Cómo hacer el seguimiento de gastos en tu empresa

Esta guía trata del seguimiento y el control de los gastos que tus empleados realizan en nombre de la empresa: comidas, transporte, alojamiento, combustible, gastos con tarjeta corporativa y anticipos. No tiene relación con el concepto contable de centro de coste ni con el control de ingresos y gastos de un autónomo. En los resultados de búsqueda estos tres temas se mezclan constantemente; aquí hablamos únicamente del gasto del empleado en una empresa.

A continuación verás primero la diferencia entre seguimiento y control, después dónde se rompe el proceso y, por último, la implantación de extremo a extremo en 7 pasos.

Qué es el seguimiento de gastos y en qué se diferencia del control

Se suelen tomar por lo mismo, pero actúan en momentos distintos.

El seguimiento de gastos mira hacia atrás. El dinero ya se ha gastado; tú lo registras, reúnes el justificante, lo categorizas y lo reportas. Su resultado es visibilidad. Si el seguimiento funciona, a final de mes puedes responder sin retraso a la pregunta «quién ha gastado, en qué y cuánto».

El control de gastos mira hacia delante. Intervienes sobre la parte del gasto que no cumple tus reglas y, si es posible, antes de que se produzca. Su resultado no es visibilidad, sino un cambio de comportamiento.

La distinción es sencilla: el seguimiento te dice qué ha pasado, el control determina qué va a pasar. Una empresa sin seguimiento no puede establecer control: no sabe qué limitar. Y una empresa que solo hace seguimiento redescubre cada mes la misma desviación. Para los conceptos básicos puedes leer qué es un gasto y, para el marco general, la guía de gestión de gastos.

Los tres momentos de control

Puedes intervenir sobre un gasto en tres puntos. El punto en el que te detienes indica tu nivel de madurez.

La mayoría de las empresas trabaja solo en la columna «después». Lo que llamamos control consiste en desplazar el peso hacia la izquierda.

Niveles de madurez

1. Recogida manual — los tickets en el bolso, la hoja de cálculo circulando por correo.
2. Registro centralizado — todo se acumula en un solo sitio, pero no hay reglas.
3. Revisión basada en reglas — la infracción de la política se marca en el momento del registro.
4. Control preventivo — la infracción ni siquiera llega a registrarse, o se bloquea antes de pasar a aprobación.

No puedes saltarte un nivel. En las empresas que intentan pasar del 1 al 4 de golpe, el sistema se implanta y nadie lo usa.

Por qué se pierde el control del seguimiento: puntos de ruptura habituales

• Hoja de cálculo más cadena de correos. El formulario circula en varias versiones, la aprobación se queda en la bandeja de entrada y después no hay forma de demostrar quién aprobó qué.
• Justificantes que llegan tarde. El ticket se entrega semanas después del gasto y el cierre del periodo se atasca ahí.
• Categorías incoherentes. El mismo gasto se imputa a tres partidas distintas por tres personas distintas y el informe deja de tener sentido. El artículo sobre el seguimiento de los gastos pequeños detalla cómo se escapan estas partidas.
• Reglas transmitidas de palabra. «La cena no puede pasar de tanto» es una cifra distinta en la cabeza de cada uno; una regla que no está escrita no se puede auditar.
• El extracto de la tarjeta y los registros viven por separado. Hay una línea en el extracto y ningún justificante que la respalde, y nadie sabe a quién preguntar.

Estos cinco puntos tienen algo en común: ninguno se resuelve con «vamos a tener más cuidado». Todos son problemas de diseño del proceso.

Paso 1 — Pon por escrito la política de gastos

Todo el control se apoya en un único documento: quién puede gastar, en qué categoría y cuánto; y quién aprueba las excepciones. Hasta que no estén claros el listado de categorías, el límite por categoría, la obligatoriedad del justificante y el responsable de las excepciones, ninguno de los otros seis pasos funcionará.

No repetimos aquí cómo se redacta la política; la explicación paso a paso está en la guía de política de gastos. Si empiezas desde cero, puedes usar la plantilla de política de gastos como esqueleto.

Una sola advertencia: no intentes escribir la política perfecta a la primera. Deja corta la primera versión y revísala tres meses después con datos reales.

Paso 2 — Diseña el flujo de aprobación: quién aprueba qué y cuándo

El proceso de aprobación de gastos debe responder a dos preguntas: cuántos niveles atraviesa cada importe o categoría y qué ocurre si el aprobador no está.

Un enfoque práctico por umbrales:

• Gasto de importe bajo que cumple la política → aprobación directa del responsable, un solo nivel.
• Por encima del umbral establecido o excepción → responsable más finanzas, dos niveles.
• Partidas especiales, contractuales o por proyecto → aprobación adicional del responsable del proyecto.

