Urmărirea cheltuielilor de șantier în Turcia

Într-o firmă de construcții, cea mai mare parte a cheltuielilor nu apare la sediu, ci pe șantier. Șeful de șantier cumpără materiale de la magazinul de feronerie, plătește masa echipei, alimentează generatorul; documentele sosesc după câteva zile sau deloc. La final de lună, contabilitatea rămâne cu un teanc de costuri care nu pot fi legate de niciun proiect. Acest articol arată cum își pot organiza firmele de construcții din Turcia urmărirea cheltuielilor pe șantier: ce câmpuri se completează, cum se decontează avansurile, la ce trebuie atenție la documente și conturi, plus o listă de verificare pentru final de lună.

De ce diferă urmărirea cheltuielilor de șantier de cea de la sediu?

Urmărirea cheltuielilor de șantier diferă pentru că banii se cheltuiesc departe de sediu, adesea din avans și cu documente lipsă, și se împart pe mai multe proiecte.

La birou, bonul de masă al unui angajat merge pe un singur centru de cost și subiectul e închis. Pe șantier, situația arată așa:

• Numărul de proiecte: Aceeași firmă derulează mai multe șantiere simultan, iar costurile fiecăruia trebuie urmărite separat.
• Modul de plată: Achizițiile mici se plătesc de obicei în numerar, din avans sau din casieria șantierului.
• Documente: La achizițiile de la vânzători ambulanți, meșteșugari mici sau persoane scutite de impozit este nevoie de un bon de cheltuieli (gider pusulası) în locul facturii; pasul acesta e adesea sărit.
• Distanța: Managerul de proiect care aprobă și contabilitatea nu sunt în același loc; documentele pe hârtie se pierd pe drum.

Soluția este ca fiecare cheltuială să fie legată de proiectul corect chiar în momentul înregistrării. Clasificarea retroactivă la final de lună este lentă și predispusă la erori.

Ce câmpuri sunt necesare pentru urmărirea cheltuielilor pe șantier?

Pentru urmărirea cheltuielilor pe șantier, fiecare cheltuială trebuie să aibă cel puțin cod de proiect, centru de cost, categorie, mod de plată și tip de document.

Codul de proiect leagă cheltuiala de șantier, iar centrul de cost de unitatea din firmă. Cu ambele, întrebările „Cât am cheltuit pe proiectul de locuințe A?” și „Care este costul total al unității Operațiuni pe șantier?” primesc răspuns din aceleași date. Tabelul arată câteva înregistrări exemplu; sumele și codurile sunt exemple.

Cea mai frecventă greșeală este ca codul de proiect să fie opțional. Dacă nu e obligatoriu, pe șantier câmpul e sărit, iar la final de lună cineva trebuie să ghicească.

Cum se gestionează și se decontează avansurile pe șantier?

Avansul dat șefului de șantier trebuie urmărit ca sold deschis pe numele lui până la justificarea cu documente și decontat înainte de sfârșitul perioadei.

În Planul de conturi uniform din Turcia (Tekdüzen Hesap Planı), avansurile pentru cheltuieli se țin în contul 195 (İş Avansları, avansuri de lucru). Pe măsură ce sosesc documentele, suma fără TVA trece în contul de cheltuieli corespunzător din clasa 7, iar TVA deductibilă în contul 191; partea nefolosită se restituie sau se reportează pe avansul următor. Exemplu de înregistrare la decontare (sumele sunt exemple; TVA considerată 20% pentru ilustrare):

Câteva reguli practice împiedică umflarea soldurilor de avans:

• Legați fiecare avans de un singur proiect. Dacă un șef are două șantiere, două avansuri separate ușurează decontarea.
• Verificați soldul deschis înainte de un nou avans. Un avans nou peste unul nedecontat târăște soldul luni la rând.
• Stabiliți un termen-limită de decontare; câteva zile înainte de închiderea lunii sunt suficiente.

Ce reguli privind documentele și legislația se aplică cheltuielilor de șantier în Turcia?

Cheltuielile de șantier din Turcia sunt supuse regulilor privind documentele din Legea procedurii fiscale; o cheltuială fără factură sau bon de cheltuieli devine discutabilă ca deducere.

• Factura: Legea procedurii fiscale nr. 213 (Vergi Usul Kanunu; Monitorul Oficial din 10 ianuarie 1961), articolul 229 și următoarele, stabilește când și cum se emite factura.
• Bonul de cheltuieli: Articolul 234 din aceeași lege cere un bon de cheltuieli (gider pusulası) la achizițiile de la meșteșugari scutiți sau de la persoane fără obligația de a emite factură. Manipularea materialelor și serviciile mărunte de pe șantier sunt exemple tipice.
• Contracte de construcții multianuale: Legea impozitului pe venit nr. 193 (Gelir Vergisi Kanunu; Monitorul Oficial din 6 ianuarie 1961), articolul 42, prevede că la lucrările de construcții și reparații care se întind pe mai mult de un an calendaristic profitul se determină la finalizarea lucrării. Pentru aceste lucrări, costurile se acumulează de regulă pe contract în contul 170 (Yıllara Yaygın İnşaat ve Onarım Maliyetleri, costuri ale lucrărilor multianuale). De aceea contează să se știe de la început cărui contract îi aparține fiecare cheltuială de șantier.
• Cheltuieli fără document valabil: Cheltuielile sprijinite pe bonuri informative sau capturi de ecran pot fi tratate ca KKEG (cheltuieli nedeductibile).

