Spesenprozess mit dem Steuerberater richtig aufsetzen

In vielen Unternehmen läuft das Monatsende gleich ab: Mitarbeitende schicken Belegfotos per WhatsApp, die Buchhaltung läuft fehlenden Belegen hinterher, und der mali müşavir (der Steuerberater bzw. zugelassene Wirtschaftsprüfer, mit dem die meisten türkischen Unternehmen arbeiten) beginnt wenige Tage vor der Steuererklärung mit einem ungeordneten Ordner. Dieser Beitrag beschreibt die Praxis in der Türkei; die genannten Regeln zu KKEG (steuerlich nicht abzugsfähige Aufwendungen) und zur Umsatzsteuer sind türkische Regeln. Er zeigt, wie KMU mit ihrem Steuerberater einen reibungslosen Spesenprozess aufbauen: welches Paket jeden Monat vorbereitet wird, ein Monatskalender, wer was genehmigt und warum KKEG bereits bei der Erfassung markiert werden sollte.

Warum stockt der Spesenprozess mit dem Steuerberater jeden Monat?

Der Spesenprozess mit dem Steuerberater stockt meist, weil Belege zu spät, unvollständig und verstreut ankommen; das Problem liegt selten in der Buchhaltung, sondern beim Einsammeln. Typische Symptome:

• Belege kommen als Fotos per WhatsApp oder E-Mail; manche sind unleserlich, manche kommen nie an.
• Im Nachhinein wird versucht, sich zu erinnern, zu welcher Abteilung oder welchem Projekt eine Ausgabe gehörte.
• Positionen der Firmenkartenabrechnung werden am Monatsende von Hand den Belegen zugeordnet.
• Die Ausgaben von Mitarbeitenden mit Vorschuss werden in einer separaten Tabelle verfolgt, und die Abrechnung des Vorschusses verzögert sich.
• KKEG-Positionen werden am Jahresende rückwirkend herausgesucht.

Das Ergebnis: ein Monat, der spät abgeschlossen wird, und ein ständiges Hin und Her von Rückfragen mit dem Steuerberater. Eine Routine, die jeden Monat dasselbe Paket zum selben Termin liefert, beseitigt den Großteil davon.

Welches Spesenpaket erwartet der Steuerberater jeden Monat?

Der Steuerberater erwartet jeden Monat ein vollständiges Paket mit Belegen, Umsatzsteueraufteilung, KKEG-markierten Positionen, Kostenstellen, Vorschussabrechnungen und dem Abgleich der Kartenabrechnung. Der Inhalt variiert je nach Unternehmen, das Grundgerüst sieht jedoch so aus:

Wird dieses Paket jeden Monat gleich vorbereitet, verkürzt sich die Prüfung beim Steuerberater, und die Frage „Wo ist dieser Beleg?“ wird seltener. Ist das Belegarchiv digital und mit der Spesenposition verknüpft, lässt sich ein Beleg auch Monate später leichter finden.

Wie baut man eine monatliche Spesenroutine auf?

Eine monatliche Spesenroutine beruht auf einem Kalender, in dem Ausgaben laufend im Monat erfasst werden, es am Monatsende ein kurzes Abschlussfenster gibt und das Paket zu einem festen Termin an den Steuerberater geht. Ein Beispielkalender folgt; passen Sie die Termine an Ihren Steuerkalender und die Absprache mit Ihrem Steuerberater an:

1. Im Laufe des Monats: Mitarbeitende laden den Beleg direkt nach der Ausgabe hoch, die Führungskraft genehmigt wöchentlich. KKEG und Kostenstelle werden bei der Erfassung gewählt.
2. Letzter Arbeitstag des Monats: Mitarbeitende erhalten eine Erinnerung zu fehlenden Belegen, der Abgleich der Kartenabrechnung beginnt.
3. Erste Arbeitstage des neuen Monats: Die Buchhaltung klärt offene Kartenpositionen, offene Vorschüsse und fehlende Belege.
4. Übergabetag: Das Paket geht an den Steuerberater; am selben Tag erfolgt die Übertragung in die Buchhaltungssoftware.
5. Die folgenden Tage: Die Rückfragen des Steuerberaters werden in einer Liste gesammelt und beantwortet; Korrekturen werden erledigt, bevor sie in den nächsten Monat rutschen.

Wer genehmigt was? Klare Rollen verhindern, dass die Routine an einer einzigen Person hängt:

• Mitarbeitende: verantwortlich dafür, dass der Beleg stimmt und rechtzeitig hochgeladen wird.
• Führungskraft: bestätigt, dass die Ausgabe betrieblich notwendig war.
• Buchhaltung: prüft Belegart, Umsatzsteueraufteilung, Kostenstelle und KKEG-Markierung und führt die Übertragung durch.
• Steuerberater: bestätigt die steuerliche Einordnung und die Beträge, die in die Steuererklärung einfließen.