Aumentar el número de niveles no aumenta el control: alarga el plazo. Cada nivel adicional suma días al tiempo de aprobación y provoca que los justificantes se recojan tarde. Si no has definido la delegación (quién aprueba en lugar del responsable que está de vacaciones), un flujo de varios niveles se atasca en el primer periodo vacacional; el detalle de esta mecánica está en el artículo sobre flujo de aprobación de gastos y delegación.

Para probar tus propios niveles sobre el papel puedes usar el generador de flujos de aprobación.

Paso 3 — Define los límites por adelantado

El límite es la herramienta más barata para llevar el control del «después» al «antes». Se define en tres ejes: equipo, proyecto y categoría. Un gasto se evalúa en la intersección de los tres; por ejemplo, equipo comercial más visita a cliente más comida.

También hay que decidir de antemano qué pasa cuando se supera el límite: ¿un aviso o un bloqueo estricto? Dónde usar cada uno es una discusión aparte; el artículo sobre la aplicación de políticas con bloqueo estricto ante infracciones la aborda. Los pasos para configurar límites y reglas están en cómo establecer restricciones de gastos; aquí no los repetimos.

No confundas esto con el presupuesto: los datos de gasto alimentan las decisiones presupuestarias, no sustituyen al presupuesto. Si además quieres montar la parte presupuestaria, consulta el artículo de gestión presupuestaria.

Paso 4 — Conecta el anticipo con su liquidación

El anticipo es donde más veces se rompe el seguimiento: sale el dinero, se produce el gasto y se olvida la liquidación. El saldo queda abierto durante meses y se convierte en un derecho de cobro que nadie asume.

Piensa la implantación en tres partes:

1. Solicitud y aprobación — justificación, importe estimado, rango de fechas.
2. Registro del gasto — cada gasto realizado con ese anticipo se vincula a la misma solicitud.
3. Liquidación — el importe gastado se descuenta del anticipo y el resto se devuelve o se completa.

El punto crítico es el segundo. Si los anticipos y los registros de gasto se guardan en sitios distintos, la liquidación se calcula a mano, y lo que se calcula a mano se retrasa. Una regla sencilla —no conceder un nuevo anticipo a quien tenga un saldo sin liquidar— basta por sí sola para cortar buena parte de este círculo.

Paso 5 — Captura el gasto en el momento en que se produce

Cuanto más tarde se recoge el justificante, más errores tiene el registro. El objetivo es reducir el tiempo entre el gasto y su registro de días a minutos.

• Lectura de datos desde la imagen del ticket o la factura. El empleado fotografía el ticket con el móvil, y el importe, la fecha y los datos del comercio se convierten en un registro. La comparación con la introducción manual está en el artículo sobre lectura de tickets frente a introducción manual.
• Código QR de la factura electrónica. El registro de gasto puede generarse a partir del código del documento recibido.
• Gastos con tarjeta corporativa. El extracto de la tarjeta se carga en el sistema al cierre del periodo y se cruza, por fecha, importe y número de tarjeta, con los registros introducidos por los empleados. Las líneas que no casan pasan a la lista de «justificante pendiente» y quedan en seguimiento. El detalle de este proceso está en el artículo sobre conciliación del extracto de la tarjeta de crédito corporativa.

Si vas a seguir haciéndolo a mano, usa al menos un formulario de gastos único y fijo; dejar los campos libres es la principal fuente de incoherencia entre categorías.

Paso 6 — Estandariza el traspaso a contabilidad

El registro ya está recogido y aprobado; ¿y después? En la mayoría de las empresas empieza aquí una segunda ronda de introducción manual: los gastos aprobados se pasan uno a uno al programa contable.

La forma de eliminar esto es el mapeo: se define una sola vez a qué cuenta contable corresponde cada categoría de gasto y el traspaso se hace con ese mapeo. Sin mapeo, el traspaso no puede automatizarse.

No tomes decisiones por tu cuenta en materia fiscal: qué partida es deducible y cuál se considera un gasto no deducible depende de tu empresa y del periodo. Define la clasificación junto con tu asesoría y escríbela así en la política.

Paso 7 — Vigila los indicadores que demuestran que el control funciona

«Cuánto hemos gastado» no es un indicador de control, es un resultado. Si el control funciona o no lo dicen estas cuatro cifras:

No intentes corregir las cuatro a la vez. Elige la peor, trabaja tres meses sobre ese único indicador y pasa después al siguiente.

Por dónde empezar según el tamaño de la empresa

¿Se puede hacer el seguimiento de gastos con una hoja de cálculo?

Respuesta corta: hasta cierto punto, sí. Con pocos empleados, un volumen de gasto bajo y un único aprobador, la hoja de cálculo es suficiente.

