Xərc mərkəzi strukturu necə qurulur? Nümunələrlə

Ay sonunda hələ də "bu xərc hansı bölməyə aiddir?" sualı verilirsə, deməli şirkətin xərc mərkəzi strukturu ya heç qurulmayıb, ya da artıq işə yaramır. Xərc mərkəzi xərcin hansı departamentə, filiala və ya komandaya aid olduğunu göstərən etiketdir. Düzgün qurulduqda büdcə nəzarəti, təsdiq axını və mühasibat yazılışı eyni struktura söykənir. Bu yazıda Türkiyədə orta ölçülü şirkətdə xərc mərkəzi strukturunun necə qurulduğu izah olunur: 7-ci qrup hesablarla əlaqəsi, nümunə mərkəz cədvəli və nümunə bölgü yazılışı.

Xərc mərkəzi, xərc yeri və maya dəyəri mərkəzi eyni şeydirmi?

Xərc mərkəzi, xərc yeri və maya dəyəri mərkəzi praktikada eyni şeyi ifadə edir: xərcə cavabdeh olan bölməni. Termin fərqi əsasən istifadə olunan proqramdan və mühasibat ənənəsindən irəli gəlir.

• Masraf merkezi (xərc mərkəzi): Türkiyədə maliyyə komandalarının ən çox işlətdiyi ifadə. Adətən bir departamentə və ya filiala uyğun gəlir.
• Masraf yeri (xərc yeri): SAP istifadə edən komandaların üstünlük verdiyi qarşılıq (ingiliscə "cost center").
• Maliyet merkezi / gider yeri (maya dəyəri mərkəzi): Maya dəyəri uçotunda istehsal və xidmət bölmələrini ifadə etmək üçün işlədilir.

Fərq terminə görə deyil, məsuliyyətə görə qoyulmalıdır. Hər xərc mərkəzinin sahibi, büdcəsi və xərci hansı hesaba apardığı aydın olmalıdır.

Xərc mərkəzi hansı mühasibat hesabları ilə bağlıdır?

Türkiyədə xərc mərkəzi xərcin Tekdüzen Hesap Planı (Türkiyənin vahid hesablar planı) üzrə 7-ci qrup maya dəyəri hesablarından hansına yazılacağını müəyyən edir. Satış komandasının xərci ilə baş idarənin xərci fərqli hesablara gedir.

Tekdüzen Hesap Planı iki variant təklif edir:

• 7/A (funksiya əsası): Xərclər funksiyasına görə ayrılır. Xərc mərkəzi strukturu ilə ən təbii uyğunlaşan variant budur.
• 7/B (növ əsası): Xərclər növünə görə 790–799 hesablarında izlənir. Bu halda bölmə ayrımı adətən alt hesablarda və ya ayrıca hesabat ölçüsündə aparılır.

7/A istifadə edən şirkətdə adi uyğunluq belədir:

Hüquqi əsas: Türkiyədə Tekdüzen Hesap Planı və 7/A–7/B variantları 26 dekabr 1992-ci il tarixli Resmî Gazete-də (Rəsmi Qəzet) dərc olunmuş Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Mühasibat sisteminin tətbiqi üzrə ümumi təbliğ, № 1) ilə tənzimlənir; təbliğ 1 yanvar 1994-cü ildən tətbiq olunur. Xərc mərkəzi strukturunun özü hüquqi öhdəlik deyil, idarəetmə uçotu seçimidir. Hesab seçiminizi və alt hesab bölgünüzü mali müşavirinizlə (lisenziyalı mühasib-məsləhətçi) təsdiqləyin.

Xərc mərkəzi strukturu necə qurulur?

Xərc mərkəzi strukturu təşkilati sxemdən deyil, büdcə məsuliyyətindən başlayaraq qurulur. Aşağıdakı yoxlama siyahısı həm sıfırdan qurulum, həm də mövcud strukturun təmizlənməsi üçün istifadə oluna bilər.

1. Büdcə sahiblərini siyahıya alın. Büdcəsinə görə hesabat verən hər rəhbər xərc mərkəzi namizədidir. Sahibi olmayan mərkəz açmayın.
2. Səviyyə sayını məhdudlaşdırın. Əksər orta ölçülü şirkətlər üçün iki səviyyə kifayətdir: əsas bölmə (Satış) və alt bölmə (Satış – İstanbul regionu).
3. Kod strukturunu müəyyən edin. Kodu mənalı, amma qısa saxlayın; məsələn, birinci rəqəm əsas bölməni, sonrakılar alt bölməni göstərsin.
4. Hər mərkəzi bir 7-ci qrup hesabına bağlayın. Satış mərkəzləri 760-a, idarəetmə mərkəzləri 770-ə yazılsın; istisnaları yazılı şəkildə qeyd edin.
5. Ortaq xərclər üçün bölgü qaydası yazın. İcarə, İT və ümumi xidmət xərclərinin hansı nisbətlə hansı mərkəzlərə bölünəcəyi əvvəlcədən müəyyən olsun.
6. Bağlanma və dəyişiklik qaydasını müəyyən edin. Birləşən və ya bağlanan bölmənin kodu silinmir, passiv edilir ki, keçmiş hesabatlar pozulmasın.

