Содержание
- Почему расходы по корпоративной карте трудно отслеживать?
- Как отслеживать расходы по корпоративной кредитной карте?
- Что проверять в каждой строке выписки?
- Какие правила нужны для использования карт?
- Есть ли программы, которые автоматически отслеживают расходы по корпоративной карте?
- Итог: не откладывайте контроль до конца месяца
Расходы по корпоративной кредитной карте отслеживают, сводя в один список три вещи: кто пользовался картой, чек по каждой покупке и выписку в конце месяца. Проблема в том, что в большинстве компаний эти три источника информации хранятся в трёх разных местах. В статье — практическая рутина, которая позволяет контролировать карточные расходы, не дожидаясь конца месяца, чек-лист для каждой строки выписки, базовые правила карточной политики и критерии выбора программы. Там, где речь идёт о документах и налогах, описаны правила, действующие в Турции.
Почему расходы по корпоративной карте трудно отслеживать?
Расходы по корпоративной карте трудно отслеживать, потому что держатель карты, чек и выписка появляются в разных местах и в разное время.
Типичный месяц выглядит так:
- Держатель карты совершает покупку; чек остаётся в кошельке, в почте или в бардачке автомобиля.
- Выписка приходит в конце месяца; в её строках обычно есть только название продавца, дата и сумма.
- Бухгалтерия открывает выписку и по каждой строке спрашивает: «Что это было, где чек, на какой центр затрат относить?»
Между покупкой и выпиской проходит несколько недель, поэтому держатель карты уже не помнит подробностей, чеки теряются, а закрытие месяца затягивается. Если одной картой пользуются несколько человек, порой неясно даже, кто совершил покупку. Причина чаще всего не в злом умысле, а в том, что информация приходит поздно и разрозненно.
Как отслеживать расходы по корпоративной кредитной карте?
Расходы по корпоративной кредитной карте отслеживают с помощью постоянной рутины: чек собирают в момент покупки, а в конце месяца сверяют с выпиской. Пять шагов ниже подходят большинству компаний.
- Закрепите карту за пользователем. Письменно зафиксируйте, кому принадлежит каждая карта, а для общих карт — кто за неё отвечает. По карте без известного владельца спросить некого.
- Собирайте чек в момент покупки. Держатель карты фотографирует чек в день покупки и сохраняет его с кратким описанием и деловой целью. Мобильное приложение для учёта расходов упрощает этот шаг.
- Сверяйте ежемесячную выписку с учтёнными расходами. Каждой строке выписки должны соответствовать запись о расходе и документ. Сопоставляйте по карте, дате и сумме.
- Отслеживайте несопоставленные строки. Соберите строки без соответствия в один список, уточните у ответственного и закройте их до даты закрытия периода. Если следить за числом открытых строк от месяца к месяцу, сбои в процессе видны заранее.
- Назначайте категорию и центр затрат. Присвойте каждому расходу статью затрат и центр затрат, чтобы карточные расходы попадали в нужное место бюджетных отчётов.
О сборе чеков и учёте расходов — на странице управление расходами.
Что проверять в каждой строке выписки?
В каждой строке выписки нужно проверять держателя карты, соответствующую запись о расходе, документ, деловую цель, бухгалтерскую разноску и соответствие политике.
| Проверка | Вопрос | Что делать, если не хватает |
|---|---|---|
| Держатель карты | Кто пользуется этой картой? | Обновить привязку карты к пользователю |
| Запись о расходе | Есть ли учтённый расход по этой строке? | Попросить держателя карты внести запись |
| Сумма и дата | Совпадают ли сумма и дата с выпиской? | Выяснить причину расхождения (валюта, разделённый платёж, возврат) |
| Документ | Приложен ли чек или счёт? | Запросить документ; при утере применить внутреннюю процедуру |
| Деловая цель | Указано ли деловое обоснование? | Попросить держателя карты дать пояснение |
| Категория и центр затрат | Выбраны ли правильная статья и центр затрат? | Бухгалтерия исправляет или уточняет у согласующего |
| Политика | Соответствует ли покупка правилам использования карты? | Отметить как исключение и передать согласующему |
Важно: в большинстве случаев строка выписки не заменяет счёт или чек. Какой документ достаточен для признания расхода по турецкому Налогово-процессуальному кодексу (213 sayılı Vergi Usul Kanunu), уточните у своего mali müşavir (аттестованного бухгалтера-консультанта в Турции).
Какие правила нужны для использования карт?
Для использования карт нужны письменные правила: кто получает карту, на что её можно тратить, какие действуют лимиты, в какой срок сдаются документы и как согласуются исключения.
Короткая и выполнимая карточная политика охватывает следующее:
- Владение картой: Кому выдаются карты, допускаются ли общие карты, как закрывается карта при увольнении сотрудника?
- Разрешённые расходы: Какие категории можно оплачивать картой, а какие (например, личные покупки) запрещены?
- Лимиты: Верхние пределы на сотрудника, категорию или операцию.
- Срок для документов: Не позднее скольких дней после покупки чек должен быть внесён в систему.
- Личные расходы: Как компания возмещает личную покупку, сделанную по ошибке.
- Исключения: Кто и на каком основании согласует покупку, нарушающую правила.
Если политика существует только в PDF-файле, контроль по-прежнему ведётся вручную. Чтобы связать правила с учётом расходов, загляните на страницу управление политиками расходов.
Есть ли программы, которые автоматически отслеживают расходы по корпоративной карте?
Да, существуют программы управления расходами, которые во многом автоматизируют контроль, сопоставляя выписку по корпоративной карте с записями о расходах.
Насколько «автоматической» будет такая программа, зависит от того, как данные по карте попадают в систему. Оценивая решение, обратите внимание на следующие критерии:
- Настройка карт: Можно ли завести карты компании и привязать их к пользователям?
- Загрузка выписки: Каким способом выписка попадает в систему, можно ли использовать форматы файлов разных банков?
- Сопоставление: Сравниваются ли строки выписки с учтёнными расходами, видны ли несопоставленные строки?
- Мобильный ввод чеков: Может ли держатель карты сохранить чек с телефона в момент покупки?
- Политика и согласование: Проходят ли карточные расходы те же проверки политики и тот же процесс согласования, что и прочие расходы?
- Передача в учёт: Можно ли передать категории, центры затрат и документы в вашу учётную систему?
В Masraff эту задачу решает модуль выписок (Ekstre Modülü). Карты заводятся для компании и привязываются к пользователям. Выписка по карте загружается в виде файла Excel, а её столбцы сопоставляются с полями системы. После загрузки строки по привязанным картам сравниваются с расходами; для строк, по которым расход не найден, новые расходы создаются автоматически. Бухгалтерия может сосредоточиться на недостающих документах и пояснениях вместо того, чтобы искать недостающие строки по одной. Подробнее — на странице сверка корпоративных карт.
Итог: не откладывайте контроль до конца месяца
Суть контроля расходов по корпоративной карте — собирать информацию в момент покупки и использовать выписку как контрольную точку. Когда закрепление карт за пользователями, чеки сразу после покупки, ежемесячная сверка, список открытых строк и правильная разноска работают вместе, закрытие месяца сокращается, а неприятных сюрпризов становится меньше. Чтобы сверять выписки и расходы в одном месте, познакомьтесь со сверкой корпоративных карт в Masraff.