Structura planului de conturi și încadrarea unei lucrări ca multianuală diferă de la o firmă la alta. Confirmați întotdeauna încadrarea fiscală cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Listă de verificare a cheltuielilor de șantier la final de lună

Lista cuprinde pașii minimi pentru adunarea cheltuielilor de șantier înainte de închiderea lunii:

1. Au rămas cheltuieli fără cod de proiect?
2. S-a înregistrat o cheltuială nouă pe un proiect închis?
3. Au sosit documentele pentru fiecare avans deschis și s-a restituit soldul rămas?
4. S-a emis bon de cheltuieli pentru achizițiile care îl cer?
5. Același bon a fost înregistrat de două ori?
6. Costurile comune a două șantiere (de exemplu transportul de materiale la două șantiere cu același vehicul) au fost împărțite în proporția corectă?
7. S-a încărcat un document pentru fiecare plată cu cardul corporativ?

Cum funcționează în Masraff?

În Masraff, cheltuiala de șantier primește cod de proiect și centru de cost chiar la înregistrare; avansul, aprobarea și transferul în contabilitate pornesc din aceeași înregistrare.

• Cod de proiect și centru de cost: La înregistrarea cheltuielii sunt disponibile câmpurile Cod de proiect, Centru de cost, Categorie, Etichetă și Mod de plată. Firma decide care sunt obligatorii.
• Înregistrare de pe șantier: Angajații introduc cheltuielile din aplicația mobilă (App Store, Google Play, Huawei AppGallery) sau din portalul web. La facturile electronice, crearea cheltuielii prin codul QR al facturii preia datele direct din codul QR.
• Cerere și decontare avans: Se pot defini subtipuri precum avansul de lucru, fiecare cu cont, flux de aprobare și politică de cheltuieli proprii. Avansul aprobat se decontează cu cheltuielile aferente, iar soldul se urmărește în timp real.
• Motorul de politici de cheltuieli: Se definesc reguli pe câmpuri precum centrul de cost, categoria, modul de plată și suma; la depășire apare un avertisment sau înregistrarea este blocată. Verificarea duplicatelor din raportul de cheltuieli împiedică declararea de două ori a aceleiași cheltuieli.
• Aprobare avansată: Cu aprobare pe organizație și praguri, raportul merge întâi la șeful de șantier și, peste o sumă stabilită, la managerul de proiect.
• Împărțire: Cu împărțirea simplă (Tahsis), o cheltuială se împarte manual între două centre de cost; cu împărțirea compusă, repartizările recurente se definesc ca regulă.
• Contabilitate: Determinarea detaliată a conturilor de TVA separă contul de cheltuieli, contul de TVA 191 și contul angajatului 195/320. Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate.

Detaliile fluxului pe sector sunt pe pagina soluției Masraff pentru firme de construcții, iar procesul de avans pe pagina de produs pentru cererea și decontarea avansurilor. Pentru a construi de la zero o politică de avansuri, vedeți ghidul de gestionare a avansurilor angajaților; pentru cadrul general, citiți articolul despre urmărirea cheltuielilor în firmă.

Întrebări frecvente

În ce cont se urmăresc cheltuielile de șantier?

Cheltuielile de șantier se urmăresc în conturi de cheltuieli sau de costuri cu cod de proiect; la contractele de construcții multianuale din Turcia, costurile se acumulează de regulă pe contract în contul 170. Stabiliți contul împreună cu contabilul.

Cum se decontează avansul dat șefului de șantier?

Avansul se ține în contul 195 și se decontează pe conturile de cheltuieli și TVA pe măsură ce sosesc documentele. Suma nefolosită se restituie sau se reportează, documentat, pe avansul următor.

Cum se împarte o cheltuială care privește mai multe șantiere?

O cheltuială comună se împarte între centrele de cost ale proiectelor implicate după ponderea de utilizare. O pondere unică se introduce manual la înregistrare; una care se repetă lunar se gestionează mai sigur printr-o regulă de repartizare.

Cum se justifică achizițiile de pe șantier fără factură?

La achizițiile de la meșteșugari scutiți sau persoane care nu emit factură se întocmește un bon de cheltuieli conform articolului 234 din Legea procedurii fiscale din Turcia. Cheltuielile cu documente nevalabile pot fi tratate ca KKEG.