Мазмұны
- Сыртқы бухгалтермен шығыс процесі неге ай сайын тұралайды?
- Сыртқы бухгалтер ай сайын қандай шығыс пакетін күтеді?
- Шығыстар бойынша айлық тәртіп қалай құрылады?
- KKEG неге жыл соңында емес, енгізу кезінде белгіленуі керек?
- Шығыстарды басқару бағдарламасы мен бухгалтер жұмысын байланыстырудың артықшылықтары қандай?
- Бухгалтермен жұмысқа лайық шығыс бағдарламасын қалай таңдау керек?
- Қорытынды
Көп компанияда ай соңы бірдей өтеді: қызметкерлер түбіртектердің суретін WhatsApp арқылы жібереді, бухгалтерия жетіспейтін құжаттарды іздейді, ал мали мүшавир (mali müşavir — түрік компанияларының көбі жұмыс істейтін лицензиялы қаржы кеңесшісі, яғни сыртқы бухгалтер) декларация мерзіміне бірнеше күн қалғанда ретсіз папкамен жұмысты бастайды. Бұл мақала Түркиядағы тәжірибені сипаттайды: мұнда айтылатын KKEG (заң бойынша шегерімге қабылданбайтын шығыстар) және ҚҚС ережелері — Түркия ережелері. Мақалада шағын және орта бизнестің сыртқы бухгалтермен бірге шығыстар процесін қалай ретке келтіретіні көрсетіледі: ай сайын қандай пакет дайындалады, айлық күнтізбе қандай, кім нені бекітеді және KKEG неге енгізу кезінде белгіленуі керек.
Сыртқы бухгалтермен шығыс процесі неге ай сайын тұралайды?
Сыртқы бухгалтермен шығыс процесі көбіне құжаттар кеш, толық емес және шашыраңқы келетіндіктен тұралайды; мәселе әдетте есепте емес, жинау кезеңінде. Типтік белгілер:
- Түбіртектер WhatsApp немесе электрондық пошта арқылы сурет күйінде келеді; кейбірі оқылмайды, кейбірі мүлде келмейді.
- Қай шығыстың қай бөлімге не жобаға тиесілі екенін кейін еске түсіруге тырысады.
- Корпоративтік карта үзіндісінің жолдары ай соңында түбіртектермен қолмен салыстырылады.
- Аванс алған қызметкердің шығыстары бөлек кестеде жүргізіледі, авансты есептен шығару кешігеді.
- KKEG баптары жыл соңында, кері күнмен сұрыпталады.
Нәтижесі — кеш жабылатын ай және бухгалтермен шексіз сұрақ-жауап. Ай сайын бір пакетті бір күні тапсыратын тәртіп осы сұрақ-жауаптың басым бөлігін жояды.
Сыртқы бухгалтер ай сайын қандай шығыс пакетін күтеді?
Сыртқы бухгалтер ай сайын құжаттарды, ҚҚС бөлінісін, KKEG ретінде белгіленген баптарды, шығын орталықтарын, аванстарды есептен шығаруды және карта үзіндісін салыстыруды қамтитын толық пакетті күтеді. Мазмұны компанияға қарай өзгереді, бірақ негізгі қаңқасы мынадай:
| Пакет элементі | Мазмұны | Не үшін қажет |
|---|---|---|
| Құжаттар | Түбіртектердің, шот-фактуралардың, e-Fatura және e-Arşiv құжаттарының оқылатын көшірмелері, шығыс жолымен байланыстырылған | Бухгалтерлік жазбаның негізі; құжатсыз шығыс KKEG тәуекелін тудырады |
| ҚҚС бөлінісі | Әр жол бойынша ҚҚС мөлшерлемесі мен сомасы, ҚҚС-сыз сома | Есепке алынатын ҚҚС-ты дұрыс есептеу үшін |
| KKEG ретінде белгіленген баптар | KKEG деп белгіленген жолдар және ішінара қабылданбайтындардың бөлінісі | Салық базасына қосылатын соманы бақылау үшін |
| Шығын орталығы | Әр шығыстың бөлімі, филиалы немесе жобасы | Шығындарды бөлу және басқарушылық есептер үшін |
| Аванстарды есептен шығару | Берілген аванс, құжатталған шығыстар және қалдық | Есеп беретін тұлғалар шотын жабу үшін |
| Карта үзіндісін салыстыру | Корпоративтік карта үзіндісінің әр жолы өз құжатымен салыстырылған, сәйкеспейтіндер тізімі | Карта шығыстарын толық тіркеу үшін |
Бұл пакет ай сайын бірдей дайындалса, бухгалтердің тексеруі қысқарады, «мына түбіртек қайда?» деген сұрақтар азаяды. Түбіртек мұрағаты цифрлық болып, шығыс жолымен байланыстырылса, құжатты айлар өткен соң табу да жеңілдейді.
