الفهرس
- مما تتكون مصاريف الطريق للسائقين؟
- لماذا تتبّع المصاريف أصعب في الخدمات اللوجستية؟
- كيف تُصرف سلفة الرحلة وكيف تُسوّى؟
- كيف تُسجَّل مصاريف السائقين محاسبيًا؟
- ماذا يجب أن تتضمن سياسة مصاريف السائقين؟
- كيف يعمل ذلك في Masraff؟
- الأسئلة الشائعة
- كيف تتابع شركات الخدمات اللوجستية مصاريف السائقين؟
- في أي حساب تُتابع سلفة الرحلة للسائق؟
- هل يمكن خصم مصروف سائق فُقد إيصاله؟
- ما الذي يجب البحث عنه في تطبيق بطاقة أو مصاريف للخدمات اللوجستية؟
عندما ينطلق سائق شاحنة في تركيا من إسطنبول إلى مرسين، يحمل في جيبه سلفة، وفي هاتفه بضع صور، وفي درج السيارة إيصالات مجعدة. وعند انتهاء الرحلة تبقى أمام فريق المالية الأسئلة نفسها: أين أُنفق المال، وهل يوجد مستند، وعلى أي رحلة يُحمَّل؟ يشرح هذا المقال كيف يمكن لشركات الخدمات اللوجستية إدارة مصاريف الطريق للسائقين من سلفة الرحلة حتى القيد المحاسبي: بنود المصاريف المعتادة، وصرف السلفة وتسويتها، ومثال على القيد، وقائمة تحقق، وكيف تعمل هذه العملية في Masraff.
مما تتكون مصاريف الطريق للسائقين؟
تتكون مصاريف الطريق للسائقين من الطعام والإقامة ومواقف السيارات ورسوم الطرق والإصلاحات العاجلة التي يدفعها السائق أثناء الرحلة من ماله الخاص أو من سلفة الرحلة. تختلف البنود حسب المسار، لكن الجدول التالي مألوف لمعظم الشركات.
| بند المصروف | المستند المعتاد | ما يجب التحقق منه |
|---|---|---|
| الطعام | إيصال صندوق، فاتورة e-Arşiv | الحد اليومي وعدد أيام الرحلة |
| الإقامة | فاتورة | صادرة باسم الشركة |
| مواقف السيارات واستراحات الطريق | إيصال | تطابق التاريخ والمكان مع الرحلة |
| الميزان والعبّارة ورسوم العبور | إيصال، تذكرة | وضوح المستند |
| إطار عاجل وإصلاحات بسيطة | فاتورة | ظهور رقم اللوحة في المستند |
| مصاريف الرحلات الدولية | إيصال بعملة أجنبية | المبلغ بالعملة الأجنبية وسعر الصرف |
تصل بطاقات الوقود وأنظمة تحصيل رسوم الطرق الإلكترونية (HGS وOGS في تركيا) عادةً في كشف منفصل له عملية مطابقة خاصة به. يركز هذا المقال على المصاريف التي يدفعها السائق بنفسه أثناء الرحلة ويجب أن يحضر مستندها.
لماذا تتبّع المصاريف أصعب في الخدمات اللوجستية؟
تتبّع المصاريف أصعب في الخدمات اللوجستية لأن من ينفق يبقى بعيدًا عن المكتب أيامًا، وتبقى المستندات مع السائق حتى نهاية الرحلة. وتبرز بعض المشكلات المعتادة:
- إيصالات ضائعة: تبهت الإيصالات المطبوعة على الورق الحراري مع الوقت، ويضيع بعضها في المقصورة.
- مستندات متأخرة: يعود السائق ثم ينطلق فورًا في رحلة جديدة، فلا تُسلَّم الإيصالات إلا في نهاية الشهر.
- مصاريف غير مرتبطة برحلة: إذا خلا الإيصال من رقم الرحلة أو رقم اللوحة، لا يتضح على تكلفة أي رحلة يُحمَّل المصروف.
- سلف مفتوحة: في نهاية الرحلة لا يتضح كم أُنفق من السلفة وكم يجب إرجاعه.
- مطالبة مكررة: يُسلَّم الإيصال نفسه ورقيًا ويُرسل أيضًا كصورة.
