Учёт расходов в компании: 7 шагов к контролю

Это руководство о том, как отслеживать и контролировать траты, которые сотрудники совершают от имени компании: питание, транспорт, проживание, топливо, расходы по корпоративным картам, авансы. К бухгалтерскому понятию центра затрат оно отношения не имеет, как и к учёту доходов и расходов индивидуального предпринимателя. В поисковой выдаче эти три темы постоянно смешиваются; здесь речь только о расходах сотрудников компании.

Ниже — сначала разница между учётом и контролем, затем места, где процесс рвётся, и после этого сквозная настройка в 7 шагов.

Что такое учёт расходов и чем он отличается от контроля

Их считают одним и тем же, но работают они в разное время.

Учёт расходов обращён назад. Деньги уже потрачены; вы их фиксируете, собираете подтверждающие документы, распределяете по категориям и включаете в отчёт. Его результат — прозрачность. Если учёт работает, в конце месяца вы без задержки отвечаете на вопрос «кто, на что и сколько потратил».

Контроль расходов обращён вперёд. В той части траты, которая не укладывается в ваши правила, вы вмешиваетесь — по возможности до того, как она произойдёт. Его результат не прозрачность, а изменение поведения.

Простое разграничение: учёт говорит вам, что произошло, контроль определяет, что произойдёт. Компания без учёта не построит контроль — она не знает, что именно ограничивать. А компания, которая занимается только учётом, каждый месяц заново открывает одно и то же отклонение. Базовые понятия разобраны в материале что такое расход, а более широкая рамка — в руководстве по управлению расходами.

Три момента для вмешательства

Повлиять на трату можно в трёх точках. То, на какой из них вы останавливаетесь, показывает уровень зрелости процесса.

Большинство компаний работает только в колонке «после». Контроль как раз и означает смещение веса влево.

Уровни зрелости

1. Ручной сбор — чеки в сумке, таблица ходит по электронной почте.
2. Централизованная фиксация — всё копится в одном месте, но правил нет.
3. Проверка по правилам — нарушение политики отмечается уже при внесении записи.
4. Превентивный контроль — нарушение вообще не попадает в систему либо блокируется, не доходя до согласования.

Перепрыгнуть через уровень нельзя. Там, где пытаются шагнуть с первого сразу на четвёртый, систему внедряют, но ею никто не пользуется.

Почему учёт расходов не удерживается: типичные точки разрыва

• Таблица плюс переписка. Форма расходов ходит в нескольких версиях, согласование остаётся в почтовом ящике, и потом невозможно доказать, кто именно его дал.
• Задержка с документами. Чек приносят через недели после траты; закрытие периода упирается в это.
• Несогласованность категорий. Одну и ту же трату три человека относят к трём разным статьям, и отчёт теряет смысл. Как ускользают мелкие статьи, подробно разбирает материал учёт мелких расходов.
• Правило существует только на словах. «Ужин дороже такой-то суммы не проходит» — у каждого в голове своя цифра; неписаное правило проверить невозможно.
• Выписка по карте и записи живут отдельно. В выписке строка есть, подтверждающего документа под неё нет, и никто не знает, кого спрашивать.

Общее у всех пяти одно: ни одна из них не решается призывом «давайте будем внимательнее». Это всё вопросы устройства процесса.

Шаг 1 — Зафиксируйте политику расходов письменно

Весь контроль опирается на один документ: кто, в какой категории и сколько может потратить, кто утверждает исключение. Пока не определены список категорий, верхний лимит по каждой категории, обязательность подтверждающего документа и владелец исключений, ни один из остальных шести шагов не заработает.

Как писать политику, здесь мы не повторяем — пошаговый разбор есть в руководстве по политике расходов. Если начинаете с нуля, готовый каркас даст шаблон политики расходов.

Единственное предостережение: не пытайтесь написать идеальную политику с первого раза. Держите первую версию короткой и пересмотрите её через три месяца на реальных данных.

Шаг 2 — Постройте процесс согласования по схеме «кто, что и когда утверждает»

Процесс согласования расходов должен отвечать на два вопроса: сколько ступеней проходит та или иная сумма и категория и что происходит, если согласующего нет на месте.

Практический подход через пороги:

• Небольшая сумма, укладывающаяся в политику → согласование напрямую у руководителя, одна ступень.
• Выше установленного порога либо исключение → руководитель плюс финансовая служба, две ступени.
• Договорные или проектные статьи → дополнительное согласование у владельца проекта.