Шығыстар бойынша айлық тәртіп қалай құрылады?
Айлық тәртіп шығыстар ай бойы үздіксіз жиналатын, ай соңында қысқа жабу терезесі бар және пакет бухгалтерге белгіленген күні тапсырылатын күнтізбеге негізделеді. Төменде үлгі күнтізбе берілген; күндерді салық күнтізбеңізге және бухгалтермен келісіміңізге сай бейімдеңіз:
- Ай бойы: қызметкер түбіртекті сатып алудан кейін бірден жүктейді, басшы апта сайын бекітеді. KKEG пен шығын орталығы енгізу кезінде таңдалады.
- Айдың соңғы жұмыс күні: қызметкерлерге жетіспейтін түбіртектер туралы еске салу жіберіледі, карта үзіндісін салыстыру басталады.
- Жаңа айдың алғашқы жұмыс күндері: бухгалтерия сәйкеспеген карта жолдарын, ашық аванстарды және жетіспейтін құжаттарды жабады.
- Тапсыру күні: пакет бухгалтерге тапсырылады, сол күні деректер бухгалтерлік бағдарламаға беріледі.
- Келесі бірнеше күн: бухгалтердің сұрақтары бір тізімге жиналып, жауап беріледі; түзетулер келесі айға өтпей тұрып жабылады.
Кім нені бекітеді? Нақты рөлдер тәртіптің бір адамға тәуелді болуына жол бермейді:
- Қызметкер: түбіртектің дұрыстығы мен уақытында жүктелуіне жауапты.
- Басшы: шығыстың жұмыс қажеттілігі екенін бекітеді.
- Бухгалтерия: құжат түрін, ҚҚС бөлінісін, шығын орталығын және KKEG белгісін тексереді, деректерді береді.
- Сыртқы бухгалтер: салықтық жіктеуді және декларацияға түсетін сомаларды растайды.
KKEG неге жыл соңында емес, енгізу кезінде белгіленуі керек?
KKEG енгізу кезінде белгіленсе, шешім шығыстың мән-жайы әлі есте тұрғанда қабылданады және жыл соңында жүздеген жолды кері қарап шығудың қажеті болмайды. Жыл соңындағы сұрыптау уақыт алады және назардан тыс қалған баптарға байланысты салық базасында қателер тудыруы мүмкін.
Практикалық тәсіл:
- Типтік KKEG баптары үшін (мысалы, әкімшілік айыппұлдар және құжатсыз шығыстар) санат деңгейінде ескерту орнатыңыз.
- Ішінара қабылданбайтын баптарда KKEG сомасын бөлек көрсетіңіз; бухгалтерлік жазбада мұндай баптар шығыс бөлігі мен KKEG бөлігіне бөлінеді.
- KKEG тізімін ай сайын пакеттің бөлек парағы ретінде бухгалтерге жіберіңіз.
