Мазмұны
Бұл мақала қызметкердің компания атынан жасаған шығысының құжаты туралы: тамақ түбіртегі, такси түбіртегі, автотұрақ түбіртегі, жанармай түбіртегі, тұру құжаты. Бухгалтериядағы есепке жатқызу жазбасы (mahsup fişi) немесе шығын орталығы (masraf merkezi) ұғымдарына оның қатысы жоқ — іздеу нәтижелерінде осы үшеуі үнемі бір-бірімен шатасады, мұнда тек қызметкер шығысының құжаты қаралады.
Төменде алдымен түбіртек пен шот-фактураның қай жағдайда қайсысы жарамды екенін, содан кейін құжаттың неге қабылданбайтынын, одан соң түбіртектің бухгалтерияға дейінгі жолын табасыз.
Шығын түбіртегі дегеніміз не?
Шығын түбіртегі — қызметкердің өз қалтасынан немесе компания картасымен жасаған шығысын дәлелдейтін құжат. Компания үшін ол бір мезгілде үш жұмысты атқарады:
- Шығыстың шынымен жасалғанын дәлелдейді — өтемақы немесе карта салыстыруы осыған негізделеді.
- Сомасы мен күнін тіркейді — бюджет пен кезең жабылуы осыны пайдаланады.
- Бухгалтерлік жазбаның негізін құрайды — құжаты жоқ шығыс шығысқа жатқызылмайды.
Үшінші тармақ көбіне назардан тыс қалады. Қызметкер үшін түбіртек — «өтемақы қолхаты», бухгалтерия үшін ол салық заңнамасы талап ететін негіздеме құжат. Бір қағаз екі түрлі тексеруден өтуге мәжбүр: компанияның шығыс саясатынан және заңнамадан. Негізгі ұғымдар үшін шығын дегеніміз не мақаласын, процестің тұтас көрінісін құру үшін шығын қадағалау нұсқаулығын қараңыз.
Түбіртек пе, шот-фактура ма? Қай құжат қашан жарамды
Күнделікті сөйлеуде әр құжатты «түбіртек» деп атайды, бірақ бухгалтерия тұрғысынан бұлар әртүрлі құжат түрлері және әртүрлі салдар туғызады.
| Құжат | Қашан алынады | Компания үшін мәні |
|---|---|---|
| Бөлшек сауда түбіртегі / касса түбіртегі (perakende satış fişi) | Шағын сомалы, күнделікті бөлшек шығыстарда | Шығысты дәлелдейді; бірақ KDV (қосылған құн салығы) шегерімі мен шығысқа жатқызу тұрғысынан шектеулі құжат |
| Шот-фактура (fatura) | Компания атауына жазылуын қалайтын әрбір шығыста | Ең күшті құжат — шығыс жағы үшін де, KDV жағы үшін де таңдаулысы осы |
| e-Arşiv / e-Fatura | Шот-фактураның электрондық түрі | Шот-фактурамен бірдей күшке ие; қағаз сақтау жүгінің болмауы — артықшылық |
| Шығын парағы (gider pusulası) | Салық төлеушісі емес адамнан алынған тауар не қызметте | Құжатты сатып алушы жазады; жеке міндеттеме туғызады |
| Еркін кәсіп қолхаты (serbest meslek makbuzu) | Адвокат, дәрігер, кеңесші сияқты еркін кәсіп иелерінен | Шот-фактураның орнын басатын құжат |
Практикалық қағида: қызметкеріңізге «түбіртек жете ме, шот-фактура сұрайын ба?» деген сұрақтың жауабын алдын ала беріңіз. Мұны шығыс жасау кезінде білмейтін қызметкер ең жеңілін — яғни түбіртекті — алады; бухгалтерия ай соңында шот-фактура сұрайды, ал құжатты енді алу мүмкін болмайды.
Қай шығыс бабында түбіртектің, қайсысында шот-фактураның міндетті екені, сома шектері мен KDV шегерімі заңнамаға байланысты және жылдан жылға өзгереді. Компанияңыздың тізімін салық кеңесшіңізбен (mali müşavir) бірге бекітіп, шығыс саясатыңызға жазып қойыңыз; бұл мақала ол тізімнің орнын баспайды.
Жарамды шығын түбіртегінде не болуы керек?
