Как да организирате разходите със счетоводител

В много фирми краят на месеца изглежда еднакво: служителите изпращат снимки на бележки по WhatsApp, счетоводният екип гони липсващи документи, а мали мюшавирът (лицензираният финансов консултант, с който работят повечето турски фирми, на практика външен счетоводител) започва работа с разхвърляна папка дни преди срока за декларацията. Статията описва практиката в Турция: правилата за KKEG (разходи, които законът не признава за данъчни цели) и за ДДС са турски правила. Ще покажем как малките и средните предприятия да изградят с външния си счетоводител работещ процес за разходите: какъв пакет да подготвят всеки месец, месечен календар, кой какво одобрява и защо KKEG трябва да се отбелязва при въвеждането.

Защо процесът със счетоводителя заседа всеки месец?

Процесът по разходите с външния счетоводител най-често заседа, защото документите пристигат късно, непълни и разпилени; проблемът рядко е в счетоводството, а в събирането. Типични симптоми:

• Бележките идват като снимки по WhatsApp или имейл; някои са нечетливи, други не пристигат изобщо.
• Задна дата се опитват да си спомнят към кой отдел или проект се отнася разходът.
• Редовете от извлечението по фирмената карта се съпоставят ръчно с бележките в края на месеца.
• Разходите на служител, получил аванс, се водят в отделна таблица и отчитането на аванса закъснява.
• Перата KKEG се отделят в края на годината, след факта.

Резултатът е късно приключен месец и постоянни въпроси напред-назад със счетоводителя. Рутина, при която всеки месец се предава един и същ пакет на една и съща дата, премахва по-голямата част от тази кореспонденция.

Какъв пакет разходи очаква счетоводителят всеки месец?

Всеки месец външният счетоводител очаква пълен пакет с документи, разбивка на ДДС, пера с отбелязан KKEG, разходни центрове, отчитане на аванси и равнение на извлечението по картата. Съдържанието зависи от фирмата, но основната структура е такава:

Ако пакетът се подготвя всеки месец по един и същ начин, проверката на счетоводителя се съкращава, а въпросите „къде е тази бележка?“ намаляват. Когато архивът на бележките е дигитален и свързан с реда на разхода, намирането на документ след месеци също става по-лесно.

Как се изгражда месечна рутина за разходите?

Месечната рутина се изгражда върху календар, в който разходите се събират непрекъснато през месеца, в края му има кратък прозорец за приключване, а пакетът се предава на счетоводителя на фиксирана дата. Ето примерен календар; нагодете датите към данъчния си календар и към уговорката със счетоводителя:

1. През месеца: служителят качва бележката веднага след покупката, ръководителят одобрява всяка седмица. KKEG и разходният център се избират при въвеждането.
2. Последният работен ден на месеца: служителите получават напомняне за липсващи бележки и започва равнението на извлечението по картата.
3. Първите работни дни на новия месец: счетоводният екип закрива несъпоставените редове по карта, откритите аванси и липсващите документи.
4. Ден на предаване: пакетът се предава на счетоводителя; същия ден данните се прехвърлят в счетоводната програма.
5. Следващите няколко дни: въпросите на счетоводителя се събират в един списък и се отговарят; корекциите се закриват, преди да преминат в следващия месец.

Кой какво одобрява? Ясните роли предпазват рутината от зависимост от един човек:

• Служител: отговаря за точността на бележката и навременното й качване.
• Ръководител: потвърждава, че разходът е бил нужен за работата.
• Счетоводен екип: проверява вида на документа, разбивката на ДДС, разходния център и отбелязването на KKEG и извършва прехвърлянето.
• Външен счетоводител: потвърждава данъчната квалификация и сумите, които влизат в декларацията.

Защо KKEG се отбелязва при въвеждане, а не в края на годината?

Когато KKEG се отбелязва при въвеждане, решението се взима, докато контекстът на разхода е още свеж, и в края на годината не се налага да се преглеждат стотици редове след факта. Годишното разчистване отнема време и може да доведе до грешки в данъчната основа заради пропуснати пера.

Практически подход:

• За типичните пера KKEG (например административни глоби и разходи без документ) задайте предупреждение на ниво категория.
• При частично непризнати пера показвайте сумата KKEG отделно; в счетоводния запис тези пера се разделят на част разход и част KKEG.
• Всеки месец изпращайте на счетоводителя списъка с KKEG като отделен лист в пакета.

В Masraff разход може да бъде отбелязан като KKEG; според настройка на фирмата отбелязването или само показва предупреждение, или спира разхода. При прехвърляне в ERP редът може да бъде разделен на част разход и част KKEG. За да хващате KKEG още при въвеждане, разгледайте нашите безплатни инструменти. Правната рамка на KKEG са турският Закон № 5520 за корпоративния данък и Закон № 193 за данъка върху доходите; винаги потвърждавайте с мали мюшавира си кои пера се считат за KKEG.

Какви са предимствата на софтуер за разходи при работа със счетоводител?

Софтуерът за управление на разходи олеснява подготовката на пакета за счетоводителя всеки месец в една и съща структура, пълен и вече проверен. Предимствата обикновено се свеждат до четири точки:

• Един архив на бележки: документите се съхраняват свързани с реда на разхода, вместо да са разпръснати в WhatsApp и имейла.
• Класификация при въвеждане: категорията, разходният център и KKEG се избират в момента на разхода; в края на месеца никой не гадае.
• Сметки по правила: разходната сметка се определя чрез правила за съпоставяне по категория, разходен център и други данни; един и същ разход всеки месец отива на една и съща сметка.
• По-кратко приключване: счетоводният екип отделя времето си за проверка, а не за събиране на документи.

„Интеграция“ тук не е задължително да означава свързване на счетоводителя с отделна система. За повечето МСП истинската печалба е, че счетоводните записи, с които работи счетоводителят, се създават подредено и по правила.

Как да изберете софтуер за разходи за работа със счетоводител?

Софтуер за разходи, който олеснява работата със счетоводителя, се избира по съвместимостта му с вашата счетоводна програма, способността да разделя ДДС и KKEG при въвеждане и гъвкавостта на правилата за сметките. При оценката задайте тези въпроси:

1. Как работи с нашата счетоводна програма или ERP и по какъв начин се прехвърлят данните?
2. Може ли разход да се отбележи като KKEG и да се отдели частично непризната сума?
3. Може ли сметката да се определя с правила по категория, разходен център и дружество?
4. Могат ли извлеченията по фирмени карти и авансите да се съпоставят с разходите?
5. Може ли нашият счетоводител лесно да получи нужните му отчети и документи?
6. Колко лесно е за служителите да качват бележки? Система, която никой не използва, не може да напълни архива на бележки.

Включете счетоводителя в процеса преди избора; ако решите заедно формата на пакета, преходът ще стане по-бързо.

Заключение

Процесът по разходите с мали мюшавира се успокоява, когато се превърне в рутина, при която всеки месец се предава един и същ пакет на една и съща дата. Един архив на бележките, разделяне на ДДС и KKEG при въвеждане и ясни отговорности за одобрение съкращават месечното приключване. Вижте как работим със счетоводни екипи и външни счетоводители на страницата Masraff за счетоводители, а целия процес по разходите — на страницата управление на разходи.