Masraff-та шығысты KKEG ретінде белгілеуге болады; компания баптауына қарай бұл белгі тек ескерту береді немесе шығыстың әрі қарай жылжуын тоқтатады. ERP жүйесіне беру кезінде жол шығыс бөлігі мен KKEG бөлігіне бөлінуі мүмкін. KKEG-ті енгізу кезінде-ақ анықтау үшін тегін құралдарымызды қараңыз. KKEG-тің құқықтық негізі — Түркияның № 5520 Корпоративтік табыс салығы туралы заңы және № 193 Табыс салығы туралы заңы; қай баптардың KKEG болып саналатынын міндетті түрде мали мүшавиріңізбен нақтылаңыз.
Шығыстарды басқару бағдарламасы мен бухгалтер жұмысын байланыстырудың артықшылықтары қандай?
Шығыстарды басқару бағдарламасы бухгалтерге арналған пакетті ай сайын бірдей құрылыммен, толық әрі алдын ала тексерілген күйде дайындауды жеңілдетеді. Артықшылықтар әдетте төрт тармаққа жинақталады:
- Бірыңғай түбіртек мұрағаты: құжаттар WhatsApp пен поштаға шашырамай, шығыс жолымен байланыстырылып сақталады.
- Енгізу кезіндегі жіктеу: санат, шығын орталығы және KKEG шығын жасалған сәтте таңдалады; ай соңында ешкім болжам жасамайды.
- Ережеге негізделген шот коды: шығыс шоты санат пен шығын орталығы сияқты деректерге сүйенетін сәйкестендіру ережелерімен анықталады; бір шығыс ай сайын бір шотқа түседі.
- Қысқа жабу: бухгалтерия уақытын құжат жинауға емес, тексеруге жұмсайды.
Мұндағы «интеграция» бухгалтерді бөлек жүйеге қосуды білдіруі міндетті емес. ШОБ-тың көбі үшін басты пайда — бухгалтер жұмыс істейтін бухгалтерлік жазбалардың ретті әрі ережеге сай қалыптасуы.
Бухгалтермен жұмысқа лайық шығыс бағдарламасын қалай таңдау керек?
Бухгалтермен жұмысты жеңілдететін шығыс бағдарламасы бухгалтерлік бағдарламаңызбен үйлесімділігіне, ҚҚС пен KKEG-ті енгізу кезінде бөле алуына және шот анықтау ережелерінің икемділігіне қарап таңдалады. Бағалау кезінде мына сұрақтарды қойыңыз:
- Ол біздің бухгалтерлік бағдарламамызбен немесе ERP-пен қалай жұмыс істейді, деректер қандай тәсілмен беріледі?
- Шығысты KKEG ретінде белгілеуге және ішінара қабылданбайтын соманы бөлуге бола ма?
- Шотты санат, шығын орталығы және компания бойынша ережемен анықтауға бола ма?
- Корпоративтік карта үзінділері мен аванстарды шығыстармен салыстыруға бола ма?
- Біздің бухгалтер өзіне қажет есептер мен құжаттарды оңай ала ала ма?
- Қызметкерлерге түбіртек жүктеу қаншалықты оңай? Ешкім пайдаланбайтын жүйе түбіртек мұрағатын толтыра алмайды.
Таңдау алдында бухгалтеріңізді процеске қосыңыз; пакет форматын бірге шешу көшуді жылдамдатады.
Қорытынды
Мали мүшавирмен шығыс процесі ай сайын бір пакет бір күні тапсырылатын тәртіпке айналғанда тынышталады. Құжаттарды бір түбіртек мұрағатына жинау, ҚҚС пен KKEG-ті енгізу кезінде бөлу және бекіту жауапкершілігін нақтылау ай соңындағы жабуды қысқартады. Бухгалтерия командаларымен және сыртқы бухгалтерлермен қалай жұмыс істейтінімізді бухгалтерлерге арналған Masraff бетінен, шығыс процесінің толық көрінісін шығыстарды басқару бетінен көре аласыз.