Мазмұны
- Корпоративтік іссапар карталары шығыстарды «нақты уақытта» бақылауды қалай қамтамасыз етеді?
- «Бірден» көріну неге байланысты?
- Іссапарға дейін, іссапар кезінде және одан кейін не көрінеді?
- Іссапар шығыстарында қандай саясат тексерулері жүргізілуі керек?
- Шығыстарды бірден бақылайтын шешімді қалай таңдауға болады?
- Қорытынды: бірден бақылау әдеттен басталады
Іссапарлар корпоративтік картамен төленсе де, көптеген компаниялар шығыстарды тек карта бойынша үзінді көшірме келгенде ғана көреді. Бұл мақалада іссапар жүріп жатқан кезде шығыстарды бақылау қандай бөліктерден тұратынын, «бірден» көрінудің шын мәнінде неге байланысты екенін және іссапар шығыстарын басқару шешімін таңдағанда неге назар аудару керегін түсіндіреміз. Төменде аталған іссапар төлемдері мен салыққа қатысты ережелер — Түркия ережелері.
Корпоративтік іссапар карталары шығыстарды «нақты уақытта» бақылауды қалай қамтамасыз етеді?
Корпоративтік іссапар карталарымен бірден бақылау іссапарды алдын ала бекіту, түбіртекті шығын сәтінде телефон арқылы тіркеу және кейін карта үзінді көшірмесін салыстыру арқылы жүзеге асады.
Картаның өзі ештеңені бақыламайды; ол тек төлем құралы. Бақылауды мүмкін ететін — карта айналасындағы үш қадам:
- Іссапар өтінімі және бекіту: Іссапарға дейін қызметкер іссапар өтінімін жасайды, ол бекіту тізбегінен өтеді. Осылайша қаржы бөлімі алғашқы шығынға дейін қандай іссапар, кім және қандай мақсатпен жасалатынын біледі.
- Шығын сәтіндегі түбіртек: Қызметкер қонақүй, көлік немесе тамақ түбіртегін сол күні телефонмен тіркеп, іссапар өтініміне байланыстырады. Шығын үзінді көшірмені күтпей-ақ жүйеде көрінеді.
- Үзінді көшірмені салыстыру: Карта үзінді көшірмесі келгенде оның жолдары тіркелген шығыстармен салыстырылады және сәйкесі жоқ жолдар анықталады.
Осы үш қадам бірге жұмыс істегенде, қаржы бөлімі шығыстардың басым бөлігін іссапар аяқталмай тұрып көреді, ал үзінді көшірме соңғы бақылау нүктесіне айналады.
«Бірден» көріну неге байланысты?
Іссапар шығыстарының қаншалықты тез көрінетіні карта деректері мен түбіртектердің жүйеге қаншалықты тез жететініне байланысты.
Мұнда адал болу керек: картамен төлем жасалған сәтте ол кез келген жүйеде бірден пайда болмайды. Көрінуді екі дереккөз анықтайды:
- Қызметкердің тіркеуі: Түбіртек шығын сәтінде телефоннан жүктелсе, шығын сол күні көрінеді. Түбіртек қайтып оралғанға дейін қалдырылса, көріну де сол күнге шегеріледі.
- Карта деректері: Көптеген компанияларда карта операциялары үзінді көшірме кезеңімен бірге келеді. Үзінді көшірме жүйеге қаншалықты жиі енгізілсе, карта жағы да соншалықты жиі көрінеді.
Шетелдік іссапарларда тағы бір айырмашылық бар: түбіртектегі сома жергілікті валютада, ал үзінді көшірмеде карта шотының валютасына айырбасталған сома көрсетіледі. Сондықтан іссапар кезінде тіркелген сома мен үзінді көшірмедегі сома толық сәйкес келмеуі мүмкін. Салыстыру кезінде бағам айырмашылықтарын жеке тексеру ретінде қарау артық хат алмасуды азайтады.
Сондықтан шығыстарды бірден бақылау мақсатын алдымен әдет ретінде, содан кейін ғана технология ретінде анықтаңыз: «Әр түбіртек шығын жасалған күні тіркеледі». Бұл ереже орындалғанда үзінді көшірме шығынды алғаш көретін орын болудан қалып, тексеру құралына айналады.
Іссапарға дейін, іссапар кезінде және одан кейін не көрінеді?
Іссапарға дейін жоспар мен бекіту, іссапар кезінде тіркелген шығыстар, ал іссапардан кейін үзінді көшірмемен тексерілген толық көрініс көрінеді.
| Кезең | Не көрінеді? | Ақпарат көзі | Қаржы бөлімі не істей алады? |
|---|---|---|---|
| Іссапарға дейін | Іссапардың мақсаты, күндері, орны және бекіту мәртебесі | Іссапар өтінімі және бекіту тізбегі | Іссапарды бюджет пен саясатқа сай бекіту немесе қабылдамау |
| Іссапар кезінде | Қызметкер тіркеген шығыстар мен түбіртектер | Телефоннан жүктелген түбіртектер | Саясаттан тыс шығынды ерте байқап, сұрау |
| Іссапардан кейін | Карта үзінді көшірмесімен салыстырылған шығыстар және ашық жолдар | Карта үзінді көшірмесі және шығыс жазбалары | Сәйкес келмеген жолдарды жабу, іссапарды жауып, бухгалтерияға беру |
Кестенің ортаңғы жолы маңызды фактіні көрсетеді: іссапар кезіндегі көріну толығымен қызметкердің түбіртек тіркеуіне байланысты. Карта деректері әдетте тек соңғы кезеңде қосылады.
