Мазмұны
- Компания картасы шығыстарын бақылау неге қиын?
- Компания кредит картасының шығыстары қалай бақыланады?
- Үзінді көшірменің әр жолында нені тексеру керек?
- Картаны пайдалану үшін қандай саясат ережелері қажет?
- Компания кредит картасының шығыстарын автоматты бақылайтын бағдарламалар бар ма?
- Қорытынды: бақылауды ай соңына қалдырмаңыз
Компанияның кредит картасымен жасалған шығыстар үш ақпаратты бір тізімге жинау арқылы бақыланады: картаны кім пайдаланғаны, әр сатып алудың чегі және ай соңындағы банк үзінді көшірмесі. Мәселе мынада: көптеген компанияларда бұл үш ақпарат үш түрлі жерде сақталады. Бұл мақалада карта шығыстарын ай соңын күтпей бақылауға арналған практикалық тәртіп, үзінді көшірменің әр жолына арналған тексеру кестесі, карта саясатының негізгі ережелері және бағдарлама таңдау өлшемдері берілген. Құжаттар мен салыққа қатысты айтылған ережелер Түркия ережелері екенін ескеріңіз.
Компания картасы шығыстарын бақылау неге қиын?
Компания картасы шығыстарын бақылау қиын, өйткені карта ұстаушы, чек және үзінді көшірме әртүрлі жерде және әртүрлі уақытта пайда болады.
Әдеттегі ай былай өтеді:
- Карта ұстаушы төлем жасайды; чек әмиянда, электрондық поштада немесе көліктің бардачогында қалады.
- Үзінді көшірме ай соңында келеді; оның жолдарында әдетте тек сатушының атауы, күні және сомасы болады.
- Бухгалтерия үзінді көшірмені ашып, әр жол бойынша сұрайды: «Бұл не еді, чегі қайда, қай шығын орталығына жазылады?»
Сатып алу мен үзінді көшірменің арасында бірнеше апта өтетіндіктен, карта ұстаушы егжей-тегжейді ұмытады, чектер жоғалады, ал айды жабу кешігеді. Бір картаны бірнеше адам пайдаланса, төлемді кім жасағаны да белгісіз болып қалады. Мәселенің түп-тамыры сирек жағдайда ғана жаман ниет; көбінесе ақпарат кеш және шашыраңқы келеді.
Компания кредит картасының шығыстары қалай бақыланады?
Компания кредит картасының шығыстары тұрақты тәртіппен бақыланады: чек сатып алу сәтінде жиналады, ал ай соңында үзінді көшірмемен салыстырылады. Төмендегі бес қадам көптеген компанияларға сәйкес келеді.
- Картаны пайдаланушымен байланыстырыңыз. Әр картаның кімге тиесілі екенін, ортақ карталарда жауапты адамды жазбаша бекітіңіз. Иесі белгісіз картаның шығысы туралы ешкімнен сұрай алмайсыз.
- Чекті сатып алу сәтінде жинаңыз. Карта ұстаушы чекті сол күні суретке түсіріп, қысқа сипаттамамен және іскерлік мақсатымен тіркесін. Шығыстарға арналған мобильді қосымша бұл қадамды жеңілдетеді.
- Айлық үзінді көшірмені тіркелген шығыстармен салыстырыңыз. Үзінді көшірменің әр жолына шығыс жазбасы мен құжат сәйкес келуі керек. Салыстыруды карта, күн және сома бойынша жүргізіңіз.
- Сәйкес келмеген жолдарды қадағалаңыз. Сәйкестігі жоқ жолдарды бір тізімге жинап, жауапты адамнан сұраңыз және жабу күніне дейін жабыңыз. Ашық жолдар санын ай сайын бақылау процестегі ақауларды ерте көрсетеді.
- Санат пен шығын орталығын белгілеңіз. Әр шығысқа санат пен шығын орталығын беріңіз, сонда карта шығыстары бюджет есептерінде дұрыс орынға түседі.
Чектерді жинау және шығыстарды тіркеу үшін шығыстарды басқару бетін қараңыз.
Үзінді көшірменің әр жолында нені тексеру керек?
Үзінді көшірменің әр жолында карта ұстаушыны, сәйкес шығыс жазбасын, құжатты, іскерлік мақсатты, бухгалтерлік кодтауды және саясатқа сәйкестікті тексеру керек.
