Съдържание
Тази статия разглежда документа, който доказва разход, направен от служител от името на компанията: касова бележка за храна, за такси, за паркинг, за гориво, документ за настаняване. Тя няма нищо общо със счетоводните понятия мемориален ордер или разходен център — в резултатите от търсенето тези три неща постоянно се бъркат, а тук става дума единствено за документа на служителския разход.
По-долу първо ще намерите кога е валидна касовата бележка и кога е необходима фактура, след това защо даден документ се отхвърля, и накрая какъв път изминава бележката до счетоводния запис.
Какво е разходна бележка?
Разходната бележка е документът, който доказва разход, направен от служителя от собствения му джоб или с корпоративна карта. За компанията тя изпълнява три функции едновременно:
- Доказва, че разходът наистина е направен — на това се основават възстановяването на средства и равнението по картата.
- Фиксира сумата и датата — това се използва при бюджетирането и при приключването на периода.
- Служи като основание за счетоводния запис — разход без документ не може да бъде осчетоводен.
Третата точка е тази, която най-често се пренебрегва. За служителя бележката е „разписка за възстановяване на разходи“, а за счетоводството — основният документ, изискван от данъчното законодателство. Едно и също парче хартия трябва да премине през два различни теста: политиката на компанията за разходи и законодателството. За основните понятия вижте статията какво е разход, а за изграждане на целия процес — ръководството за проследяване на разходите.
Бележка или фактура? Кой документ кога е валиден
В ежедневния език всеки документ се нарича „бележка“, но от счетоводна гледна точка това са различни видове документи с различни последици.
| Документ | Кога се издава | Значение за компанията |
|---|---|---|
| Касова бележка / бележка от касов апарат | При малки по стойност, ежедневни разходи на дребно | Доказва разхода, но е ограничен документ за целите на приспадането на ДДС (данък върху добавената стойност) и осчетоводяването на разход |
| Фактура | При всеки разход, за който искате документ, издаден на името на компанията | Най-силният документ — предпочитан както за разхода, така и за ДДС |
| e-Arşiv / e-Fatura | Електронният вариант на фактурата | Има същата правна сила като фактурата; предимството е, че не се налага съхранение на хартия |
| Разходна квитанция (gider pusulası) | При стока или услуга, получена от лице, което не е данъкоплатец | Документът се издава от купувача; поражда отделно задължение |
| Квитанция за свободна професия (serbest meslek makbuzu) | От адвокати, лекари, консултанти и други представители на свободни професии | Документ, който замества фактурата |
Практично правило: дайте на служителите си отговора на въпроса „бележката достатъчна ли е, или да поискам фактура?“ предварително. Служител, който не знае отговора в момента на разхода, взема най-лесния вариант — бележката; в края на месеца счетоводството иска фактура, а документът вече не може да бъде набавен.
За кои разходни пера се изисква бележка и за кои — фактура, праговете на сумите и приспадането на ДДС зависят от турското данъчно законодателство и се променят всяка година. Фиксирайте списъка на компанията си заедно със счетоводния си консултант и го включете в политиката за разходи; тази статия не заменя този списък.
Какво трябва да съдържа валидната разходна бележка?
За да премине документът както през вътрешното одобрение, така и през одит, той трябва да съдържа следното:
- Четлива дата. Избеляла или отрязана дата прави документа неизползваем за съпоставяне с периода.
- Идентификация на продавача — наименование и данъчни данни.
- Разделяне на сумата и ДДС. ДДС трябва да е показан отделно в общата сума.
- Предмет на разхода. Документ, на който пише само „Общо: 1.240 TL“, без да е ясно какво е закупено, разваля отчета, защото не може да му се присвои категория.
- Наименование на компанията — задължително, ако се иска фактура; не присъства върху касовата бележка.
- Връзка с бизнес целта. Тя не е изписана върху документа; осигурява я обяснението на служителя. Бележка „Обяд с клиент X, 3 души“ прави същата бележка проверима.
Последната точка е тази, която най-често се пропуска. Онова, което прави документа валиден, често не е самата хартия, а контекстът, изписан до нея.
Защо се отхвърля разходна бележка?
Документите, които най-често се връщат в процеса на одобрение, и истинските причини за това:
- Документът е изгубен или нечетлив. Текстът на термален бон, престоял две седмици в джоба, избледнява — това е физическа особеност на хартиената бележка, а не небрежност на служителя.
- Смесен е личен разход. Семейни покупки и служебен обяд на една и съща бележка. Документ, който не може да бъде разделен, се отхвърля изцяло.
- Датата е извън периода. Документ за вече приключил месец е предаден със закъснение.
- Надвишен е лимитът по политиката. Документът е валиден, но разходът нарушава правилата — това не е проблем с документа, а проблем с политиката за разходи.
- Взета е бележка, когато се е изисквала фактура. Няма връщане назад; разходът или не се приема, или се осчетоводява като данъчно непризнат разход (KKEG). За данъчната страна на това разграничение вижте статията за KKEG.
