Control de gastos de obra en Turquía

En una constructora, la mayor parte del gasto no se produce en la oficina central, sino en la obra. El jefe de obra compra material en una ferretería, paga la comida de la cuadrilla, llena el depósito del generador; los justificantes llegan días después o nunca llegan. A fin de mes, el equipo de contabilidad se queda con un montón de costes que no puede asignar a ningún proyecto. Este artículo explica cómo las constructoras en Turquía pueden organizar el seguimiento de gastos por obra: qué campos registrar, cómo liquidar los anticipos, qué vigilar en documentos y cuentas, y una lista de control para el cierre de mes.

¿Por qué el control de gastos en obra es distinto al de la oficina central?

El control de gastos en obra es distinto porque el gasto ocurre lejos de la oficina, a menudo con anticipos y sin justificantes completos, y se reparte entre varios proyectos.

En la oficina, el ticket de comida de un empleado va a un único centro de coste y asunto cerrado. En la obra, la situación es esta:

• Número de proyectos: La misma empresa lleva varias obras a la vez, y los costes de cada una deben seguirse por separado.
• Forma de pago: Las compras pequeñas se pagan casi siempre en efectivo, con un anticipo o con la caja de la obra.
• Justificantes: En compras a vendedores ambulantes, pequeños comerciantes o personas exentas de impuestos se necesita un recibo de gastos (gider pusulası) en lugar de una factura; este paso se olvida a menudo.
• Distancia: El jefe de proyecto que aprueba y el equipo contable no están en el mismo lugar; los papeles se pierden por el camino.

La forma de cerrar estas brechas es vincular cada gasto al proyecto correcto en el momento de registrarlo. Clasificarlo a posteriori a fin de mes es lento y propenso a errores.

¿Qué campos necesita el seguimiento de gastos por obra?

El seguimiento de gastos por obra necesita, en cada gasto, al menos código de proyecto, centro de coste, categoría, forma de pago y tipo de documento.

El código de proyecto vincula el gasto con la obra; el centro de coste, con la unidad dentro de la empresa. Con ambos, las preguntas «¿Cuánto hemos gastado en el Proyecto de Viviendas A?» y «¿Cuál es el gasto total de la unidad de Operaciones de Obra?» se responden con los mismos datos. La tabla muestra algunos registros de ejemplo; importes y códigos son ejemplos.

El error más frecuente en este esquema es dejar el código de proyecto como opcional. Si el campo no es obligatorio, en la obra se lo saltan y a fin de mes alguien tiene que adivinarlo.

¿Cómo se gestionan y liquidan los anticipos en obra?

El anticipo entregado al jefe de obra debe seguirse como saldo abierto a su nombre hasta que se cierre con justificantes, y liquidarse antes del cierre del periodo.

En el Plan de Cuentas Uniforme de Turquía (Tekdüzen Hesap Planı), los anticipos para gastos se registran en la cuenta 195 (İş Avansları, anticipos de trabajo). A medida que llegan los justificantes, el importe neto va a la cuenta de gasto correspondiente de la clase 7 y el IVA deducible a la cuenta 191; la parte no utilizada se devuelve o se traslada al siguiente anticipo. Asiento de liquidación de ejemplo (importes de ejemplo; IVA supuesto del 20 % a modo ilustrativo):

Algunas reglas prácticas evitan que los saldos de anticipos se acumulen:

• Vincule cada anticipo a un solo proyecto. Si un jefe lleva dos obras, abrir dos anticipos separados facilita la liquidación.
• Revise el saldo abierto antes de entregar un nuevo anticipo. Dar otro anticipo sobre uno sin liquidar arrastra el saldo durante meses.
• Fije una fecha límite de liquidación; basta con unos días antes del cierre de mes.

¿Qué reglas documentales y legales se aplican a los gastos de obra en Turquía?

Los gastos de obra en Turquía están sujetos al régimen documental de la Ley de Procedimiento Tributario; un gasto sin factura ni recibo de gastos resulta cuestionable como gasto deducible.

• Factura: La Ley de Procedimiento Tributario n.º 213 (Vergi Usul Kanunu; Boletín Oficial: 10 de enero de 1961), artículo 229 y siguientes, regula cuándo y cómo se emite una factura.
• Recibo de gastos: El artículo 234 de la misma ley exige un recibo de gastos (gider pusulası) en compras a comerciantes exentos o a personas no obligadas a facturar. La carga y descarga y los pequeños servicios en obra son ejemplos típicos.
• Contratos de construcción plurianuales: La Ley del Impuesto sobre la Renta n.º 193 (Gelir Vergisi Kanunu; Boletín Oficial: 6 de enero de 1961), artículo 42, establece que en obras de construcción y reparación que abarcan más de un año natural el beneficio se determina al terminar la obra. En estos trabajos, los costes suelen acumularse por contrato en la cuenta 170 (Yıllara Yaygın İnşaat ve Onarım Maliyetleri, costes de obras plurianuales). Por eso importa saber desde el principio a qué contrato pertenece cada gasto de obra.
• Gastos sin justificante válido: Los gastos basados en tickets informativos o capturas de pantalla pueden tratarse como KKEG (gastos no deducibles).