Nümunə xərc mərkəzi strukturu

Aşağıdakı cədvəl 250 işçisi olan nümunə xidmət şirkətinin xərc mərkəzi strukturunu göstərir. Kodlar və cavabdehlər nümunədir.

Bu strukturda hər işçinin standart xərc mərkəzi olur. Satış nümayəndəsi xərc daxil etdikdə xərc 210-a düşür və 760-a yazılır; mühasibat komandası sətir-sətir təsnifat aparmır.

Nümunə yazılış: xərcin üç mərkəz arasında bölünməsi

Ortaq istifadə olunan xərc bölgü nisbətinə görə bir neçə xərc mərkəzinə bölünərək qeydə alınır. Aşağıdakı rəqəmlər nümunədir.

İT komandasından bir işçi üç bölmənin istifadə etdiyi təlim materialına ƏDV daxil 1.200 TL (nümunə) xərcləyir. ƏDV dərəcəsi 20%, vergiyə cəlb olunan məbləğ 1.000 TL-dir. Bölgü qaydası: Satış 50%, Maliyyə 30%, Əməliyyat 20%.

Bölgü xərcin hansı 7-ci qrup hesabına gedəcəyini də dəyişir. Buna görə nisbətlərin xərc daxil edilərkən müəyyən olması ay sonunda yenidən hesablanmasından daha az səhvə səbəb olur.

Xərc mərkəzi strukturunda tipik səhvlər

Ən çox rast gəlinən səhv xərc mərkəzlərini təşkilati sxemin birəbir surəti kimi açmaqdır. Bu, dəstək yükünü artırır və hesabatları oxunmaz edir.

• Həddən çox mərkəz: Aylıq xərci çox az, sahibi qeyri-müəyyən mərkəzlər hesabatı qarışdırır.
• Şəxs adına mərkəz: İşçi ayrıldıqda mərkəz sahibsiz qalır. Mərkəzlər rol və bölməyə görə açılmalıdır.
• Silinmiş kodlar: Bağlanmış mərkəzin silinməsi keçmiş dövrlərlə müqayisəni pozur.
• Standart mərkəzin olmaması: İşçi hər xərcdə mərkəz seçməli olarsa, səhv seçim ehtimalı artır.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-da Xərc Mərkəzi xərc daxiletməsində istifadə olunan standart sahələrdən biridir və təşkilatın öz strukturuna uyğunlaşdırılır. Yuxarıdakı qurulum addımları birbaşa bu sahəyə köçürülür.

• Xərc Siyasəti Mühərriki: Xərc mərkəzi sahəsinə qayda yazmaq olar. Məsələn, müəyyən mərkəz seçildikdə etiket məcburi ola və ya xəbərdarlıq çıxa bilər. Kateqoriya üzrə limitlər və departament üzrə qaydalar da təyin etmək mümkündür.
• Bölmə: İşçi daxiletmə zamanı bir xərci əl ilə bir neçə xərc mərkəzi arasında bölə bilər.
• Kompozit Bölmə: Bölgü bir dəfə qayda kimi təyin olunur. Məsələn, bir mərkəzə gələn bütün xərclər 10%, 10% və 80% nisbətində üç mərkəzə, yaxud İT komandasının xərcləri dörd departament arasında bərabər bölünür.
• Təkmil Təsdiq: Təsdiq axını təşkilata və hədd məbləğlərinə görə qurula bilər; ətraflı məlumat xərc təsdiq axını və səlahiyyət ötürülməsi yazısındadır.

Departament və xərc mərkəzi strukturunun Masraff-da necə idarə olunduğunu departament və xərc mərkəzi idarəetməsi səhifəsində görə bilərsiniz. Mərkəz üzrə büdcə nəzarəti üçün büdcə idarəetməsi yazısı da yaxşı başlanğıcdır.

Tez-tez verilən suallar

Xərc mərkəzi ilə "masraf yeri" arasında fərq nədir?

Xərc mərkəzi ilə "masraf yeri" arasında məzmun fərqi yoxdur; hər ikisi xərcə cavabdeh bölməni göstərir. Türkiyədə "masraf yeri" daha çox SAP istifadə edən komandalarda, "masraf merkezi" isə ümumi maliyyə dilində işlədilir.

Xərc mərkəzinin kodu necə müəyyən edilir?

Xərc mərkəzinin kodu əsas bölməni və alt bölməni oxunaqlı şəkildə göstərən qısa nömrə kimi müəyyən edilir. Kodu 7-ci qrup hesab kodu ilə qarışdırmamaq və bağlanmış kodları təkrar istifadə etməmək tövsiyə olunur.

Ortaq xərclər xərc mərkəzlərinə necə bölünür?

Ortaq xərclər əvvəlcədən yazılmış bölgü açarı ilə (işçi sayı, kvadratmetr və ya istifadə nisbəti kimi) xərc mərkəzlərinə bölünür. Açar ən azı ildə bir dəfə nəzərdən keçirilməlidir.

Kiçik şirkətdə neçə xərc mərkəzi olmalıdır?

Kiçik şirkətdə xərc mərkəzlərinin sayı büdcə sahibi olan rəhbərlərin sayını keçməməlidir. Çox vaxt ümumi idarəetmə, satış və əməliyyat ayrımı başlanğıc üçün kifayətdir.