| Тексеру | Қойылатын сұрақ | Жетіспесе не істеу керек? |
|---|---|---|
| Карта ұстаушы | Бұл картаны кім пайдаланады? | Карта–пайдаланушы байланысын жаңартыңыз |
| Шығыс жазбасы | Бұл жолға сәйкес тіркелген шығыс бар ма? | Карта ұстаушыдан жазбаны сұраңыз |
| Сома және күн | Жазбадағы сома мен күн үзінді көшірмемен бірдей ме? | Айырмашылық себебін сұраңыз (валюта, бөліп төлеу, қайтарым) |
| Құжат | Чек немесе шот-фактура тіркелген бе? | Құжатты сұраңыз; жоғалса, ішкі тәртіпті қолданыңыз |
| Іскерлік мақсат | Шығыстың іскерлік негіздемесі жазылған ба? | Карта ұстаушыдан түсініктеме сұраңыз |
| Санат және шығын орталығы | Дұрыс санат пен шығын орталығы таңдалған ба? | Бухгалтерия түзетеді немесе бекітушіден сұрайды |
| Саясат | Шығыс карта ережелеріне сәйкес пе? | Ерекшелік ретінде белгілеп, бекітушіге жіберіңіз |
Ескерту: көп жағдайда үзінді көшірме жолы шот-фактураның немесе чектің орнын баспайды. Түркияның Салық рәсімдері туралы заңына (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) сәйкес шығысты есепке алу үшін қай құжат жеткілікті екенін mali müşavir-іңізбен (Түркиядағы лицензиясы бар бухгалтер-кеңесші) нақтылаңыз.
Картаны пайдалану үшін қандай саясат ережелері қажет?
Картаны пайдалану үшін кімнің карта ұстайтынын, оны неге жұмсауға болатынын, лимиттерді, құжат мерзімін және ерекшеліктердің қалай бекітілетінін анықтайтын жазбаша ережелер қажет.
Қысқа әрі орындалатын карта саясаты мына тармақтарды қамтиды:
- Картаға иелік: Кімдерге карта беріледі, ортақ карталарға рұқсат бар ма, қызметкер кеткенде карта қалай жабылады?
- Рұқсат етілген шығыстар: Қай санаттарды картамен төлеуге болады, қайсылары (мысалы, жеке сатып алулар) тыйым салынған?
- Лимиттер: Адамға, санатқа немесе операцияға шаққандағы жоғарғы шектер.
- Құжат мерзімі: Чек сатып алудан кейін ең кешінде неше күн ішінде тіркелуі тиіс.
- Жеке шығыстар: Қателесіп жасалған жеке сатып алудың компанияға қалай қайтарылатыны.
- Ерекшеліктер: Ережеге сай келмейтін шығысты кім және қандай негізде бекітетіні.
Саясат тек PDF файлында қалса, бақылау бәрібір қолмен жүргізіледі. Ережелерді шығыс жазбасымен байланыстыру үшін саясатты басқару бетіне көз салыңыз.
Компания кредит картасының шығыстарын автоматты бақылайтын бағдарламалар бар ма?
Иә, компания кредит картасының үзінді көшірмесін шығыс жазбаларымен салыстыру арқылы бақылауды едәуір автоматтандыратын шығыстарды басқару бағдарламалары бар.
Мұндай бағдарламаның қаншалықты «автоматты» болатыны карта деректерінің жүйеге қалай түсетініне байланысты. Шешімді бағалағанда мына өлшемдерге назар аударыңыз:
- Карталарды баптау: Карталарды компания үшін анықтап, пайдаланушылармен байланыстыруға бола ма?
- Үзінді көшірмені жүктеу: Үзінді көшірме жүйеге қандай жолмен түседі, әртүрлі банктердің файл пішімдерін қолдануға бола ма?
- Салыстыру: Үзінді көшірме жолдары тіркелген шығыстармен салыстырыла ма, сәйкес келмеген жолдар көріне ме?
- Чекті мобильді тіркеу: Карта ұстаушы чекті сатып алу сәтінде телефонмен тіркей ала ма?
- Саясат және бекіту: Карта шығыстары басқа шығыстармен бірдей саясат тексерулерінен және бекіту процесінен өте ме?
- Бухгалтерияға беру: Санаттар, шығын орталықтары және құжаттар бухгалтерлік жүйеңізге берілуі мүмкін бе?
Masraff-та бұл жұмысты Үзінді көшірме модулі (Ekstre Modülü) атқарады. Карталар компания үшін анықталып, пайдаланушылармен байланыстырылады. Карта үзінді көшірмесі Excel файлы ретінде жүктеледі, ал оның бағандары жүйедегі өрістермен сәйкестендіріледі. Жүктегеннен кейін байланыстырылған карталардың жолдары шығыстармен салыстырылады; сәйкес шығысы жоқ жолдар үшін жаңа шығыстар автоматты түрде жасалады. Осылайша бухгалтерия жетіспейтін жолдарды бір-бірлеп іздеудің орнына жетіспейтін құжаттар мен түсініктемелерді толықтыруға назар аударады. Толығырақ карта салыстыру бетінде.
Қорытынды: бақылауды ай соңына қалдырмаңыз
Компания кредит картасының шығыстарын бақылаудың мәні — ақпаратты сатып алу сәтінде жинау және үзінді көшірмені бақылау нүктесі ретінде пайдалану. Карта–пайдаланушы байланысы, бірден жиналған чек, айлық салыстыру, ашық жолдар тізімі және дұрыс кодтау бірге жұмыс істегенде, айды жабу қысқарады, ай соңындағы тосын жағдайлар азаяды. Үзінді көшірмелер мен шығыстарды бір жерде салыстыру үшін Masraff карта салыстыру бетімен танысыңыз.