والحل المشترك لكل ذلك هو تسجيل المصروف لحظة حدوثه ومعه بيانات الرحلة.
كيف تُصرف سلفة الرحلة وكيف تُسوّى؟
تُصرف سلفة الرحلة قبل السفر بناءً على طلب معتمد، وتُسوّى بعده بمقاصتها مع المصاريف التي يصرّح بها السائق. ويُسترد الفرق من السائق أو يُدفع له.
يبدو الإجراء الفعّال على النحو التالي:
- يفتح السائق قبل الرحلة طلب سلفة مع بيانات الرحلة.
- يعتمد مدير الأسطول أو العمليات الطلب ويتم الدفع.
- يُدخل السائق مصاريفه أثناء الرحلة مع صورة لكل إيصال.
- عند انتهاء الرحلة تُطابق المصاريف مع السلفة ويظهر الرصيد المتبقي.
- يُعاد الفرق أو يُدفع للسائق، وتُغلق السلفة.
يسهّل الفصل بين سلف الرحلات الداخلية والدولية كأنواع مستقلة متابعة العملات والأرصدة. تناولنا أساسيات عملية السلف في دليلنا لإدارة سلف الموظفين.
كيف تُسجَّل مصاريف السائقين محاسبيًا؟
في تركيا تُسجَّل مصاريف السائقين وفق دليل الحسابات الموحد (Tekdüzen Hesap Planı)، بالحساب 195 سلف العمل للسلفة، وحسابات المصاريف من الفئة 7 للتكلفة، والحساب 191 لضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم. الأرقام التالية مثال.
مثال: يحصل سائق على سلفة رحلة قدرها 8,000 ليرة تركية. ويحضر من الرحلة إيصال موقف بقيمة 120 ليرة شاملًا ضريبة القيمة المضافة بنسبة 20%. مجموع المصاريف كلها بما فيها الموقف 6,350 ليرة، وتُعاد الـ1,650 ليرة المتبقية إلى الشركة.
| الخطوة | مدين | دائن |
|---|---|---|
| صرف السلفة | 195 سلف العمل 8,000 ليرة | 102 البنوك 8,000 ليرة |
| مقاصة إيصال الموقف | حساب مصروف من الفئة 7 بقيمة 100 ليرة · 191 ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم 20 ليرة | 195 سلف العمل 120 ليرة |
| إعادة المبلغ غير المستخدم | 102 البنوك 1,650 ليرة | 195 سلف العمل 1,650 ليرة |
يعتمد اختيار حساب الفئة 7 على هيكل تكاليف الشركة: فالشركات التي تتابع تكلفة الرحلات ضمن تكلفة إنتاج الخدمة تستخدم حسابًا مختلفًا عن تلك التي تسجلها في 760 أو 770. وعند عدم صرف سلفة، يُتابع المبلغ المستحق للسائق في حساب الموظف 195/320.
الأساس القانوني: في تركيا يجب إثبات المصروف بمستند كي يُقبل للخصم الضريبي (قانون الإجراءات الضريبية رقم 213، المادة 227؛ الجريدة الرسمية 10.01.1961). ووفق المادة 253 من القانون نفسه، تُحفظ المستندات 5 سنوات اعتبارًا من السنة التالية للسنة التي تخصها. وتنظم المادتان 24 و27 من قانون ضريبة الدخل رقم 193 (الجريدة الرسمية 06.01.1961) المعاملة الضريبية للبدلات اليومية المدفوعة للسائقين. تأكد من تطبيق ذلك على شركتك مع مستشارك المالي (mali müşavir).
ماذا يجب أن تتضمن سياسة مصاريف السائقين؟
يجب أن تنص سياسة مصاريف السائقين بوضوح على البنود المغطاة والحدود اليومية وقاعدة المستندات ومهلة التسليم. السياسة القصيرة هي التي يقرؤها السائقون ويلتزمون بها. ويمكنك استخدام نموذج سياسة المصاريف كمسودة أولى.
