Türkiyədə tikinti obyektində xərclərin izlənməsi

Tikinti şirkətində xərclərin böyük hissəsi baş ofisdə deyil, obyektdə yaranır. Obyekt rəhbəri təsərrüfat mağazasından material alır, briqadanın yeməyini ödəyir, generatora yanacaq doldurur; sənədlər bir neçə gün sonra gəlir, bəzən isə heç gəlmir. Ayın sonunda mühasibatlıq heç bir layihəyə bağlana bilməyən xərclər yığını ilə qalır. Bu yazı Türkiyədə tikinti şirkətlərinin obyekt üzrə xərc uçotunu necə qura biləcəyini izah edir: hansı sahələr doldurulmalıdır, iş avansı necə bağlanır, sənəd və hesab tərəfində nəyə diqqət edilməlidir, və ay sonu üçün yoxlama siyahısı.

Tikinti obyektində xərclərin izlənməsi baş ofisdən nə ilə fərqlənir?

Tikinti obyektində xərclərin izlənməsi fərqlidir, çünki xərc ofisdən uzaqda, çox vaxt avansdan və natamam sənədlə edilir və bir neçə layihəyə bölünür.

Ofisdə işçinin yemək çeki bir xərc mərkəzinə yazılır və məsələ bağlanır. Obyektdə vəziyyət belədir:

• Layihələrin sayı: Eyni şirkət eyni vaxtda bir neçə obyekt aparır və hər birinin xərci ayrıca izlənməlidir.
• Ödəniş üsulu: Kiçik alışlar əsasən iş avansından və ya obyektin kassasından nağd ödənilir.
• Sənəd: Küçə satıcılarından, kiçik sənətkarlardan və ya vergidən azad şəxslərdən alışlarda faktura əvəzinə xərc qəbzi (gider pusulası) lazımdır; bu addım tez-tez unudulur.
• Məsafə: Təsdiq edən layihə rəhbəri ilə mühasibatlıq eyni yerdə deyil; kağız sənədlər yolda itir.

Bu boşluqları bağlamağın yolu hər xərci daxil edildiyi anda düzgün layihəyə bağlamaqdır. Ay sonunda geriyə dönük təsnifat həm yavaş, həm də səhvə açıqdır.

Obyekt üzrə xərc uçotu üçün hansı sahələr lazımdır?

Obyekt üzrə xərc uçotu üçün hər xərcdə ən azı layihə kodu, xərc mərkəzi, kateqoriya, ödəniş üsulu və sənəd növü qeyd olunmalıdır.

Layihə kodu xərci obyektə, xərc mərkəzi isə şirkətdaxili bölməyə bağlayır. Hər ikisi olduqda həm "A Yaşayış Layihəsinə nə qədər xərclədik?", həm də "Obyekt Əməliyyatları bölməsinin ümumi xərci nə qədərdir?" sualı eyni məlumatdan cavablanır. Cədvəl bir neçə nümunə qeydi göstərir; məbləğlər və kodlar nümunədir.

Bu quruluşda ən çox edilən səhv layihə kodunu könüllü saxlamaqdır. Sahə məcburi deyilsə, obyektdə onu boş keçirlər və ayın sonunda kimsə təxmin etməli olur.

İş avansı obyektdə necə idarə olunur və bağlanır?

Obyekt rəhbərinə verilən iş avansı sənədlərlə bağlanana qədər onun adına açıq qalıq kimi izlənməli və dövr sonundan əvvəl bağlanmalıdır.

