Maliyyə məsləhətçisi ilə xərc prosesi necə qurulur?

Bir çox şirkətdə ay sonu eyni cür keçir: əməkdaşlar qəbzlərin şəkillərini WhatsApp ilə göndərir, mühasibat komandası çatmayan sənədlərin arxasınca düşür, mali müşavir (Türkiyədə şirkətlərin əksəriyyətinin işlədiyi lisenziyalı maliyyə məsləhətçisi, yəni xarici mühasib) isə bəyannəmə müddətinə bir neçə gün qalmış qarışıq bir qovluqla işə başlayır. Bu məqalə Türkiyədəki praktikanı təsvir edir: KKEG (qanunla qəbul edilməyən, vergi bazından çıxılmayan xərclər) və ƏDV barədə qaydalar Türkiyə qaydalarıdır. Məqalədə KİB-lərin maliyyə məsləhətçisi ilə rahat işləyən xərc prosesini necə qura biləcəyi izah olunur: hər ay hansı paketin hazırlanacağı, aylıq təqvim, kimin nəyi təsdiqlədiyi və KKEG-nin niyə daxiletmə zamanı qeyd olunmalı olduğu.

Maliyyə məsləhətçisi ilə xərc prosesi niyə hər ay axısayır?

Maliyyə məsləhətçisi ilə xərc prosesi əsasən sənədlər gec, natamam və dağınıq gəldiyi üçün axısayır; problem adətən mühasibatlıqda deyil, toplama mərhələsindədir. Tipik əlamətlər:

• Qəbzlər WhatsApp və ya e-poçt ilə şəkil kimi gəlir; bəziləri oxunmur, bəziləri ümumiyyətlə gəlmir.
• Hansı xərcin hansı şöbəyə və ya layihəyə aid olduğu sonradan xatırlanmağa çalışılır.
• Korporativ kart çıxarışındakı sətirlər ay sonunda qəbzlərlə əl ilə uyğunlaşdırılır.
• Avans almış əməkdaşın xərcləri ayrıca cədvəldə izlənilir və avansın bağlanması gecikir.
• KKEG xarakterli maddələr il sonunda, geriə dönük ayırd edilir.

Nəticə: gec bağlanan ay və maliyyə məsləhətçisi ilə bitməyən sual-cavab. Hər ay eyni paketi eyni tarixdə təhvil verən qayda bu gediş-gəlişin böyük hissəsini aradan qaldırır.

Maliyyə məsləhətçisi hər ay hansı xərc paketini gözləyir?

Maliyyə məsləhətçisi hər ay sənədləri, ƏDV bölgüsünü, KKEG kimi qeyd olunmuş maddələri, xərc mərkəzlərini, avans hesablaşmalarını və kart çıxarışının uyğunlaşdırılmasını əhatə edən tam paket gözləyir. Məzmun şirkətdən aslı olaraq dəyişsə də, əsas skelet belədir:

Bu paketi hər ay eyni formada hazırlamaq maliyyə məsləhətçisinin yoxlama müddətini qısaldır və „bu qəbz haradadır?” suallarını azaldır. Qəbz arxivi rəqəmsal və xərc sətrinə bağlı saxlanıldıqda, aylar sonra bir sənədi tapmaq da asanlaşır.

Aylıq xərc qaydası necə qurulur?

Aylıq xərc qaydası xərclərin ay ərzində davamlı toplandığı, ay sonunda qısa bağlanış pəncərəsinin olduğu və paketin maliyyə məsləhətçisinə sabit tarixdə təhvil verildiyi təqvim üzərində qurulur. Aşağıda nümunə təqvim verilib; tarixləri bəyannəmə təqviminizə və maliyyə məsləhətçiniz ilə razılaşmanıza uyğun dəyişin:

1. Ay ərzində: Əməkdaş qəbzi xərcdən dərhal sonra yükləyir, rəhbər həftəlik təsdiq verir. KKEG və xərc mərkəzi daxiletmə zamanı seçilir.
2. Ayın son iş günü: Əməkdaşlara çatmayan qəbzlər barədə xatırlatma göndərilir, kart çıxarışının uyğunlaşdırılmasına başlanılır.
3. Yeni ayın ilk iş günləri: Mühasibat komandası uyğun gəlməyən kart sətirlərini, açıq avansları və çatmayan sənədləri bağlayır.
4. Təhvil günü: Paket maliyyə məsləhətçisinə təhvil verilir; həmin gün məlumatlar mühasibat proqramına ötürülür.
5. Sonrakı bir neçə gün: Maliyyə məsləhətçisinin sualları bir siyahıda toplanır və cavablandırılır; düzəlişlər növbəti aya keçmədən bağlanır.

Kim nəyi təsdiqləyir? Aydın rollar qaydanın tək bir şəxsdən asılı qalmasının qarşısını alır:

• Əməkdaş: Qəbzin düzgünlüyünə və vaxtında yüklənməsinə cavabdehdir.
• Rəhbər: Xərcin iş zərurətindən irəli gəlib-gəlmədiyini təsdiqləyir.
• Mühasibat komandası: Sənəd növünü, ƏDV bölgüsünü, xərc mərkəzini və KKEG qeydini yoxlayır, ötürməni həyata keçirir.
• Maliyyə məsləhətçisi: Vergi təsnifatını və bəyannəməyə düşən məbləğləri təsdiqləyir.