Құжаттың компания ішіндегі мақұлдаудан да, тексеруден де өтуі үшін қажет элементтер:
- Оқылатын күн. Өшіп қалған не қырқылған күн құжатты кезеңмен салыстыруға жарамсыз етеді.
- Сатушының дерегі — атауы және салық мәліметі.
- Сома мен KDV бөлінісі. Жалпы сома ішінде KDV жеке көрінуі керек.
- Шығыстың мәні. «Жиыны: 1.240 TL» деп жазылған, бірақ ненің сатылғанын көрсетпейтін құжат санатқа бөлуге мүмкіндік бермей, есепті бұзады.
- Компания атауы — шот-фактура сұралса міндетті; түбіртекте болмайды.
- Іс мақсатымен байланысы. Құжаттың бетінде жазылмайды; мұны қызметкердің түсіндірмесі береді. «X клиентімен түскі ас, 3 адам» деген белгі сол түбіртекті тексеруге жарамды етеді.
Соңғы тармақ ең жиі назардан тыс қалатыны. Құжатты жарамды ететін нәрсе көп жағдайда қағаздың өзі емес, қасына жазылған контекст.
Шығын түбіртегі неге қабылданбайды?
Мақұлдау ағынында ең көп қайтарылатын құжаттар және олардың нақты себептері:
- Құжат жоғалған не оқылмайды. Қалтада екі апта жатқан термо түбіртектің жазуы ұшады — бұл қағаз түбіртектің физикалық қасиеті, қызметкердің салғырттығы емес.
- Жеке шығыс араласқан. Отбасылық сауда мен іскерлік тамақ бір түбіртекте. Ажыратылмайтын құжат түгелдей қабылданбайды.
- Күні кезеңнен тыс. Жабылған айға тиесілі құжат кеш тапсырылған.
- Саясат шегі асырылған. Құжат жарамды, шығыс қағидасыз — бұл құжат мәселесі емес, шығыс саясаты мәселесі.
- Шот-фактура қажет кезде түбіртек алынған. Кері қайтару жоқ; шығыс не қабылданбайды, не заң бойынша шегерімге жатпайтын шығыс (KKEG) болып жазбаға түседі. Бұл айырманың салық жағы үшін KKEG туралы мақаланы қараңыз.
- Бір құжат екі рет тапсырылған. Қолмен жүретін процестерде қайталанған өтінім байқаусызда да туындайды.
- Валюта не бағам белгісіз. Шетелдегі шығыста қай бағам қолданылатыны жазылмаса, сома даулы болып қалады.
Бұл тізімнің алғашқы үш тармағы құжатты қолда ұстау мәселесі және шығыс жасалған сәтте шешіледі; соңғы төрт тармақ қағида мәселесі және саясат жазу кезінде шешіледі. Екеуін шатастыратын компаниялар қағида мәселесін көбірек ескерту хатымен шешуге тырысады және нәтиже алмайды.
Түбіртектің бухгалтерияға дейінгі жолы
Құжат шығыс жасалған сәттен бухгалтерлік жазбаға дейін алты аялдамадан өтеді. Процестің қай жерде тұрып қалатынын көру үшін оны аялдамаларға бөлу керек:
| Қадам | Кім жасайды | Тежелудің әдеттегі себебі |
|---|---|---|
| 1. Шығыс жасау және құжатты алу | Қызметкер | Шот-фактура ма, түбіртек пе — белгісіз |
| 2. Құжатты тіркеу | Қызметкер | Ай соңына жинақталады |
| 3. Саясат тексеруі | Жүйе немесе басшы | Қолмен жасалса, өткізіп жіберіледі |
| 4. Мақұлдау | Басшы | Мақұлдаушы демалыста, өкілдік берілмеген |
| 5. Бухгалтерлік есепке алу | Бухгалтерия | Санат сәйкессіз, жазба қолмен түзетіледі |
| 6. Төлем немесе карта салыстыруы | Қаржы | Шот көшірмесі жазбамен сәйкеспейді |
Корпоративтік картамен жасалған шығыстарда 6-қадам жеке жұмыс жүгіне айналады: шығыс әлдеқашан орындалған, қалғаны — құжатты тауып, шот көшірмесіндегі жолмен салыстыру. Бұл салыстырудың неге әлі де қолмен жасалатынын корпоративтік карта салыстыруы туралы мақалада жеке қарастырдық.