Увеличение числа ступеней не усиливает контроль, а удлиняет сроки. Каждая лишняя ступень добавляет дни к сроку согласования и приводит к тому, что документы собираются позже. Если не выстроено делегирование (кто утверждает вместо руководителя в отпуске), многоступенчатый процесс встанет в первый же отпускной период — механика этого разобрана в материале процесс согласования расходов и делегирование.

Чтобы прикинуть собственные ступени на бумаге, воспользуйтесь конструктором процесса согласования.

Шаг 3 — Задайте лимиты заранее

Лимит — самый дешёвый инструмент, переносящий контроль из «после» в «до». Задаётся он по трём осям: команда, проект и категория. Конкретная трата оценивается на пересечении всех трёх — например, отдел продаж плюс визит к клиенту плюс питание.

Заранее нужно решить и то, что происходит при превышении лимита: предупреждение или жёсткая блокировка. Где применять одно, а где другое — отдельный разговор; его разбирает материал жёсткая блокировка и применение политики. Сами шаги по настройке лимитов и правил описаны в материале как настроить ограничение расходов; здесь мы их не повторяем.

Не путайте это с бюджетом: данные о расходах питают бюджетные решения, но бюджет не заменяют. Если хотите отдельно выстроить бюджетную сторону, посмотрите материал управление бюджетом.

Шаг 4 — Свяжите выдачу аванса с его закрытием

Аванс — место, где учёт рвётся чаще всего: деньги выданы, траты совершены, а закрытие забыто. Остаток месяцами висит открытым и превращается в задолженность, за которую никто не отвечает.

Настройку стоит представлять как три части:

1. Заявка и согласование — обоснование, ориентировочная сумма, интервал дат.
2. Фиксация трат — каждая трата из аванса привязывается к той же заявке.
3. Зачёт — израсходованная сумма списывается с аванса, остаток возвращается либо недостающая часть доплачивается.

Ключевой пункт — второй. Если записи по авансу и по тратам хранятся в разных местах, закрытие считают вручную, а ручной расчёт запаздывает. Одно простое правило — не выдавать новый аванс сотруднику с незакрытым остатком — само по себе разрывает этот круг в значительной степени.

Шаг 5 — Фиксируйте трату в момент её совершения

Чем позже собран документ, тем больше ошибок в записи. Цель — сократить промежуток между тратой и её фиксацией с дней до минут.

• Считывание данных с изображения чека или счёта. Сотрудник фотографирует чек телефоном, и сумма, дата и сведения о продавце превращаются в запись. Сравнение с ручным вводом — в материале распознавание чеков и ручной ввод.
• QR-код электронного счёта. По коду поступившего документа можно создать запись о расходе.
• Траты по корпоративным картам. Выписка по карте загружается в систему в конце периода файлом; по дате, сумме и номеру карты она сопоставляется с записями, которые внесли сотрудники. Несопоставленные строки попадают в список «нет подтверждающего документа» и берутся на контроль. Подробности этого процесса — в материале сверка выписки по корпоративной карте.

Если вы продолжаете вести всё вручную, используйте хотя бы одну постоянную форму расходов: свободные поля — главный источник несогласованности категорий.

Шаг 6 — Стандартизируйте передачу данных в бухгалтерию

Запись собрана и согласована — а дальше? В большинстве компаний здесь начинается второй круг ручного ввода: согласованные расходы по одному переносят в бухгалтерскую программу.

Способ это устранить — сопоставление: один раз определяется, какому бухгалтерскому счёту соответствует каждая категория расходов, и передача идёт по этому сопоставлению. Без сопоставления передачу не автоматизировать.

Не принимайте решений по налоговой части самостоятельно: какая статья вычитается, а какая считается расходом, не признаваемым для целей налогообложения, зависит от вашей компании и периода. Классификацию выстраивайте вместе со своим бухгалтером и в таком виде записывайте в политику.

Шаг 7 — Следите за показателями, которые доказывают, что контроль работает

«Сколько мы потратили» — не показатель контроля, а результат. Работает контроль или нет, показывают четыре числа:

Не пытайтесь исправить все четыре сразу. Выберите худший, поработайте три месяца над одним показателем, затем переходите к следующему.

С чего начинать в зависимости от размера компании

Можно ли вести учёт расходов в таблице

Короткий ответ: до определённого момента да. Если сотрудников немного, объём трат небольшой и согласующий один, таблицы достаточно.

