Table des matières
- De quoi se composent les frais de route d'un chauffeur ?
- Pourquoi le suivi des dépenses est-il plus difficile en logistique ?
- Comment verser et solder une avance de mission ?
- Comment comptabiliser les frais des chauffeurs ?
- Que doit contenir une politique de frais pour les chauffeurs ?
- Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?
- Questions fréquentes
- Comment les entreprises de logistique suivent-elles les dépenses des chauffeurs ?
- Sur quel compte suit-on l'avance de mission d'un chauffeur ?
- Une dépense de chauffeur sans ticket est-elle déductible ?
- Que regarder dans une application de carte ou de frais pour la logistique ?
Lorsqu'un chauffeur routier en Turquie part d'Istanbul pour Mersin, il a une avance en poche, quelques photos sur son téléphone et des tickets froissés dans la boîte à gants. À la fin du trajet, le service comptable se pose toujours les mêmes questions : où est passé l'argent, y a-t-il un justificatif et à quel trajet le rattacher ? Cet article explique comment les entreprises de logistique peuvent gérer les frais de route de leurs chauffeurs, de l'avance de mission jusqu'à l'écriture comptable : postes de dépense typiques, versement et régularisation de l'avance, exemple d'écriture, check-list et fonctionnement du processus dans Masraff.
De quoi se composent les frais de route d'un chauffeur ?
Les frais de route d'un chauffeur regroupent les repas, l'hébergement, le stationnement, les frais de passage et les réparations urgentes qu'il paie pendant le trajet de sa poche ou sur l'avance. Les postes varient selon l'itinéraire, mais le tableau ci-dessous parlera à la plupart des entreprises.
| Poste de dépense | Justificatif habituel | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Repas | Ticket de caisse, facture e-Arşiv | Plafond journalier et nombre de jours de trajet |
| Hébergement | Facture | Établie au nom de l'entreprise |
| Stationnement et aires de repos | Ticket ou reçu | Date et lieu cohérents avec le trajet |
| Pont-bascule, ferry, droits de passage | Reçu, billet | Justificatif lisible |
| Pneu urgent et petites réparations | Facture | Immatriculation indiquée sur le justificatif |
| Dépenses lors des trajets internationaux | Ticket en devise étrangère | Montant en devise et taux de change |
Les cartes carburant et les systèmes de péage électronique (HGS et OGS en Turquie) arrivent en général sur un relevé distinct, avec leur propre rapprochement. Cet article porte sur les dépenses que le chauffeur règle lui-même pendant le trajet et dont il doit rapporter le justificatif.
Pourquoi le suivi des dépenses est-il plus difficile en logistique ?
Le suivi des dépenses est plus difficile en logistique, car la personne qui dépense reste loin du bureau pendant plusieurs jours et les justificatifs restent avec le chauffeur jusqu'à la fin du trajet. Quelques problèmes reviennent souvent :
- Tickets perdus : les tickets imprimés sur papier thermique s'effacent avec le temps, et certains se perdent dans la cabine.
- Justificatifs tardifs : à son retour, le chauffeur repart aussitôt, et les tickets ne sont remis qu'en fin de mois.
- Dépenses non rattachées : sans numéro de trajet ni immatriculation sur le ticket, on ne sait pas à quel trajet imputer le coût.
- Avances non soldées : en fin de trajet, on ignore quelle part de l'avance a été dépensée et combien doit être rendu.
- Double déclaration : le même ticket est remis sur papier et envoyé aussi en photo.
La solution commune consiste à enregistrer la dépense au moment où elle est faite, avec les informations du trajet.
Comment verser et solder une avance de mission ?
Une avance de mission est versée avant le départ sur la base d'une demande approuvée, puis soldée en l'imputant sur les dépenses déclarées par le chauffeur. L'écart est soit récupéré auprès du chauffeur, soit versé au chauffeur.
Une routine efficace se présente ainsi :
- Avant le départ, le chauffeur ouvre une demande d'avance avec les informations du trajet.
- Le responsable de flotte ou d'exploitation l'approuve et le paiement est effectué.
- Pendant le trajet, le chauffeur saisit ses dépenses avec une photo de chaque ticket.
- En fin de trajet, les dépenses sont rapprochées de l'avance et le solde restant est visible.
- L'écart est remboursé ou versé, et l'avance est clôturée.
Gérer les avances des trajets nationaux et internationaux comme des types distincts facilite le suivi des devises et des soldes. Nous présentons les bases du processus dans notre guide de gestion des avances salariés.
Comment comptabiliser les frais des chauffeurs ?
En Turquie, les frais des chauffeurs sont comptabilisés selon le plan comptable uniforme (Tekdüzen Hesap Planı), avec le compte 195 Avances de mission pour l'avance, des comptes de charges de classe 7 pour le coût et le compte 191 pour la TVA déductible. Les chiffres ci-dessous sont un exemple.
Exemple : un chauffeur reçoit une avance de mission de 8 000 TL. Il rapporte un ticket de stationnement de 120 TL TTC, avec une TVA de 20 %. L'ensemble des dépenses, stationnement compris, s'élève à 6 350 TL ; les 1 650 TL restants sont rendus à l'entreprise.
| Étape | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Versement de l'avance | 195 Avances de mission 8 000 TL | 102 Banques 8 000 TL |
| Imputation du ticket de stationnement | Compte de charges classe 7 100 TL · 191 TVA déductible 20 TL | 195 Avances de mission 120 TL |
| Remboursement du montant non utilisé | 102 Banques 1 650 TL | 195 Avances de mission 1 650 TL |
Le compte de classe 7 utilisé dépend de la structure de coûts de l'entreprise : celles qui suivent le coût des trajets en coût de production des services n'utilisent pas le même compte que celles qui les enregistrent en 760 ou 770. Sans avance, la dette envers le chauffeur est suivie sur le compte salarié 195/320.