Қағаз түбіртектен цифрлық құжатқа көшу
Қағаз түбіртектің үш құрылымдық мәселесі бар: оңады, жоғалады және тұрған жерінен есеп шығаруға келмейді. Цифрландыру осы үшеуін де шығыс жасалған сәтке көшіреді.
Не өзгереді:
- Құжат шығыс жасалған сәтте суретке түсіріледі; оңу мен жоғалу қаупі сол сәтте бітеді.
- Күн, сома және сатушы туралы дерек құжаттан оқылады, қызметкер қолмен енгізбейді — қате енгізу мен қайталанған өтінім осы қадамда ұсталады.
- Саясат тексеруі тіркеу кезінде жұмыс істейді; бұзушылық ай соңында емес, сол күні көрінеді.
- Ай соңында жинақталатын үйінді қалмайды; кезең жабылуы құжат күтпейді.
Не өзгермейді: цифрландыру дұрыс емес құжат түрін дұрыс етпейді. Шот-фактура алу керек жерде түбіртек алынса, нәтиже сол болып қалады. Қағиданы алдымен жазып, содан кейін автоматтандыру керек.
Masraff-тың шығыс басқару тарапы бұл ағынды түбіртек фотосынан бухгалтерлік жазбаға дейін бір желіде жүргізеді; құжатты оқу, саясат тексеруі және шот көшірмесімен салыстыру бөлек-бөлек қолмен жасалатын жұмыс болудан қалады.
Сақтау мерзімі
Салық іс жүргізу заңы (Vergi Usul Kanunu) кітаптар мен құжаттардың олар қатысты күнтізбелік жылдан кейінгі жылдан бастап бес жыл сақталуын көздейді. Электрондық ортада ұсталатын құжаттарға да сол мерзім қолданылады; электрондық сақтау мерзімді қысқартпайды — тек физикалық мұрағат жүгін жояды. Сіздің саланызға тән, одан да ұзақ мерзімді талап ететін нормалар болуы мүмкін; мұны салық кеңесшіңізбен нақтылаңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Касса түбіртегімен шығыс жазуға бола ма? Кейбір шығыс түрлерінде мүмкін, бірақ жалпы және қауіпсіз қағида — компания атауына жазылған шот-фактура сұрау. Қай баптарда түбіртектің жеткілікті саналатыны заңнамаға және сомаға байланысты; тізімді салық кеңесшіңізбен бекітіп қойыңыз.
Түбіртекті жоғалттым, не істей аламын? Сатушыдан құжаттың көшірмесін сұраңыз. Карта шығысы болса, шот көшірмесіндегі жол шығыстың орындалғанын көрсетеді, бірақ өздігінен шығыс құжатының орнын баспайды. Көп компания бұл жағдай үшін «жоғалған құжат туралы мәлімдеме» қадамын белгілейді — сізде белгіленбесе, қайталанатын ерекшелікті әр жолы жеке реттеудің орнына саясатқа жазыңыз.
Түбіртектің фотосы жете ме, түпнұсқасын сақтау керек пе? Құжатты электрондық ортада сақтау шарттары заңнамада реттеледі және құжат түріне қарай өзгереді. Қағаз түпнұсқаны жоюға болатынын не болмайтынын салық кеңесшіңізбен ақылдаспай шешпеңіз.
Шығын түбіртегі мен шығыс формасы бір нәрсе ме? Жоқ. Түбіртек — бір шығыстың құжаты; шығыс формасы деген — бір кезеңде жасалған шығыстарды жинап, мақұлдауға ұсынатын тізім. Форманы қалай толтыру керегін және дайын үлгіні шығыс формасының үлгісі туралы мақалада қараңыз.
Шетелдегі шығыста қай бағам қолданылады? Компанияңыздың саясаты айқындайды: шығыс жасалған күнгі бағам, картаның шот көшірмесіне шығарған бағамы немесе кезең соңындағы бағам. Үшеуі әртүрлі нәтиже береді. Қайсысын пайдаланғаныңызды саясатқа жазыңыз; жазылмаса, әр өтінімде қайта талас туады.