

Tez-tez verilən suallar

Logo Tiger-də işçi xərcləri kassa sənədi ilə, yoxsa mahsup fişi ilə daxil edilir?

İşçi xərci öz cibindən ödəyibsə və həmin anda şirkət kassasından pul çıxmayıbsa, yazılış mahsup fişi ilə aparılır. Kassa və ya ödəniş sənədi ikinci yazılış üçün, işçiyə ödəniş kassadan edildikdə istifadə olunur.

İşçi xərcləri üçün 195, yoxsa 320 hesabı istifadə olunur?

İşçiyə əvvəlcədən iş avansı verilibsə, xərc 195 İş avansları hesabını bağlayır. Avans yoxdursa, şirkət işçiyə borclu olur; bir çox şirkət bu borcu 320 altında açılmış işçi hesabında izləyir.

İşçinin adına yazılmış faktura xərc kimi yazıla bilərmi?

İşçinin adına yazılmış sənədin xərc kimi yazılması və ƏDV-sinin əvəzləşdirilməsi mübahisəlidir; ən təmiz yol sənədi şirkətin adına aldırmaqdır. Xüsusi halları maliyyə məsləhətçinizlə təsdiqləyin.

Logo Tiger-ə xərc ötürülməsi necə avtomatlaşdırılır?

Təsdiqlənmiş xərclər hesab bölgüsü edilmiş halda ötürülərsə, Logo Tiger-də hər sənədi əl ilə daxil etməyə ehtiyac qalmır. Masraff-da mühasibat istifadəçisi təsdiqlənmiş xərcləri Logo Store-dakı Masraff vidcetində seçir və ötürməni başladır.