Base légale : en Turquie, une dépense doit être justifiée par un document pour être déductible (loi de procédure fiscale n° 213, article 227 ; Journal officiel du 10.01.1961). Selon l'article 253 de la même loi, les documents sont conservés 5 ans à compter de l'année suivant celle à laquelle ils se rapportent. Le traitement fiscal des indemnités journalières versées aux chauffeurs est fixé par les articles 24 et 27 de la loi relative à l'impôt sur le revenu n° 193 (Journal officiel du 06.01.1961). Vérifiez son application à votre entreprise avec votre expert-comptable (mali müşavir).
Que doit contenir une politique de frais pour les chauffeurs ?
Une politique de frais pour les chauffeurs doit indiquer clairement les postes pris en charge, les plafonds journaliers, la règle sur les justificatifs et le délai de remise. Une politique courte est lue et appliquée par les chauffeurs. Pour une première version, vous pouvez utiliser notre modèle de politique de dépenses.
Check-list :
- Les postes pris en charge sont-ils listés un par un ?
- Existe-t-il un plafond journalier pour les repas, multiplié par le nombre de jours de trajet ?
- L'obligation d'une facture d'hébergement au nom de l'entreprise est-elle écrite ?
- Le traitement des dépenses sans justificatif est-il clair ?
- Le délai de saisie des dépenses après le trajet est-il fixé ?
- Le numéro de trajet ou l'immatriculation est-il obligatoire sur chaque dépense ?
- Le délai et le mode de remboursement de l'avance sont-ils définis ?
- Les règles de change et de justificatifs pour les trajets internationaux sont-elles décrites à part ?
Comment cela fonctionne-t-il dans Masraff ?
Masraff réunit les frais de route des chauffeurs dans un seul flux, de la demande d'avance jusqu'à l'écriture comptable. Vous en trouverez une vue d'ensemble sur la page de la solution Masraff pour les entreprises de logistique.
- Applications mobiles : les chauffeurs saisissent leurs dépenses dans l'application mobile, disponible sur l'App Store, Google Play et Huawei AppGallery, en photographiant le ticket. La lecture des tickets par IA reporte les informations du ticket dans les champs de la dépense.
- Demande et régularisation d'avance : le chauffeur demande l'avance de mission via Masraff ; l'avance approuvée est imputée sur les dépenses saisies et le solde est suivi en temps réel. Des sous-types comme avance nationale, internationale ou professionnelle se définissent séparément, chacun avec son compte, son circuit d'approbation et sa politique de dépenses.
- Moteur de politique de dépenses : on définit des plafonds par catégorie, journaliers et mensuels. Lorsqu'un champ de jours est activé sur le formulaire, un plafond de repas journalier, par exemple, s'applique selon le nombre de jours. En cas de dépassement, le système peut simplement avertir ou bloquer la dépense.
- Informations de trajet : avec les champs Code projet, Étiquette et Champ supplémentaire, le numéro de trajet ou l'immatriculation s'ajoute à chaque dépense et peut être rendu obligatoire.
- Contrôles : le contrôle des doublons empêche de déclarer deux fois la même dépense. Le dernier jour d'acceptation des dépenses et la clôture de période limitent les justificatifs tardifs.
- Comptabilité : grâce à la détermination détaillée de la TVA, chaque ticket est ventilé entre comptes de charges, de TVA et de salarié. Masraff s'intègre à plus de 20 ERP et logiciels comptables.
Découvrez l'expérience d'un opérateur de flotte avec Masraff dans l'étude de cas d'un opérateur de flotte international. Ce qui fait qu'une application est vraiment utilisée par les chauffeurs, nous l'expliquons dans notre article sur les applications de notes de frais mobile-first.
Questions fréquentes
Comment les entreprises de logistique suivent-elles les dépenses des chauffeurs ?
Les entreprises de logistique suivent au mieux les dépenses des chauffeurs au moment du paiement, via une application mobile et avec les informations du trajet. Le ticket est ainsi enregistré avant d'être perdu, puis rapproché de l'avance en fin de trajet.
Sur quel compte suit-on l'avance de mission d'un chauffeur ?
En Turquie, l'avance de mission d'un chauffeur est suivie sur le compte 195 Avances de mission du plan comptable uniforme. Au fil des dépenses déclarées, le compte est crédité puis soldé.
Une dépense de chauffeur sans ticket est-elle déductible ?
En Turquie, une dépense sans document n'est en général pas admise en déduction, car la loi de procédure fiscale exige une preuve écrite. Dans ces cas, la politique de l'entreprise et l'avis de votre expert-comptable sont déterminants.
Que regarder dans une application de carte ou de frais pour la logistique ?
Pour choisir une application de carte ou de frais pour la logistique, regardez la saisie mobile des tickets, la régularisation des avances, les champs par trajet et l'export vers l'ERP. La possibilité pour le chauffeur de saisir une dépense en quelques étapes conditionne un usage régulier.