KKEG niyə il sonunda deyil, daxiletmə zamanı qeyd olunmalıdır?

KKEG daxiletmə zamanı qeyd olunduqda qərar xərcin konteksti hələ təzə ikən verilir və il sonunda yüzlərlə sətri geriə dönük ayırmaq ehtiyacı aradan qalxır. İl sonunda aparılan ayırma həm vaxt alır, həm də gözdən qaçan maddələr səbəbindən vergi bazında səhvlərə yol aça bilər.

Praktik yanaşma:

• Tipik KKEG maddələri (məsələn, inzibati cərimələr və sənədsiz xərclər) üçün kateqoriya səviyyəsində xəbərdarlıq təyin edin.
• Qismən KKEG olan maddələrdə KKEG məbləğini ayrıca göstərin; mühasibat yazılışında bu maddələr xərc və KKEG olaraq iki hissəyə bölünür.
• Hər ay KKEG siyahısını paketdə ayrıca vərəq kimi maliyyə məsləhətçisinə göndərin.

Masraff-da xərc KKEG kimi qeyd oluna bilər; şirkət ayarından aslı olaraq bu qeyd ya yalnız xəbərdarlıq verir, ya da xərcin irəliləməsinə mane olur. ERP-yə ötürmə zamanı sətir xərc və KKEG hissələrinə bölünə bilər. KKEG-ni daxiletmə zamanı tutmaq üçün pulsuz alətlərimizə baxın. KKEG-nin hüquqi çərçivəsi Türkiyənin 5520 saylı Korporativ Vergi Qanunu və 193 saylı Gəlir Vergisi Qanunudur; hansı maddənin KKEG sayıldığını mütləq mali müşaviriniz ilə dəqiqləşdirin.

Xərclərin idarə edilməsi proqramının maliyyə məsləhətçisi ilə işdə üstünlükləri nələrdir?

Xərclərin idarə edilməsi proqramı maliyyə məsləhətçisinə gedən paketi hər ay eyni strukturda, tam və yoxlanmış şəkildə hazırlamağı asanlaşdırır. Üstünlüklər adətən dörd başlıqda toplanır:

• Vahid qəbz arxivi: Sənədlər WhatsApp və e-poçt arasında dağılmaq əvəzinə xərc sətrinə bağlı saxlanılır.
• Daxiletmə zamanı təsnifat: Kateqoriya, xərc mərkəzi və KKEG xərc anında seçilir; ay sonunda təxmin edilmir.
• Qaydaya əsasən hesab kodu: Xərc hesabı kateqoriya və xərc mərkəzi kimi məlumatlara görə uyğunlaşdırma qaydaları ilə müəyyənləşir; eyni xərc hər ay eyni hesaba düşür.
• Daha qısa bağlanış: Mühasibat komandası vaxtını sənəd toplamağa deyil, yoxlamağa sərf edir.

Burada „inteqrasiya” maliyyə məsləhətçisinin ayrıca sistemə qoşulması demək deyil. Əksər KİB-lər üçün əsl qazanc maliyyə məsləhətçisinin üzərində işlədiyi mühasibat qeydlərinin nizamlı və qaydaya əsasən formalaşmasıdır.

Maliyyə məsləhətçisi ilə iş üçün xərc proqramı necə seçilir?

Maliyyə məsləhətçisi ilə işi asanlaşdıran xərc proqramı mühasibat proqramınızla uyğunluğuna, ƏDV və KKEG bölgüsünü daxiletmə zamanı edə bilməsinə və hesab kodu qaydalarının çevikliyinə görə seçilir. Qiymətləndirmə zamanı bu sualları verin:

1. İstifadə etdiyimiz mühasibat proqramı və ya ERP ilə necə işləyir, ötürmə hansı üsulla həyata keçirilir?
2. Xərc KKEG kimi qeyd oluna bilirmi, qismən KKEG ayrıla bilirmi?
3. Hesab kodu kateqoriya, xərc mərkəzi və şirkət məlumatına görə qayda ilə müəyyənləşdirilə bilirmi?
4. Korporativ kart çıxarışları və avanslar xərclərlə uyğunlaşdırıla bilirmi?
5. Maliyyə məsləhətçimiz ehtiyac duyduğu hesabat və sənədlərə asanlıqla çata bilirmi?
6. Əməkdaşlar üçün qəbz yükləmək nə dərəcədə asandır? Heç kimin istifadə etmədiyi sistem qəbz arxivini doldura bilməz.

Seçim etməzdən əvvəl maliyyə məsləhətçinizi prosesə cəlb edin; paketin formatına birlikdə qərar vermək keçidi sürətləndirir.

Nəticə

Mali müşavir ilə xərc prosesi hər ay eyni paketin eyni tarixdə təhvil verildiyi qaydaya çevrildikdə sakitləşir. Sənədləri vahid qəbz arxivində toplamaq, ƏDV və KKEG-ni daxiletmə zamanı ayırmaq və təsdiq məsuliyyətlərini dəqiqləşdirmək ay sonu bağlanışını qısaldır. Mühasibat komandaları və maliyyə məsləhətçiləri ilə necə işlədiyimizi mühasiblər üçün Masraff səhifəsində, xərc prosesinin tamamını isə xərclərin idarə edilməsi səhifəsində görə bilərsiniz.