Управление расходами

Сфотографируйте чек — распознавание на основе искусственного интеллекта автоматически извлечёт данные. Сумма, дата, НДС и данные продавца превращаются в запись о расходе за считанные секунды.

Траты по корпоративным картам, банковские выписки и электронные счета автоматически преобразуются в записи о расходах. Покончите с ручным вводом данных.

Распределяйте одну трату между несколькими центрами затрат, проектами или отделами. Формируйте подробные отчёты о расходах в один клик и отправляйте их на утверждение.

Трата — это любой отток денежных средств, который компания совершает для ведения своей деятельности. Обед, оплаченный сотрудником во время визита к клиенту, авиабилет, купленный по корпоративной карте, расходные материалы для офиса — всё это траты. Трата фиксирует момент, когда деньги уходят из кассы или с карты; это ещё не классифицированное, «сырое» движение денег.

Разница между тратой, возмещаемым расходом и бухгалтерским расходом

В повседневной речи эти три понятия часто используются как взаимозаменяемые, однако между ними есть тонкие, но важные различия:

• Трата — это сам факт оттока денег. Она возникает в момент оплаты; связана она с работой или нет — ещё неизвестно.
• Возмещаемый расход — это трата, совершённая в служебных целях и заявленная сотрудником компании. Сотрудник предоставляет чек, руководитель утверждает, компания возмещает сумму или проводит взаимозачёт. Иными словами, это трата, вошедшая в корпоративный процесс.
• Бухгалтерский расход — это сумма, отражённая в учёте и уменьшающая прибыль за период. Когда утверждённый возмещаемый расход принимается к учёту, он становится бухгалтерским расходом; на этих записях основывается и расчёт налогов.

Коротко поток выглядит так: сначала совершается трата; если она служебная — заявляется как возмещаемый расход; после утверждения — отражается в учёте как расход. Чем упорядоченнее компания управляет этим потоком, тем быстрее сотрудники получают возмещения и тем чище бухгалтерские записи в конце периода.