- Един и същ документ е подаден два пъти. При ръчно управлявани процеси дублирано искане може да възникне и незабелязано.
- Валутата или курсът не са ясни. При разход в чужбина, ако не е записано кой курс се прилага, сумата става спорна.
Първите три точки в този списък са проблем със съхраняването на документа и се решават в момента на разхода; последните четири са проблем с правилата и се решават чрез изготвяне на политика. Компаниите, които бъркат двете, се опитват да решат проблема с правилата с още напомнящи имейли и не постигат резултат.
Пътят на бележката до счетоводството
Документът преминава през шест етапа от момента на разхода до счетоводния запис. За да се види къде процесът засяда, е нужно да се раздели на етапи:
| Стъпка | Кой я извършва | Типична причина за забавяне |
|---|---|---|
| 1. Извършване на разхода и получаване на документа | Служител | Не е ясно дали трябва бележка или фактура |
| 2. Регистриране на документа | Служител | Натрупва се до края на месеца |
| 3. Проверка спрямо политиката | Система или мениджър | Пропуска се, ако се прави ръчно |
| 4. Одобрение | Мениджър | Одобряващият е в отпуск, не е определен заместник |
| 5. Осчетоводяване | Счетоводство | Непоследователни категории, записът се коригира ръчно |
| 6. Плащане или равнение по картата | Финанси | Извлечението не съвпада със записа |
При разходи, направени с корпоративна карта, стъпка 6 се превръща в отделно натоварване: разходът вече е направен, остава само да се намери документът и да се съпостави с реда в извлечението. Защо това съпоставяне все още се прави ръчно, разгледахме отделно в статията за равнението на корпоративни карти.
Преходът от хартиена бележка към дигитален документ
Хартиената бележка има три структурни проблема: избледнява, губи се и от нея не може да се генерира отчет там, където се намира. Дигитализацията премества и трите проблема към момента на самия разход.
Какво се променя:
- Документът се снима в момента на разхода; рискът от избледняване и загуба приключва още тогава.
- Датата, сумата и данните за продавача се разчитат от документа, служителят не ги въвежда ръчно — грешно въведени данни и дублирани искания се улавят на този етап.
- Проверката спрямо политиката се извършва по време на въвеждането; нарушението се вижда още същия ден, а не в края на месеца.
- Не остава натрупване, което да се събира в края на месеца; приключването не чака документи.
Какво не се променя: дигитализацията не превръща грешния вид документ в правилния. Ако е взета бележка там, където е трябвало фактура, резултатът е същият. Правилото трябва първо да се напише, а след това да се автоматизира.
Модулът за управление на разходите на Masraff управлява този поток по една-единствена линия — от снимката на бележката до счетоводния запис; разчитането на документа, проверката спрямо политиката и съпоставянето с извлечението престават да бъдат отделни, ръчно извършвани задачи.
Срок на съхранение
Турският данъчен процесуален закон (Vergi Usul Kanunu) изисква счетоводните книги и документи да се съхраняват в продължение на пет години, считано от годината, следваща календарната година, за която се отнасят. Същият срок важи и за документи, съхранявани в електронен вид; електронното съхранение не съкращава срока — то само премахва тежестта на физическия архив. За вашия сектор може да има специфични разпоредби, изискващи по-дълъг срок; потвърдете това със своя счетоводен консултант.
Често задавани въпроси
Може ли разход да се осчетоводи само с касова бележка? При някои видове разходи е възможно, но общото и сигурно правило е да се изисква фактура, издадена на името на компанията. За кои пера бележката се смята за достатъчна, зависи от законодателството и сумата; фиксирайте списъка със своя счетоводен консултант.
Изгубих бележката, какво мога да направя? Поискайте копие от документа от продавача. Ако разходът е направен с карта, редът в извлечението показва, че разходът е извършен, но сам по себе си не замества разходния документ. Повечето компании определят стъпка „декларация за изгубен документ“ за такива случаи — ако при вас не е дефинирана, впишете я в политиката, вместо да управлявате повтарящо се изключение всеки път.
Достатъчна ли е снимка на бележката, или трябва да пазя оригинала? Условията за съхранение на документ в електронен вид са уредени в законодателството и се различават според вида на документа. Не решавайте дали хартиеният оригинал може да бъде унищожен, без да се консултирате предварително със своя счетоводен консултант.
Разходната бележка и разходният формуляр едно и също ли са? Не. Бележката е документ за един-единствен разход; разходният формуляр пък е списъкът, който събира разходите, направени за даден период, и ги представя за одобрение. За начина на попълване на формуляра и готов образец вижте статията с примерен разходен формуляр.
Кой валутен курс се използва при разход в чужбина? Определя го политиката на вашата компания: курсът към датата на разхода, курсът, който картата отразява в извлечението, или курсът в края на периода. И трите дават различен резултат. Запишете кой от тях използвате в политиката; ако не е записано, въпросът се обсъжда наново при всяко искане.