Учёт расходов на стройплощадке в Турции

В строительной компании большая часть расходов возникает не в центральном офисе, а на объекте. Прораб покупает материалы в строительном магазине, оплачивает обед бригады, заправляет генератор; документы приходят через несколько дней или не приходят вовсе. К концу месяца у бухгалтерии остаётся пачка затрат, которые невозможно привязать к проекту. В этой статье разбираем, как строительные компании в Турции могут выстроить учёт расходов по объектам: какие поля нужны, как закрывать подотчётные авансы, на что смотреть в документах и счетах, и чек-лист на конец месяца.

Чем учёт расходов на стройплощадке отличается от центрального офиса?

Учёт расходов на стройплощадке отличается тем, что траты происходят далеко от офиса, часто из аванса и без полного пакета документов, и распределяются по нескольким проектам.

В офисе чек сотрудника за обед относится на один центр затрат, и вопрос закрыт. На стройплощадке всё выглядит иначе:

• Число проектов: Одна компания одновременно ведёт несколько объектов, и затраты каждого нужно учитывать отдельно.
• Способ оплаты: Мелкие покупки чаще всего оплачиваются наличными из подотчётного аванса или кассы объекта.
• Документы: При покупках у уличных торговцев, мелких ремесленников или освобождённых от налога лиц вместо счёта-фактуры нужна расходная квитанция (gider pusulası); этот шаг часто пропускают.
• Расстояние: Руководитель проекта, который согласует расходы, и бухгалтерия находятся в разных местах; бумажные документы теряются по дороге.

Закрыть эти пробелы можно, если привязывать каждый расход к нужному проекту в момент ввода. Задним числом в конце месяца это делается медленно и с ошибками.

Какие поля нужны для учёта затрат по объектам?

Для учёта затрат по объектам в каждом расходе нужно фиксировать как минимум код проекта, центр затрат, категорию, способ оплаты и тип документа.

Код проекта привязывает расход к объекту, центр затрат — к подразделению компании. Когда есть оба поля, на вопросы «Сколько мы потратили на жилой проект А?» и «Каковы общие расходы подразделения „Работы на объектах“?» можно ответить из одних и тех же данных. В таблице — несколько примеров записей; суммы и коды условные.

Самая частая ошибка — сделать код проекта необязательным. Если поле не обязательное, на объекте его пропускают, и в конце месяца кому-то приходится угадывать.

Как управлять подотчётными авансами на объекте и закрывать их?

Аванс, выданный прорабу, нужно вести как открытый остаток на его имя до закрытия документами и закрывать до конца отчётного периода.

В турецком едином плане счетов (Tekdüzen Hesap Planı) подотчётные авансы учитываются на счёте 195 (İş Avansları, авансы на хозяйственные нужды). По мере поступления документов сумма без НДС относится на соответствующий счёт расходов класса 7, а НДС к вычету — на счёт 191; неиспользованная часть возвращается или переносится на следующий аванс. Пример проводки (суммы условные, ставка НДС для примера — 20%):

Несколько практических правил не дают авансовым остаткам разрастаться:

• Привязывайте каждый аванс к одному проекту. Если у прораба два объекта, два отдельных аванса упрощают закрытие.
• Перед выдачей нового аванса проверяйте открытый остаток. Новый аванс поверх незакрытого тянет остаток месяцами.
• Установите крайний срок для закрытия; достаточно нескольких дней до закрытия месяца.

Какие правила о документах и законодательстве действуют для расходов на объектах в Турции?

Расходы на объектах в Турции подчиняются требованиям Налогово-процессуального кодекса к документам; трата без счёта-фактуры или расходной квитанции ставит под вопрос её признание расходом.

• Счёт-фактура: Налогово-процессуальный кодекс № 213 (Vergi Usul Kanunu; Официальная газета от 10 января 1961 г.), статья 229 и далее, определяет, когда и как выставляется счёт-фактура.
• Расходная квитанция: Статья 234 того же закона требует оформлять расходную квитанцию (gider pusulası) при покупках у освобождённых от налога ремесленников или лиц, не обязанных выставлять счета. Типичные примеры на объекте — погрузочные работы и мелкие услуги.
• Многолетние строительные работы: Закон о подоходном налоге № 193 (Gelir Vergisi Kanunu; Официальная газета от 6 января 1961 г.), статья 42, устанавливает, что по строительным и ремонтным работам, длящимся более одного календарного года, прибыль определяется по завершении работ. Затраты по таким работам обычно собираются по каждому договору на счёте 170 (Yıllara Yaygın İnşaat ve Onarım Maliyetleri, затраты по многолетним строительно-ремонтным работам). Поэтому важно с самого начала знать, к какому договору относится каждый расход на объекте.
• Расходы без надлежащих документов: Расходы, подтверждённые информационными чеками или скриншотами, могут быть отнесены к KKEG (расходы, не принимаемые для налогообложения).