La estructura del plan de cuentas y si una obra se considera plurianual varían de una empresa a otra. Confirme siempre la clasificación fiscal con su asesor fiscal (mali müşavir).

Lista de control de gastos de obra para el cierre de mes

La lista recoge los pasos mínimos para reunir los gastos de obra antes del cierre de mes:

1. ¿Quedan gastos sin código de proyecto?
2. ¿Se ha registrado un gasto nuevo en un proyecto cerrado?
3. ¿Han llegado los justificantes de cada anticipo abierto y se ha devuelto el saldo sobrante?
4. ¿Se ha emitido recibo de gastos en las compras que lo requieren?
5. ¿Se ha registrado dos veces el mismo ticket?
6. ¿Se han repartido en la proporción correcta los costes compartidos por dos obras (por ejemplo, el transporte de material a dos obras con el mismo vehículo)?
7. ¿Se ha subido un justificante para cada pago con tarjeta corporativa?

¿Cómo funciona en Masraff?

En Masraff, el gasto de obra se etiqueta con código de proyecto y centro de coste al registrarse; anticipo, aprobación y traspaso contable parten del mismo registro.

• Código de proyecto y centro de coste: Al registrar un gasto están disponibles los campos Código de Proyecto, Centro de Coste, Categoría, Etiqueta y Forma de Pago. La empresa decide cuáles son obligatorios.
• Registro desde la obra: Los empleados registran gastos desde la app móvil (App Store, Google Play, Huawei AppGallery) o el Portal Web. En las facturas electrónicas, la creación de gastos por código QR toma los datos directamente del código QR.
• Solicitud y liquidación de anticipos: Se pueden definir subtipos como Anticipo de Trabajo, cada uno con su propia cuenta, flujo de aprobación y política de gastos. El anticipo aprobado se liquida con los gastos relacionados y el saldo se sigue en tiempo real.
• Motor de políticas de gastos: Se definen reglas sobre campos como centro de coste, categoría, forma de pago e importe; si se superan, aparece un aviso o se bloquea el registro. El control de duplicados en el informe de gastos impide declarar dos veces el mismo gasto.
• Aprobación avanzada: Con aprobación por organización y umbrales, el informe va primero al jefe de obra y, por encima de un importe fijado, al jefe de proyecto.
• División: Con la división sencilla (Tahsis) un gasto se reparte a mano entre dos centros de coste; con la división compuesta los repartos recurrentes se definen como regla.
• Contabilidad: La determinación detallada de cuentas de IVA separa la cuenta de gasto, la cuenta de IVA 191 y la cuenta del empleado 195/320. Masraff se integra con más de 20 sistemas ERP y contables.

Los detalles del flujo sectorial están en la página de la solución de Masraff para constructoras, y el proceso de anticipos en la página del producto de solicitud y liquidación de anticipos. Para diseñar una política de anticipos desde cero, consulte la guía de gestión de anticipos a empleados; para el marco general, lea cómo hacer seguimiento de gastos.

Preguntas frecuentes

¿En qué cuenta se registran los gastos de obra?

Los gastos de obra se registran en cuentas de gasto o de coste con código de proyecto; en contratos de construcción plurianuales en Turquía, los costes suelen acumularse por contrato en la cuenta 170. Decida la cuenta con su asesor.

¿Cómo se liquida el anticipo entregado al jefe de obra?

El anticipo se registra en la cuenta 195 y se liquida contra las cuentas de gasto e IVA a medida que llegan los justificantes. El importe no usado se devuelve o se traslada, documentado, al siguiente anticipo.

¿Cómo se reparte un gasto que corresponde a varias obras?

Un gasto compartido se reparte entre los centros de coste de los proyectos afectados según su proporción de uso. Si la proporción es puntual, se divide a mano al registrar; si se repite cada mes, es más seguro con una regla de reparto.

¿Cómo se justifican las compras en obra cuando no hay factura?

En compras a comerciantes exentos o personas que no emiten factura, se emite un recibo de gastos según el artículo 234 de la Ley de Procedimiento Tributario de Turquía. Los gastos con justificantes no válidos pueden tratarse como KKEG.