Türkiyənin Vahid Hesablar Planında (Tekdüzen Hesap Planı) iş avansları 195 (İş Avansları) hesabında izlənir. Sənədlər gəldikcə ƏDV-siz məbləğ 7-ci sinfin müvafiq xərc hesabına, əvəzləşdirilən ƏDV isə 191 hesabına yazılır; istifadə olunmayan hissə qaytarılır və ya növbəti avansa keçirilir. Nümunə bağlanış yazılışı (məbləğlər nümunədir; ƏDV nümunə üçün 20% götürülüb):

Bir neçə praktik qayda avans qalıqlarının şişməsinin qarşısını alır:

• Hər avansı bir layihəyə bağlayın. Rəhbərin iki obyekti varsa, iki ayrı avans bağlanışı asanlaşdırır.
• Yeni avans verməzdən əvvəl açıq qalığa baxın. Bağlanmamış avansın üstünə yeni avans qalığı aylarla daşıyır.
• Bağlanış üçün son tarix təyin edin; ay sonu bağlanışından bir neçə gün əvvəl kifayətdir.

Türkiyədə obyekt xərclərinə hansı sənəd və hüquqi qaydalar tətbiq olunur?

Türkiyədə obyekt xərcləri Vergi Prosedur Qanununun sənəd qaydalarına tabedir; faktura və ya xərc qəbzi olmayan xərcin gəlirdən çıxılması mübahisəli olur.

• Faktura: 213 nömrəli Vergi Prosedur Qanunu (Vergi Usul Kanunu; Rəsmi Qəzet: 10 yanvar 1961), 229-cu və sonrakı maddələr fakturanın nə vaxt və necə tərtib ediləcəyini müəyyən edir.
• Xərc qəbzi: Eyni qanunun 234-cü maddəsi vergidən azad sənətkarlardan və ya faktura yazmaq öhdəliyi olmayan şəxslərdən alışlarda xərc qəbzinin (gider pusulası) tərtib edilməsini tələb edir. Obyektdə hambal xidməti və kiçik xidmət alışları tipik nümunələrdir.
• Çoxillik tikinti işləri: 193 nömrəli Gəlir Vergisi Qanunu (Gelir Vergisi Kanunu; Rəsmi Qəzet: 6 yanvar 1961), 42-ci maddə, bir təqvim ilindən çox davam edən tikinti və təmir işlərində mənfəətin iş başa çatdıqda müəyyən edildiyini tənzimləyir. Belə işlərdə xərclər adətən iş üzrə 170 (Yıllara Yaygın İnşaat ve Onarım Maliyetleri, çoxillik tikinti və təmir xərcləri) hesabında toplanır. Buna görə hər obyekt xərcinin hansı işə aid olduğu əvvəldən bəlli olmalıdır.
• Etibarlı sənədi olmayan xərclər: Məlumat çeki və ya ekran görüntüsü kimi sənədlərə əsaslanan xərclər KKEG (vergi məqsədləri üçün qəbul edilməyən xərclər) kimi qiymətləndirilə bilər.

Hesablar planının quruluşu və işin çoxillik sayılıb-sayılmaması şirkətdən şirkətə dəyişir. Vergi təsnifatını həmişə mali müşavirinizlə (maliyyə məsləhətçisi) təsdiqləyin.

Ay sonu üçün obyekt xərcləri yoxlama siyahısı

Aşağıdakı siyahı obyekt xərclərini ay sonu bağlanışından əvvəl toplamaq üçün minimum addımları əhatə edir:

1. Layihə kodu boş qalan xərc varmı?
2. Bağlanmış layihəyə yeni xərc daxil edilibmi?
3. Hər açıq iş avansı üzrə sənədlər gəlibmi, qalan məbləğ qaytarılıbmı?
4. Xərc qəbzi tələb olunan alışlarda qəbz tərtib edilibmi?
5. Eyni çek iki dəfə daxil edilibmi?
6. İki obyektə aid ortaq xərclər (məsələn, eyni nəqliyyatla iki obyektə material daşınması) düzgün nisbətdə bölünübmü?
7. Hər korporativ kart ödənişi üçün sənəd yüklənibmi?

Masraff-da necə işləyir?

Masraff-da obyekt xərci daxil edildiyi anda layihə kodu və xərc mərkəzi ilə işarələnir; avans, təsdiq və mühasibatlığa ötürmə eyni qeyddən irəliləyir.