Los puntos donde se rompe están claros: el lío de versiones cuando varias personas la editan a la vez, la aprobación que se queda en el correo y luego no se puede demostrar, el justificante que vive separado de la línea del registro y la revisión de las reglas que depende por completo de una persona. Si ya sufres dos de estos cuatro, la hoja de cálculo ha dejado de ser una herramienta de registro y es una fuente de riesgo. Para el marco de los conceptos equivalentes puedes leer el artículo sobre qué es la gestión del gasto.

Criterios para elegir un programa de seguimiento de gastos

La lista larga de funcionalidades que buscar en un software está en la guía de gestión de gastos. Aquí dejamos solo las tres preguntas decisivas desde el punto de vista del seguimiento y el control:

1. ¿El motor de reglas es realmente preventivo? Una herramienta que solo avisa después del informe es una herramienta de seguimiento, no de control.
2. ¿Cómo se hace el traspaso a contabilidad o al ERP? ¿Se puede definir el mapeo o tendrás que corregir la exportación a mano?
3. ¿Cómo de rápido es para el empleado? Si registrar un ticket lleva más de un minuto, no gana el proceso: gana la resistencia del empleado.

Dónde encaja Masraff en estos pasos

Masraff es una solución de gestión de gastos creada para ejecutar los 7 pasos anteriores en un solo sitio. La definición de políticas y límites, el aviso o el bloqueo estricto ante una infracción, la aprobación en varios niveles con delegación, la solicitud y liquidación de anticipos, la lectura de datos desde la imagen del ticket, la creación de registros mediante el QR de la factura electrónica y la carga del extracto de la tarjeta corporativa para cruzarlo con los registros existentes están dentro del producto. En la parte contable se admite la exportación a más de 20 sistemas ERP y contables.

Hoy 800+ clientes y 100K+ usuarios en 5+ países utilizan Masraff. Si quieres ver de cerca la parte de política y aprobación, la página de aprobaciones y control es el punto de partida; para evaluar el proceso de extremo a extremo, la página de producto de gestión de gastos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento y el control de gastos?

El seguimiento mira hacia atrás: el gasto se registra, se documenta y se reporta una vez realizado, y su resultado es visibilidad. El control mira hacia delante: mediante reglas, límites y mecanismos de aprobación interviene, si es posible antes de que ocurra, sobre el gasto que no cumple la norma. Sin seguimiento no se puede establecer control, porque no sabrías qué limitar.

¿Con qué pasos se hace el seguimiento de gastos en una empresa?

Siete pasos: (1) poner por escrito la política de gastos, (2) montar el flujo de aprobación con sus niveles y su delegación, (3) definir por adelantado los límites por equipo, proyecto y categoría, (4) vincular el proceso de anticipo y liquidación al registro del gasto, (5) capturar el gasto en el momento en que se produce, (6) estandarizar el traspaso a contabilidad mediante el mapeo de cuentas y (7) vigilar el tiempo de aprobación, la tasa de infracción, la tasa de justificantes pendientes y la duración del cierre.

¿Cuántos niveles debe tener el proceso de aprobación de gastos?

No hay un número fijo; depende del umbral de importe y de categoría. La configuración habitual es un nivel para el gasto de importe bajo que cumple la política y dos niveles por encima del umbral o en casos de excepción. Como cada nivel adicional alarga el tiempo de aprobación, añade niveles solo si hay un motivo de riesgo concreto y define siempre la delegación.

¿Basta con llevar el seguimiento de gastos en una hoja de cálculo?

Puede bastar con pocos empleados, poco volumen y un único aprobador. Cuando empiezan el lío de versiones, las aprobaciones que se quedan en el correo y luego no se pueden demostrar, la falta de correspondencia entre justificante y línea y la revisión de reglas que depende por completo de una persona, la hoja de cálculo deja de ser una herramienta de registro.

¿En qué hay que fijarse al elegir un programa de seguimiento de gastos?

Tres cosas son decisivas: si el motor de reglas es realmente preventivo (avisar después del informe no es control), si el traspaso a contabilidad o al ERP puede hacerse con un mapeo de cuentas y la rapidez del registro para el empleado. Si registrar lleva más de un minuto, el sistema no se usará.

¿Cómo se controla la liquidación de los gastos pagados con anticipo?

Una vez aprobada la solicitud de anticipo, cada gasto realizado con ese anticipo debe vincularse a la misma solicitud. Los registros de gasto se descuentan del anticipo y el importe restante se devuelve o se completa. Si los anticipos y los gastos se guardan en sitios distintos, la liquidación se calcula a mano y se retrasa; convertir en regla que no se conceda un nuevo anticipo a quien tenga uno sin liquidar es la medida más eficaz.