Разходи на строителния обект: отчитане в Турция

В строителната фирма по-голямата част от разходите възниква не в централния офис, а на обекта. Техническият ръководител купува материали от железария, плаща обяд на бригадата, зарежда генератора с гориво; документите пристигат след дни или изобщо не пристигат. В края на месеца счетоводството остава с купчина разходи, които не могат да се свържат с проект. Тази статия обяснява как строителните фирми в Турция могат да изградят отчитане на разходите по обекти: кои полета да се попълват, как да се отчитат служебните аванси, на какво да се внимава при документите и сметките, и контролен списък за края на месеца.

С какво отчитането на разходите на обекта се различава от централния офис?

Отчитането на разходите на обекта се различава, защото разходите възникват далеч от офиса, често от аванс и с липсващи документи, и се разпределят между няколко проекта.

В офиса касовата бележка за обяд на служител отива в един разходен център и въпросът е приключен. На строителния обект нещата изглеждат така:

• Брой проекти: Една и съща фирма води няколко обекта едновременно и разходите на всеки трябва да се отчитат отделно.
• Начин на плащане: Дребните покупки обикновено се плащат в брой от служебен аванс или касата на обекта.
• Документи: При покупки от улични търговци, дребни занаятчии или освободени от данък лица вместо фактура е нужна разходна бележка (gider pusulası); тази стъпка често се пропуска.
• Разстояние: Ръководителят на проекта, който одобрява, и счетоводството не са на едно място; хартиените документи се губят по пътя.

Тези пропуски се затварят, като всеки разход се свързва с правилния проект още при въвеждането. Класифицирането със задна дата в края на месеца е бавно и податливо на грешки.

Кои полета са нужни за отчитане на разходите по обекти?

За отчитане на разходите по обекти всеки разход трябва да има поне код на проекта, разходен център, категория, начин на плащане и вид документ.

Кодът на проекта свързва разхода с обекта, а разходният център — със звеното във фирмата. Когато има и двете, въпросите „Колко похарчихме за жилищен проект А?“ и „Какъв е общият разход на звено „Работа на обекти“?“ получават отговор от едни и същи данни. Таблицата показва няколко примерни записа; сумите и кодовете са примерни.

Най-честата грешка е кодът на проекта да е незадължителен. Ако полето не е задължително, на обекта го пропускат и в края на месеца някой трябва да гадае.

Как се управляват и отчитат служебните аванси на обекта?

Служебният аванс, даден на техническия ръководител, трябва да се води като открито салдо на негово име до отчитането му с документи и да се отчете преди края на периода.

В турския Единен сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı) служебните аванси се водят по сметка 195 (İş Avansları, служебни аванси). С пристигането на документите сумата без ДДС отива по съответната разходна сметка от клас 7, а ДДС за приспадане — по сметка 191; неизползваната част се връща или се прехвърля към следващия аванс. Примерна счетоводна статия (сумите са примерни, ДДС е взет за пример 20%):

Няколко практични правила пречат на авансовите салда да нарастват:

• Свързвайте всеки аванс с един проект. Ако ръководителят има два обекта, два отделни аванса улесняват отчитането.
• Преди нов аванс проверете откритото салдо. Нов аванс върху неотчетен пренася салдото с месеци.
• Определете краен срок за отчитане; няколко дни преди приключването на месеца са достатъчни.

Какви правила за документи и законодателство важат за разходите на обекта в Турция?

Разходите на обекта в Турция се подчиняват на изискванията за документи на Закона за данъчната процедура; разход без фактура или разходна бележка трудно се признава за разход.

• Фактура: Законът за данъчната процедура № 213 (Vergi Usul Kanunu; Държавен вестник от 10 януари 1961 г.), член 229 и следващите, урежда кога и как се издава фактура.
• Разходна бележка: Член 234 от същия закон изисква разходна бележка (gider pusulası) при покупки от освободени от данък занаятчии или от лица без задължение да издават фактури. Типични примери на обекта са товаро-разтоварните и дребните услуги.
• Многогодишни строителни договори: Законът за данъка върху доходите № 193 (Gelir Vergisi Kanunu; Държавен вестник от 6 януари 1961 г.), член 42, предвижда, че при строителни и ремонтни работи, продължаващи повече от една календарна година, печалбата се определя при завършване на работата. Разходите по такива договори обикновено се натрупват по договор по сметка 170 (Yıllara Yaygın İnşaat ve Onarım Maliyetleri, разходи по многогодишни строително-ремонтни работи). Затова от самото начало трябва да е ясно към кой договор принадлежи всеки разход на обекта.
• Разходи без валиден документ: Разходи, подкрепени с информационни бележки или екранни снимки, могат да се третират като KKEG (непризнати за данъчни цели разходи).