Іссапар шығыстарында қандай саясат тексерулері жүргізілуі керек?
Іссапар шығыстарында бекітілген өтінім, санат лимиттері, күн мен орынның сәйкестігі, құжат пен іскерлік мақсат, сондай-ақ жеке шығыстарды бөлу тексерілуі керек.
- Бекітілген өтінім: Әр іссапар шығыны бекітілген іссапар өтініміне байланысты болуы керек.
- Санат лимиттері: Тұру, көлік және тамақ үшін түнге немесе күнге шекті мөлшерлер белгіленуі керек.
- Күн мен орынның сәйкестігі: Шығынның күні мен қаласы іссапар өтініміндегі мәліметтерге сай келуі керек.
- Құжат және іскерлік мақсат: Әр шығынның түбіртегі және қысқаша іскерлік негіздемесі болуы керек.
- Жеке шығыстар: Картамен қателесіп жасалған жеке сатып алуларды қайтару тәртібі анықталуы керек.
- Іссапар төлемі және тәуліктік: Тәуліктік төлейтін компаниялар картамен төленген тамақтың онымен қайталанбауын қадағалауы керек.
Түркияда іссапар төлемдері мен тәуліктіктердің салықтық режимі 193 нөмірлі Табыс салығы туралы заң аясында бағаланады, ал мемлекеттік сектор үшін белгіленген тәуліктік сомалар жыл сайын Орталық басқару бюджеті туралы заңның (H) кестесінде жарияланады. Компанияңызға қолданылатын ережелерді қаржылық кеңесшіңізбен (mali müşavir) нақтылаңыз.
Шығыстарды бірден бақылайтын шешімді қалай таңдауға болады?
Шығыстарды бірден бақылау үшін іссапар өтінімін, мобильді түбіртек тіркеуді және карта үзінді көшірмесін салыстыруды бір жерге біріктіретін іссапар шығыстарын басқару шешімін таңдаңыз.
Бағалау тізімі:
- Іссапар өтінімі және бекіту: Өтінім жасау мен бекіту тізбегін жүйеде баптауға бола ма?
- Шығын мен іссапар байланысы: Іссапар шығыстарын тиісті іссапар өтініміне байланыстыруға бола ма?
- Мобильді түбіртек тіркеу: Қызметкер жолда түбіртекті телефонмен тіркей ала ма?
- Үзінді көшірмені салыстыру: Карта үзінді көшірмесін жүйеге енгізіп, шығыстармен салыстыруға бола ма?
- Карта деректерінің келу жолы: Карта деректері жүйеге қалай және қаншалықты жиі түсетінін нақты сұраңыз және «бірден» деген уәдені соған қарай бағалаңыз.
- Саясат тексерулері: Лимиттер мен ережелер шығынды тіркеу кезінде қолданыла ма?
Бағалау кезінде бір үлгі іссапарды басынан аяғына дейін қадағалаңыз: өтінім жасау, бекіту, жолда түбіртек тіркеу және үзінді көшірме жүктелгеннен кейін сәйкес келмеген жолдың қалай көрінетіні. Бұл үдеріс таныстырылымдағы «бірден» деген сөзден әлдеқайда көп нәрсе айтады.
Masraff жүйесінде іссапар өтінімдерін пайдаланушы жасайды және олар бекіту тізбегінен өтеді; іссапар шығыстары осы өтінімге байланыстырылады. Карта жағында Masraff-тың Үзінді көшірме модулі (Ekstre Modülü) іске қосылады: карталар компания үшін анықталып, пайдаланушыларға байланыстырылады, үзінді көшірме Excel файлы ретінде жүктеліп, оның бағандары жүйе өрістерімен сәйкестендіріледі. Жүктегеннен кейін байланыстырылған карталардың жолдары шығыстармен салыстырылады, ал сәйкес шығыны жоқ жолдар үшін жаңа шығыстар автоматты түрде жасалады. Толығырақ іссапарды басқару және карта салыстыру беттерінен қараңыз.
Қорытынды: бірден бақылау әдеттен басталады
Іссапар картасы шығыстарын бірден бақылау іссапарды алдын ала бекітуден, түбіртекті шығын сәтінде тіркеуден және үзінді көшірмені соңғы тексеру ретінде пайдаланудан тұрады. Карта деректері үзінді көшірме кезеңімен келетін болса, іссапар кезіндегі көрінуді қызметкерлердің түбіртек тіркеу әдеті анықтайды. Іссапар шығыстары мен карта шығыстарын бір жерге жинау үшін Masraff шығыстарды басқару бетімен танысыңыз.