Структура плана счетов и то, считается ли работа многолетней, различаются от компании к компании. Налоговую квалификацию всегда уточняйте у своего финансового консультанта (mali müşavir).

Чек-лист расходов на объектах на конец месяца

Ниже — минимальные шаги, чтобы собрать расходы объектов до закрытия месяца:

1. Остались ли расходы без кода проекта?
2. Не внесён ли новый расход на закрытый проект?
3. Поступили ли документы по каждому открытому авансу и возвращён ли остаток?
4. Оформлена ли расходная квитанция там, где она нужна?
5. Не введён ли один и тот же чек дважды?
6. Разделены ли в правильной пропорции общие затраты двух объектов (например, доставка материалов на два объекта одной машиной)?
7. Загружен ли документ по каждой операции по корпоративной карте?

Как это работает в Masraff?

В Masraff расход на объекте в момент ввода получает код проекта и центр затрат; аванс, согласование и передача в бухгалтерию идут из одной записи.

• Код проекта и центр затрат: При вводе расхода доступны поля «Код проекта», «Центр затрат», «Категория», «Метка» и «Способ оплаты». Компания сама решает, какие из них обязательны.
• Ввод с объекта: Сотрудники вводят расходы в мобильном приложении (App Store, Google Play, Huawei AppGallery) или на веб-портале. Для электронных счетов-фактур функция создания расхода по QR-коду берёт данные прямо из QR-кода.
• Запрос аванса и закрытие: Можно создать подтипы, например «Аванс на хозяйственные нужды», у каждого — свой счёт, маршрут согласования и политика расходов. Согласованный аванс закрывается связанными расходами, остаток отслеживается в реальном времени.
• Движок политики расходов: Правила задаются для полей «Центр затрат», «Категория», «Способ оплаты», «Сумма» и других; при превышении появляется предупреждение или ввод блокируется. Проверка на дубликаты в авансовом отчёте не даёт заявить один расход дважды.
• Расширенное согласование: С согласованием по организации и пороговыми значениями отчёт сначала попадает к прорабу, а выше заданной суммы — к руководителю проекта.
• Разделение: Функция «Лёгкое разделение» (Tahsis) вручную делит один расход между двумя центрами затрат; «Композитное разделение» задаёт повторяющиеся распределения как правило.
• Бухгалтерия: Детальное определение счетов НДС разделяет счёт расходов, счёт НДС 191 и счёт сотрудника 195/320. Masraff интегрируется более чем с 20 ERP- и учётными системами.

Подробности отраслевого процесса — на странице решения Masraff для строительных компаний, процесс авансов описан на странице продукта «Запрос аванса и закрытие». Как выстроить политику авансов с нуля, читайте в руководстве по управлению авансами сотрудников, общий подход — в статье как вести учёт расходов в компании.

Часто задаваемые вопросы

На каком счёте учитываются расходы на стройплощадке?

Расходы на стройплощадке учитываются на счетах расходов или затрат с кодом проекта; по многолетним строительным договорам в Турции затраты обычно собираются по каждому договору на счёте 170. Выбор счёта согласуйте с бухгалтером.

Как закрыть аванс, выданный прорабу?

Аванс учитывается на счёте 195 и по мере поступления документов закрывается на счета расходов и НДС. Неиспользованная сумма возвращается или документально переносится на следующий аванс.

Как разделить расход, относящийся к нескольким объектам?

Общий расход делится между центрами затрат соответствующих проектов пропорционально использованию. Разовую пропорцию удобно задать вручную при вводе, повторяющуюся — правилом распределения.

Как оформить покупки на объекте, если счёт-фактуру получить нельзя?

При покупках у освобождённых от налога ремесленников или лиц, не выставляющих счета, оформляется расходная квитанция по статье 234 Налогово-процессуального кодекса Турции. Расходы по недействительным документам могут считаться KKEG.