Så bokför du anställdas utlägg i Logo Tiger

En anställd betalar parkeringen med sitt eget kort vid ett kundbesök och lämnar kvittot till ekonomiavdelningen i slutet av månaden. I ett turkiskt företag som använder Logo Tiger beror en korrekt bokföring av kvittot på tre frågor: vilket kostnadskonto det hör till, om momsen är avdragsgill och om företaget nu är skyldigt den anställde pengar eller om ett utbetalt förskott ska stängas. Den här artikeln visar hur anställdas utlägg bokförs i Logo Tiger, med en exempelbokning, en förberedelselista och den rättsliga grunden.

Med vilket verifikat bokförs anställdas utlägg i Logo Tiger?

I de flesta företag bokförs anställdas utlägg i Logo Tigers modul för huvudbok med ett kvittningsverifikat (mahsup fişi) med rader för kostnad, moms och den anställdes konto. Eftersom inga pengar lämnar företaget just då används inte ett in- eller utbetalningsverifikat utan ett mahsup fişi.

I praktiken finns tre sätt:

• Kvittningsverifikat (mahsup fişi): Posterna på utläggsredovisningen samlas i ett verifikat. Kostnader i debet, moms i debet, den anställdes konto i kredit. Det är det vanligaste sättet.
• Via reskontrakonto: Om de anställda är upplagda som reskontrakonton (cari) i Logo Tiger bokförs utlägget i kredit på den anställdes konto och förs sedan över till huvudboken. Då är det enkelt att följa den anställdes saldo i kontoutdraget.
• Mottagen tjänstefaktura: Om underlaget är en faktura ställd till företaget (till exempel en hotellfaktura) kan den även registreras i inköpsmodulen. Eftersom den anställde betalade är motkontot ändå den anställdes konto.

Valet beror på företagets kontoplan och rapporteringsvanor. Det viktiga är att samma typ av utlägg bokförs på samma sätt varje månad.

Hur ska bokföringen av ett anställds utlägg se ut?

Vid ett anställds utlägg debiteras kostnaden på ett konto i grupp 7 och momsen på 191 Avdragsgill moms; totalbeloppet krediteras den anställdes konto eller 195 Arbetsförskott. Kostnadskontot beror på funktionen: 760 Marknadsförings-, försäljnings- och distributionskostnader för säljteamet, 770 Allmänna administrationskostnader för huvudkontoret. Kontonumren kommer från Tekdüzen Hesap Planı, Turkiets enhetliga kontoplan.

Bokningen nedan är ett exempel. En säljare har vid ett kundbesök betalat 120 TL för parkering och 240 TL för kontorsmaterial inklusive moms och har inte fått något förskott. Båda underlagen har 20 % moms.

Vid utbetalningen debiteras den anställdes konto under 320 och 102 Banker krediteras i en separat bokning. Om den anställde hade fått förskott står 195 Arbetsförskott i kredit i stället för 320, och förskottet stängs med utläggets belopp. Mellanskillnaden krävs antingen tillbaka av den anställde eller betalas ut till honom eller henne.

Att följa anställda på ett underkonto till 320 är ett vanligt val men inte det enda rätta. Anpassa raden till det konto där er kontoplan redovisar skulder till anställda.

Vilka uppgifter behöver finnas innan bokföringen?

Innan bokföringen ska det vara klart om underlaget är ställt till företaget, vilken momssats som gäller, vilket kostnadsställe som berörs och vilken reskontrakod den anställde har. Saknas något blir verifikatet liggande eller hamnar på fel konto.

Checklista:

1. Typ av underlag och datum: Faktura, e-Arşiv-faktura, kassakvitto eller utgiftsverifikat (gider pusulası)? I vilken period hamnar datumet?
2. Vem underlaget är ställt till: Står företagets namn och skattenummer på det?
3. Momssats och belopp: Är momsen särredovisad? Vid flera momssatser registreras varje sats på en egen rad.
4. Kostnadskonto: Går utgiften till 760, 770 eller ett annat konto i grupp 7?
5. Kostnadsställe och projekt: Om kostnadsställen används i Logo Tiger, vilket ska stå på raden?
6. Den anställdes reskontrakod: Stämmer kontokortet i Logo Tiger med personen på utläggsredovisningen?
7. Förskott: Har den anställde ett öppet arbetsförskott? Ska utlägget i så fall dras av från det?
8. Möjlig KKEG: Finns utgifter utan giltigt underlag eller poster som enligt lag inte är avdragsgilla (KKEG)? Hur de följs upp beskriver vår guide om KKEG och minneskonton.