قائمة التحقق:
- هل عُدّدت بنود المصاريف المغطاة واحدًا واحدًا؟
- هل يوجد حد يومي للطعام، وهل يُضرب في عدد أيام الرحلة؟
- هل نُص على أن تصدر فاتورة الإقامة باسم الشركة؟
- هل من الواضح كيف يُعامل المصروف بلا مستند؟
- هل حُدد خلال كم يومًا بعد الرحلة يجب إدخال المصاريف؟
- هل رقم الرحلة أو رقم اللوحة إلزامي في كل مصروف؟
- هل حُددت مهلة وطريقة إعادة السلفة؟
- هل كُتبت قواعد سعر الصرف والمستندات للرحلات الدولية بشكل منفصل؟
كيف يعمل ذلك في Masraff؟
يجمع Masraff مصاريف الطريق للسائقين في مسار واحد، من طلب السلفة حتى القيد المحاسبي. يمكنك رؤية الصورة العامة في صفحة حل Masraff لشركات الخدمات اللوجستية.
- تطبيقات الجوال: يُدخل السائقون مصاريفهم في تطبيق الجوال المتاح على App Store وGoogle Play وHuawei AppGallery بتصوير الإيصال. وينقل مسح الإيصالات بالذكاء الاصطناعي بيانات الإيصال إلى حقول المصروف.
- طلب السلفة والتسوية: يطلب السائق سلفة الرحلة عبر Masraff، وتُقاصّ السلفة المعتمدة مع المصاريف المُدخلة ويُتابع الرصيد لحظيًا. ويمكن تعريف أنواع فرعية مثل السلفة الداخلية والخارجية وسلفة العمل بشكل منفصل، لكل منها حسابه ومسار اعتماده وسياسة مصاريفه.
- محرك سياسة المصاريف: تُحدد حدود حسب الفئة، يومية وشهرية. وعند تفعيل حقل الأيام في النموذج، يمكن مثلًا تطبيق الحد اليومي للطعام حسب عدد الأيام. وعند التجاوز يمكن للنظام إظهار تحذير فقط أو حظر المصروف.
- بيانات الرحلة: بحقول رمز المشروع والوسم والحقل الإضافي يمكن إضافة رقم الرحلة أو رقم اللوحة إلى كل مصروف وجعلها إلزامية.
- الضوابط: يمنع فحص التكرار المطالبة بالمصروف نفسه مرتين. ويحدّ آخر يوم لقبول المصاريف وإقفال الفترة من المستندات المتأخرة.
- المحاسبة: بفضل التحديد التفصيلي لضريبة القيمة المضافة يُوزَّع كل إيصال على حسابات المصروف والضريبة والموظف. ويتكامل Masraff مع أكثر من 20 نظام ERP وبرنامجًا محاسبيًا.
يمكنك قراءة تجربة مشغّل أساطيل يستخدم Masraff في دراسة حالة مشغّل أساطيل عالمي. وشرحنا ما يجعل التطبيق مستخدمًا فعلًا من السائقين في مقالنا عن تطبيقات المصاريف المصممة للجوال أولًا.
الأسئلة الشائعة
كيف تتابع شركات الخدمات اللوجستية مصاريف السائقين؟
تتابع شركات الخدمات اللوجستية مصاريف السائقين على أفضل وجه لحظة الإنفاق، عبر تطبيق جوال ومع بيانات الرحلة. وبذلك يُسجَّل الإيصال قبل أن يضيع ويُطابق مع السلفة في نهاية الرحلة.
في أي حساب تُتابع سلفة الرحلة للسائق؟
في تركيا تُتابع سلفة الرحلة للسائق في الحساب 195 سلف العمل من دليل الحسابات الموحد. ومع التصريح بالمصاريف يُجعل الحساب دائنًا حتى يُغلق.
هل يمكن خصم مصروف سائق فُقد إيصاله؟
في تركيا لا يُقبل المصروف بلا مستند عادةً للخصم الضريبي، لأن قانون الإجراءات الضريبية يشترط الإثبات بالمستند. وفي هذه الحالات تكون سياسة الشركة ورأي مستشارك المالي هما الفيصل.
ما الذي يجب البحث عنه في تطبيق بطاقة أو مصاريف للخدمات اللوجستية؟
عند اختيار تطبيق بطاقة أو مصاريف للخدمات اللوجستية، انظر إلى إدخال الإيصالات عبر الجوال، وتسوية السلف، والحقول على مستوى الرحلة، والتصدير إلى نظام ERP. وقدرة السائق على إدخال المصروف بخطوات قليلة هي ما يحدد استمرار استخدام التطبيق.