Структурата на сметкоплана и това дали една работа се счита за многогодишна са различни за всяка фирма. Винаги потвърждавайте данъчната класификация със своя дипломиран счетоводител (mali müşavir).

Контролен списък за разходите на обекта в края на месеца

Списъкът съдържа минималните стъпки за събиране на разходите на обектите преди приключването на месеца:

1. Има ли разходи без код на проекта?
2. Въведен ли е нов разход по вече приключил проект?
3. Пристигнали ли са документите за всеки открит служебен аванс и върнат ли е остатъкът?
4. Издадена ли е разходна бележка за покупките, които я изискват?
5. Въведена ли е една и съща бележка два пъти?
6. Разделени ли са в правилното съотношение общите разходи на два обекта (например превоз на материали до два обекта с едно и също превозно средство)?
7. Качен ли е документ за всяко плащане с корпоративна карта?

Как работи това в Masraff?

В Masraff разходът на обекта получава код на проекта и разходен център още при въвеждането; авансът, одобрението и прехвърлянето към счетоводството вървят от един и същ запис.

• Код на проекта и разходен център: При въвеждане на разход са налични полетата „Код на проекта“, „Разходен център“, „Категория“, „Етикет“ и „Начин на плащане“. Фирмата решава кои от тях да са задължителни.
• Въвеждане от обекта: Служителите въвеждат разходите от мобилното приложение (App Store, Google Play, Huawei AppGallery) или от уеб портала. При електронните фактури създаването на разход чрез QR кода на фактурата взема данните директно от QR кода.
• Заявка за аванс и отчитане: Могат да се създават подтипове като „Служебен аванс“, всеки със собствена сметка, маршрут за одобрение и политика за разходите. Одобреният аванс се отчита със свързаните разходи, а салдото се следи в реално време.
• Механизъм за разходна политика: Задават се правила за полета като разходен център, категория, начин на плащане и сума; при нарушение се показва предупреждение или въвеждането се блокира. Проверката за дубликати в разходния отчет не позволява един разход да бъде деклариран два пъти.
• Разширено одобрение: С одобрение по организация и прагови стойности отчетът отива първо при техническия ръководител, а над определена сума — при ръководителя на проекта.
• Разделяне: С „Лесно разделяне“ (Tahsis) един разход се разделя ръчно между два разходни центъра; с „Композитно разделяне“ повтарящите се разпределения се задават като правило.
• Счетоводство: Детайлното определяне на сметките за ДДС разделя разходната сметка, сметка 191 за ДДС и сметката на служителя 195/320. Masraff се интегрира с повече от 20 ERP и счетоводни системи.

Подробности за процеса в отрасъла има на страницата с решението на Masraff за строителни фирми, а процесът с авансите е описан на продуктовата страница „Заявка за аванс и отчитане“. Как да изградите политика за авансите от нулата, вижте в ръководството за управление на служебните аванси; общата рамка е в статията как се проследяват разходите в компанията.

Често задавани въпроси

По коя сметка се отчитат разходите на строителния обект?

Разходите на обекта се отчитат по разходни сметки или сметки за себестойност с код на проекта; при многогодишни строителни договори в Турция разходите обикновено се натрупват по договор по сметка 170. Изберете сметката заедно със счетоводителя си.

Как се отчита служебен аванс, даден на техническия ръководител?

Служебният аванс се води по сметка 195 и с пристигането на документите се отчита по разходните сметки и сметката за ДДС. Неизползваната сума се връща или документирано се прехвърля към следващия аванс.

Как се разделя разход, който засяга няколко обекта?

Общият разход се разделя между разходните центрове на съответните проекти според дела на използване. Еднократен дял се задава ръчно при въвеждането, а повтарящ се — по-сигурно с правило за разпределение.

Как се документират покупки на обекта, когато няма фактура?

При покупки от освободени от данък занаятчии или лица, които не издават фактури, се издава разходна бележка по член 234 от турския Закон за данъчната процедура. Разходи по невалидни документи могат да се третират като KKEG.