Cómo detectar tickets duplicados en los gastos

Que un empleado presente el mismo ticket de restaurante en dos notas de gastos distintas es un error que los equipos financieros ven a menudo, pero que suelen detectar tarde. Normalmente no hay mala intención: el ticket se entregó en papel y además se subió su foto. El resultado es el mismo: la empresa paga dos veces un único gasto. Esta guía explica cómo surgen los tickets duplicados, con qué reglas se detectan y qué hacer cuando aparece un registro sospechoso.

¿Qué es un gasto duplicado y por qué importa?

Un gasto duplicado es el mismo gasto comunicado a la empresa más de una vez. Cuando el importe es pequeño se pasa por alto, pero las partidas pequeñas se acumulan a final de mes en la contabilidad, en los reembolsos a empleados y en los informes de presupuesto.

Los registros duplicados tienen tres costes. El primero es dinero: el empleado recibe dos reembolsos por el mismo gasto. El segundo es el orden contable: si un mismo documento se registra dos veces como gasto, los asientos dejan de coincidir con los justificantes. El tercero es la confianza: una vez detectado un duplicado, los aprobadores empiezan a mirar con recelo también otras notas. Algunos ejemplos de esta guía, como el número fiscal VKN y la factura electrónica, proceden de la práctica turca. Consulte con su asesor fiscal las consecuencias tributarias de registrar dos veces el mismo documento.

¿Cómo entra el mismo ticket dos veces en los gastos?

El mismo ticket suele entrar dos veces en los gastos no por mala fe, sino porque los documentos se recogen por más de un canal. Los cinco casos más habituales son:

• Una persona, dos notas: el empleado añade el ticket a la nota de fin de mes, la nota se devuelve, abre una nueva y olvida borrar la línea antigua.
• Dos personas, un ticket: una persona paga la comida del equipo; dos personas que fotografiaron el ticket declaran el mismo gasto, o una presenta su parte y la otra el total.
• Papel y foto: el empleado sube la foto del ticket y después envía también el original en un sobre a contabilidad, donde el documento en papel se introduce a mano.
• Movimiento de tarjeta y ticket: un pago con tarjeta corporativa llega como línea del extracto y el empleado declara además el mismo ticket como gasto en efectivo.
• Factura electrónica y ticket: se emite a nombre de la empresa una factura electrónica por el hotel o un gasto de viaje, y el empleado adjunta también el ticket recibido al pagar.

Lo que tienen en común estos casos es que el mismo gasto entra en el sistema por caminos distintos. Un proceso de gestión de tickets que los reúna en un solo lugar reduce este riesgo, pero no lo elimina del todo; el control sigue siendo necesario.

¿Cómo se detectan los tickets duplicados?

Un ticket duplicado se detecta comparando un gasto con gastos anteriores de la misma fecha, importe y moneda y confirmando la coincidencia con datos adicionales. Los campos base encuentran la posible coincidencia y las señales adicionales aclaran si de verdad es el mismo gasto.

Aquí hay que buscar un equilibrio. Si las reglas son estrictas, es decir, basta con que coincidan fecha e importe, dos trayectos de taxi distintos del mismo importe el mismo día también parecerán duplicados. Los aprobadores lidian con falsas alarmas y con el tiempo pasan por alto los avisos sin leerlos. Si las reglas son laxas, es decir, no hay coincidencia salvo que el número de ticket también sea idéntico, se escapan los registros con un número ilegible o introducido a mano. Un enfoque práctico es buscar posibles coincidencias con los tres campos base y graduar el peso del aviso según cuántas señales adicionales coincidan.

¿Cómo controlan los gastos duplicados los equipos que usan Excel?

Los equipos que usan Excel pueden controlar los gastos duplicados reuniendo todos los gastos en una tabla y creando una columna clave que combine fecha, importe y moneda. Una rutina mensual puede ser así:

1. Reúna en una sola hoja las líneas de gastos de todos los empleados, las líneas de los extractos de tarjeta y las facturas vinculadas a gastos.
2. Añada una columna clave que una fecha, importe y moneda (por ejemplo, "2026-09-12|450,00|TRY").
3. Aplique formato condicional para resaltar valores duplicados en esa columna o use CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece cada clave.
4. Filtre las filas que aparecen más de una vez y revíselas una a una mirando el comercio, el número de ticket y el nombre del empleado.
5. Añada también el archivo del mes anterior a la misma hoja, porque los duplicados suelen producirse en el cambio de mes.
6. Anote el resultado de la revisión en una columna de notas para no volver a revisar la misma fila la próxima vez.

Este método funciona en equipos pequeños, pero es manual y suele aplicarse después del pago. Para detectar un duplicado antes de pagar, el control tiene que hacerse cuando se presenta el gasto.

¿Qué hacer cuando aparece una sospecha de duplicado?

Cuando aparece una sospecha de duplicado, el aprobador debe revisar primero las pruebas y después elegir entre rechazar, pedir una explicación o corregir el registro.

• Rechazar: si el número de ticket, el comercio y el importe coinciden y el primer registro ya está aprobado, rechace el segundo indicando el motivo. El motivo ayuda a que el empleado no repita el error.
• Pedir una explicación: si coinciden importe y fecha pero el comercio o la categoría son distintos, pida una explicación al empleado. Puede haber casos legítimos, como dos comidas de trabajo distintas el mismo día.
• Corregir: si la cuenta se dividió entre dos personas pero una declaró el total, pida que se corrija el importe en lugar de rechazar el registro por completo.

Deje una nota breve en cada decisión. Esas notas muestran qué casos resultaron ser realmente duplicados y ayudan a ajustar las reglas de control con el tiempo. Si el mismo patrón se repite, ya no es un error individual y debe tratarse como un problema de proceso.

¿Cómo se redacta en la política de gastos?

La regla sobre gastos duplicados debe figurar en la política de gastos como una cláusula breve que deje claras la responsabilidad del empleado, la forma de control y los pasos ante un registro sospechoso. Texto de ejemplo:

"Cada gasto se declara una sola vez y solo por la persona que lo pagó. En los gastos compartidos, presenta el justificante quien pagó y el resto de participantes no lo declara por separado. Los pagos con tarjeta corporativa se concilian a través del extracto de la tarjeta y no se presentan además como gastos en efectivo. Los registros cuya fecha, importe y moneda coincidan con un gasto anterior se revisan como posibles duplicados; se puede pedir una explicación al empleado y el registro puede corregirse o rechazarse."

La política debe estar escrita y también a la vista. Un enfoque de gestión de políticas de gasto que muestre las reglas donde se introducen los gastos hace que el empleado vea la regla al registrar el gasto, no después.

Conclusión: lleve el control a antes del pago

Los tickets duplicados nacen sobre todo de procesos dispersos, y el momento más barato para detectarlos es cuando se presenta el gasto. Buscar posibles coincidencias con los campos base, confirmarlas con señales adicionales y seguir un paso de decisión claro ante registros sospechosos reduce tanto los pagos innecesarios como la carga de los aprobadores.

Masraff busca posibles duplicados entre los gastos existentes con la misma fecha, importe y moneda. Según la configuración de la empresa, también compara categoría, nombre del comercio, número de ticket y número fiscal, y cuando encuentra un probable duplicado puede impedir que se envíe la nota. Encontrará más detalles en la página de gestión de gastos.