Vilken är den rättsliga grunden för bokföring av anställdas utlägg?

I Turkiet vilar bokföringen av anställdas utlägg på det allmänna kommunikén om tillämpning av redovisningssystemet, som införde den enhetliga kontoplanen, samt på skatteförfarandelagen och momslagen.

• Allmänt kommuniké om tillämpning av redovisningssystemet (nr 1): Publicerat i den officiella tidningen den 26.12.1992 och i kraft sedan 01.01.1994. Konton 191, 195, 320, 760 och 770 definieras i den enhetliga kontoplan som kommunikén införde.
• Skatteförfarandelagen nr 213 (VUK): En kostnad ska styrkas med underlag. Faktura regleras i artikel 229 och utgiftsverifikat i artikel 234.
• Momslagen nr 3065: Avdrag för moms regleras i artikel 29. Enligt artikel 34 ska avdragsgill moms anges separat på en faktura eller liknande handling.

Om moms på underlag ställda till den anställde är avdragsgill och hur kostnaden ska bokföras beror på det enskilda fallet. Stäm av dessa beslut med er skatterådgivare (mali müşavir).

Hur fungerar det i Masraff?

I Masraff registrerar den anställde utlägget, det går genom attestflödet och regler för kontobestämning delar upp det i kostnad, moms och den anställdes konto. Ekonomiavdelningen behöver inte göra den uppdelningen för hand för varje kvitto.

• Expense Policy Engine (motor för utgiftspolicy): Kategoribaserade gränser och regler gäller redan vid registreringen. En regelöverträdelse visas som en varning eller så blockeras utlägget.
• Advanced Approval (avancerad attest): Attestflödet kan byggas efter nivå (grade) och tröskelvärden, med delegering vid behov.
• Detaljerad moms- och kontobestämning: För varje utlägg bestäms tre konton: nettobeloppet till ett kostnadskonto i grupp 7, momsen till 191 och totalbeloppet till den anställdes konto 195 eller 320. Den anställdes konto hämtas från inställningen för användarens reskontrakod.
• Advance Request & Settlement (förskott och avräkning): Ett godkänt förskott avräknas mot tillhörande utlägg och saldot syns i realtid.
• Sista dag för utläggsinlämning: Tillämpar företagets sista dag för att ta emot utlägg, vilket gör periodbokslutet lättare att planera.
• Överföring till Logo: Överföringen till Logo-familjen, inklusive Logo Tiger, sker via Masraff-widgeten i Logo Store. En användare på ekonomiavdelningen väljer godkända utlägg och startar överföringen.

Detaljer om överföringen finns på sidan om Masraffs Logo-integration. Om relationen mellan Masraff och Logo kan du läsa i vår artikel om det godkända ekosystempartnerskapet med Logo Yazılım. Utöver Logo har Masraff integrationer med fler än 20 ERP- och bokföringssystem.

Vanliga frågor

Bokförs anställdas utlägg i Logo Tiger med ett kassaverifikat eller ett mahsup fişi?

Om den anställde betalade ur egen ficka och inga pengar lämnade företagets kassa just då, görs bokningen med ett mahsup fişi. Ett kassa- eller utbetalningsverifikat används för den andra bokningen, när den anställde får ersättning ur kassan.

Ska konto 195 eller 320 användas för anställdas utlägg?

Om den anställde fick ett arbetsförskott i förväg stänger utlägget konto 195 Arbetsförskott. Utan förskott är företaget skyldigt den anställde beloppet; många företag följer det på ett konto för den anställde under 320.

Kan en faktura ställd till den anställde bokföras som kostnad?

Att bokföra ett underlag ställt till den anställde som kostnad och dra av momsen är omdiskuterat; det renaste är att låta ställa underlaget till företaget. Stäm av specialfall med er skatterådgivare.

Hur automatiserar man överföringen av utlägg till Logo Tiger?

Om godkända utlägg överförs med kontouppdelningen redan gjord behöver inget verifikat matas in för hand i Logo Tiger. I Masraff väljer en användare på ekonomiavdelningen godkända utlägg i Masraff-widgeten i Logo Store och startar överföringen.