Warum KKEG bei der Erfassung statt am Jahresende markieren?

Wird KKEG bei der Erfassung markiert, fällt die Entscheidung, solange der Kontext der Ausgabe noch frisch ist, und am Jahresende müssen nicht Hunderte Positionen rückwirkend durchsucht werden. Eine Bereinigung am Jahresende kostet Zeit und kann durch übersehene Posten zu Fehlern in der Bemessungsgrundlage führen.

Ein praktischer Ansatz:

• Legen Sie für typische KKEG-Posten (zum Beispiel Bußgelder und Ausgaben ohne Beleg) eine Warnung auf Kategorieebene an.
• Weisen Sie bei teilweise nicht abzugsfähigen Posten den KKEG-Betrag gesondert aus; in der Buchung werden diese Posten in einen Aufwands- und einen KKEG-Teil aufgeteilt.
• Schicken Sie die KKEG-Liste jeden Monat als eigenes Blatt im Paket an den Steuerberater.

In Masraff lässt sich eine Ausgabe als KKEG markieren; je nach Unternehmenseinstellung löst die Markierung nur eine Warnung aus oder hält die Ausgabe an. Bei der Übertragung ins ERP kann die Position in einen Aufwands- und einen KKEG-Teil aufgeteilt werden. Um KKEG-Posten schon bei der Erfassung zu erkennen, werfen Sie einen Blick auf unsere kostenlosen Tools. Der rechtliche Rahmen für KKEG sind das Körperschaftsteuergesetz Nr. 5520 und das Einkommensteuergesetz Nr. 193; klären Sie mit Ihrem mali müşavir, welche Posten als KKEG gelten.

Welche Vorteile bringt Spesensoftware für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

Spesenmanagement-Software erleichtert es, das Paket für den Steuerberater jeden Monat in derselben Struktur, vollständig und bereits geprüft vorzubereiten. Die Vorteile lassen sich meist in vier Punkten zusammenfassen:

• Ein Belegarchiv: Belege werden mit der Spesenposition verknüpft gespeichert, statt über WhatsApp und E-Mail verstreut zu sein.
• Einordnung bei der Erfassung: Kategorie, Kostenstelle und KKEG werden bei der Ausgabe gewählt; am Monatsende muss niemand raten.
• Regelbasierte Kontierung: Das Aufwandskonto wird über Zuordnungsregeln anhand von Angaben wie Kategorie und Kostenstelle bestimmt; dieselbe Ausgabe landet jeden Monat auf demselben Konto.
• Kürzerer Abschluss: Die Buchhaltung verbringt ihre Zeit mit Prüfen statt mit dem Einsammeln von Belegen.

„Integration“ muss hier nicht bedeuten, dass der Steuerberater an ein separates System angebunden wird. Für die meisten KMU liegt der eigentliche Gewinn darin, dass die Buchungsdaten, mit denen der Steuerberater arbeitet, geordnet und regelbasiert entstehen.

Wie wählt man Spesensoftware für die Arbeit mit dem Steuerberater aus?

Spesensoftware, die die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert, wird danach ausgewählt, wie gut sie zu Ihrer Buchhaltungssoftware passt, ob sie Umsatzsteuer und KKEG bei der Erfassung trennt und wie flexibel ihre Kontierungsregeln sind. Stellen Sie bei der Bewertung diese Fragen:

1. Wie arbeitet sie mit unserer Buchhaltungssoftware oder unserem ERP zusammen, und wie erfolgt die Übertragung?
2. Kann eine Ausgabe als KKEG markiert und ein teilweise nicht abzugsfähiger Betrag abgetrennt werden?
3. Lässt sich das Konto per Regel anhand von Kategorie, Kostenstelle und Gesellschaft festlegen?
4. Lassen sich Firmenkartenabrechnungen und Vorschüsse mit den Ausgaben abgleichen?
5. Kommt unser Steuerberater einfach an die Berichte und Belege, die er braucht?
6. Wie einfach ist das Hochladen von Belegen für Mitarbeitende? Ein System, das niemand nutzt, füllt kein Belegarchiv.

Beziehen Sie Ihren Steuerberater vor der Auswahl ein; wenn Sie das Format des Pakets gemeinsam festlegen, gelingt der Umstieg schneller.

Fazit

Der Spesenprozess mit dem mali müşavir wird ruhig, sobald daraus eine Routine wird, in der jeden Monat dasselbe Paket zum selben Termin geliefert wird. Belege in einem Belegarchiv zu bündeln, Umsatzsteuer und KKEG bei der Erfassung zu trennen und Genehmigungsverantwortungen klar zu regeln, verkürzt den Monatsabschluss. Wie wir mit Buchhaltungsteams und Steuerberatern arbeiten, sehen Sie auf der Seite Masraff für Buchhalter, den gesamten Spesenprozess auf der Seite Spesenmanagement.