Места, где таблица ломается, вполне очевидны: путаница с версиями при одновременном редактировании, согласование, оставшееся в почте и недоказуемое задним числом, документ и строка, живущие отдельно, и проверка правил, целиком лежащая на человеке. Если из этих четырёх у вас есть хотя бы два, таблица уже не инструмент учёта, а источник риска.

Критерии выбора программы для учёта расходов

Длинный список функций, которые стоит искать в программном обеспечении, остаётся в руководстве по управлению расходами. Здесь мы оставляем только три вопроса, решающих именно с точки зрения учёта и контроля:

1. Действительно ли механизм правил превентивный? Инструмент, который предупреждает лишь после отчёта, — средство учёта, а не контроля.
2. Как устроена передача в бухгалтерию или ERP? Можно ли задать сопоставление, или выгрузку придётся править вручную?
3. Насколько быстро всё происходит на стороне сотрудника? Если внесение чека занимает больше минуты, побеждает не процесс, а сопротивление сотрудников.

Где в этих шагах Masraff

Masraff — решение для управления расходами, созданное для того, чтобы все 7 шагов выше выполнялись в одном месте. Описание политики и лимитов, предупреждение или жёсткая блокировка при нарушении, многоступенчатое согласование и делегирование, заявка на аванс и зачёт, считывание данных с изображения чека, создание записи по QR-коду электронного счёта, а также загрузка выписки по корпоративной карте файлом и её сопоставление с имеющимися записями — всё это есть в продукте. На бухгалтерской стороне поддерживается выгрузка более чем в 20 систем ERP и бухгалтерского учёта.

Сегодня Masraff пользуются 800+ клиентов и 100K+ пользователей в 5+ странах. Если хотите ближе посмотреть на сторону политики и согласований — начните со страницы согласований и контроля, а чтобы оценить процесс от начала до конца — со страницы продукта по управлению расходами.

Часто задаваемые вопросы

В чём разница между учётом расходов и контролем расходов?

Учёт обращён назад: трата фиксируется, подтверждается документом и попадает в отчёт уже после того, как совершена; его результат — прозрачность. Контроль обращён вперёд: с помощью правил, лимитов и согласований он вмешивается в трату, не укладывающуюся в правила, по возможности до того, как она произойдёт. Без учёта контроль не построить, потому что вы не будете знать, что именно ограничивать.

Из каких шагов состоит учёт расходов в компании?

Семь шагов: (1) зафиксировать политику расходов письменно, (2) выстроить процесс согласования со ступенями и делегированием, (3) заранее задать лимиты по командам, проектам и категориям, (4) связать аванс и зачёт с фиксацией трат, (5) фиксировать трату в момент её совершения, (6) стандартизировать передачу в бухгалтерию через сопоставление счетов, (7) следить за сроком согласования, долей нарушений, долей отсутствующих документов и сроком закрытия периода.

Сколько ступеней должно быть в процессе согласования расходов?

Фиксированного числа нет; всё зависит от порогов по сумме и категории. Распространённая схема — одна ступень для небольших трат, укладывающихся в политику, и две ступени для сумм выше порога или для исключений. Каждая дополнительная ступень удлиняет срок согласования, поэтому добавляйте её только при конкретном обосновании риска и обязательно опишите делегирование.

Достаточно ли вести учёт расходов в таблице?

При небольшом числе сотрудников, малом объёме и одном согласующем этого может хватать. Но как только появляются путаница с версиями, согласования, оставшиеся в почте и недоказуемые задним числом, несоответствие документа и строки и проверка правил, полностью лежащая на человеке, таблица перестаёт быть инструментом учёта.

На что обращать внимание при выборе программы для учёта расходов?

Решающих факторов три: действительно ли механизм правил превентивный (предупреждение после отчёта контролем не является), выполняется ли передача в бухгалтерию или ERP через сопоставление счетов и насколько быстро вносится запись на стороне сотрудника. Если запись занимает больше минуты, системой пользоваться не будут.

Как отследить закрытие расходов, выданных под аванс?

После согласования заявки на аванс каждая трата из этого аванса должна быть привязана к той же заявке. Записи о тратах списываются с аванса, остаток возвращается либо недостающая часть доплачивается. Если аванс и траты хранятся в разных местах, закрытие считают вручную и оно запаздывает; самая действенная мера — сделать правилом невыдачу нового аванса сотруднику с незакрытым остатком.