• Layihə kodu və xərc mərkəzi: Xərc daxil edilərkən Layihə Kodu, Xərc Mərkəzi, Kateqoriya, Etiket və Ödəniş Növü sahələri istifadə edilə bilər. Hansının məcburi olacağını şirkət müəyyən edir.
• Obyektdən daxiletmə: İşçilər xərci mobil tətbiqdən (App Store, Google Play, Huawei AppGallery) və ya Veb Portaldan daxil edir. Elektron fakturalarda faktura QR kodu ilə xərc yaratma funksiyası məlumatı birbaşa QR koddan götürür.
• Avans tələbi və bağlanış: İş avansı kimi alt növlər yaradıla bilər; hər birinə ayrıca hesab, təsdiq axını və xərc siyasəti təyin olunur. Təsdiqlənmiş avans müvafiq xərclərlə bağlanır, qalıq isə real vaxtda izlənir.
• Xərc siyasəti mühərriki: Xərc mərkəzi, kateqoriya, ödəniş növü və məbləğ kimi sahələrə qaydalar yazılır; limit aşıldıqda xəbərdarlıq verilir və ya qeyd bloklanır. Xərc hesabatındakı təkrar yoxlaması eyni xərcin iki dəfə bəyan edilməsinin qarşısını alır.
• Təkmil təsdiq: Təşkilata görə təsdiq və hədd dəyərləri ilə hesabat əvvəlcə obyekt rəhbərinə, müəyyən məbləğdən yuxarıda isə layihə rəhbərinə gedə bilər.
• Bölmə: Sadə bölmə (Tahsis) ilə bir xərc iki xərc mərkəzi arasında əl ilə bölünür; kompozit bölmə ilə təkrarlanan paylamalar qayda kimi təyin olunur.
• Mühasibat: Ətraflı ƏDV hesab təyini xərc hesabını, 191 ƏDV hesabını və 195/320 işçi hesabını ayırır. Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi ilə inteqrasiya olunur.

Sektor axınının təfərrüatları tikinti şirkətləri üçün Masraff həlli səhifəsində, avans prosesi isə Avans tələbi və bağlanış məhsul səhifəsində izah olunur. Avans siyasətini sıfırdan qurmaq üçün işçi avanslarının idarə edilməsi bələdçisinə, ümumi çərçivə üçün xərclərin izlənməsi necə aparılır yazısına baxa bilərsiniz.

Tez-tez verilən suallar

Tikinti obyektinin xərcləri hansı hesabda izlənir?

Obyekt xərcləri layihə kodu ilə xərc və ya maya dəyəri hesablarında izlənir; Türkiyədə çoxillik tikinti müqavilələrində xərclər adətən iş üzrə 170 hesabında toplanır. Hansı hesabdan istifadə ediləcəyini mühasibinizlə müəyyən edin.

Obyekt rəhbərinə verilən iş avansı necə bağlanır?

İş avansı 195 hesabında izlənir və sənədlər gəldikcə xərc və ƏDV hesablarına bağlanır. İstifadə olunmayan məbləğ qaytarılır və ya sənədləşdirilərək növbəti avansa keçirilir.

Bir neçə obyektə aid xərc necə bölünür?

Ortaq xərc istifadə nisbətinə görə müvafiq layihələrin xərc mərkəzlərinə bölünür. Birdəfəlik nisbət daxiletmə zamanı əl ilə, hər ay təkrarlanan nisbət isə paylama qaydası ilə daha etibarlı bölünür.

Faktura alına bilməyən obyekt alışları necə sənədləşdirilir?

Vergidən azad sənətkarlardan və ya faktura yazmayan şəxslərdən alışlarda Türkiyə Vergi Prosedur Qanununun 234-cü maddəsinə əsasən xərc qəbzi tərtib edilir. Etibarsız sənədlərə əsaslanan xərclər KKEG sayıla bilər.