Дарожныя выдаткі кіроўцаў у лагістыцы

Калі кіроўца фуры ў Турцыі выязджае са Стамбула ў Мерсін, у яго ў кішэні аванс, у тэлефоне некалькі фотаздымкаў, а ў бардачку — пакамечаныя чэкі. Пасля рэйса ў бухгалтэрыі застаюцца тыя ж пытанні: на што пайшлі грошы, ці ёсць дакумент і да якога рэйса яго аднесці? У гэтым артыкуле разбіраем, як лагістычным кампаніям кіраваць дарожнымі выдаткамі кіроўцаў ад авансу на рэйс да бухгалтарскай праводкі: тыповыя артыкулы выдаткаў, выдача і закрыццё авансу, прыклад праводкі, чэк-ліст і тое, як гэты працэс працуе ў Masraff.

З чаго складаюцца дарожныя выдаткі кіроўцы?

Дарожныя выдаткі кіроўцы — гэта харчаванне, пражыванне, паркоўка, дарожныя зборы і тэрміновы рамонт, якія кіроўца аплачвае ў рэйсе са сваіх грошай або з авансу. Артыкулы залежаць ад маршруту, але табліца ніжэй знаёмая большасці кампаній.

Паліўныя карты і сістэмы электроннай аплаты праезду (у Турцыі HGS і OGS) звычайна прыходзяць асобнай выпіскай са сваёй зверкай. Гэты артыкул прысвечаны выдаткам, якія кіроўца аплачвае ў рэйсе сам і за якія павінен прынесці дакумент.

Чаму ўлік выдаткаў у лагістыцы складанейшы?

Улік выдаткаў у лагістыцы складанейшы, бо той, хто траціць грошы, днямі знаходзіцца па-за офісам, а дакументы застаюцца ў кіроўцы да канца рэйса. Вылучаюцца некалькі тыповых праблем:

• Згубленыя чэкі: чэкі на тэрмапаперы з часам выцвітаюць, частка губляецца ў кабіне.
• Познія дакументы: вярнуўшыся, кіроўца адразу едзе ў наступны рэйс, і чэкі здаюцца толькі ў канцы месяца.
• Выдаткі без прывязкі да рэйса: калі ў чэку няма нумара рэйса або дзяржаўнага нумара, незразумела, да сабекошту якога рэйса іх аднесці.
• Незакрытыя авансы: у канцы рэйса няясна, колькі з авансу выдаткавана і колькі трэба вярнуць.
• Падвойная падача: адзін і той жа чэк здаюць на паперы і яшчэ раз дасылаюць фотаздымкам.

Агульнае рашэнне ўсіх гэтых праблем — фіксаваць выдатак у момант аплаты і адразу разам з дадзенымі рэйса.

Як выдаецца і закрываецца аванс на рэйс?

Аванс на рэйс выдаецца да паездкі па зацверджанай заяўцы і закрываецца пасля яе залікам выдаткаў, заяўленых кіроўцам. Розніца альбо вяртаецца кіроўцам, альбо выплачваецца яму.

Працоўны парадак выглядае так:

1. Перад рэйсам кіроўца падае заяўку на аванс з дадзенымі рэйса.
2. Кіраўнік аўтапарка або аперацыйнага аддзела зацвярджае яе, грошы выплачваюцца.
3. У рэйсе кіроўца ўносіць выдаткі з фотаздымкам кожнага чэка.
4. Пасля рэйса выдаткі супастаўляюцца з авансам, рэшта бачная адразу.
5. Розніца вяртаецца або выплачваецца, аванс закрываецца.

Калі весці авансы на ўнутраныя і міжнародныя рэйсы як асобныя тыпы, валюту і рэшткі адсочваць прасцей. Асновы працы з авансамі мы разабралі ў кіраўніцтве па кіраванні авансамі супрацоўнікаў.

Як адлюстроўваць выдаткі кіроўцаў ва ўліку?

У Турцыі выдаткі кіроўцаў адлюстроўваюцца па адзіным плане рахункаў (Tekdüzen Hesap Planı): аванс — на рахунку 195 «Авансы на службовыя мэты», выдаткі — на рахунках выдаткаў класа 7, ПДВ да вылічэння — на рахунку 191. Лічбы ніжэй прыведзены для прыкладу.

Прыклад: кіроўца атрымлівае аванс на рэйс 8 000 TL. З рэйса ён прывозіць чэк за паркоўку на 120 TL, уключаючы ПДВ 20%. Усе выдаткі разам з паркоўкай складаюць 6 350 TL; астатнія 1 650 TL вяртаюцца кампаніі.

На які рахунак класа 7 адносіць выдаткі, залежыць ад структуры выдаткаў кампаніі: тыя, хто ўлічвае рэйсы ў сабекошце паслуг, выкарыстоўваюць іншы рахунак, чым тыя, хто адносіць іх на 760 або 770. Калі аванс не выдаваўся, доўг перад кіроўцам улічваецца на рахунку разлікаў з работнікам 195/320.

Прававая аснова: у Турцыі выдатак можна прызнаць для падатку толькі пры наяўнасці пацвярджальнага дакумента (Падатковы працэсуальны закон № 213, артыкул 227; Афіцыйная газета ад 10.01.1961). Паводле артыкула 253 таго ж закона дакументы захоўваюцца 5 гадоў, пачынаючы з года, наступнага за справаздачным. Падатковы рэжым сутачных, якія выплачваюцца кіроўцам, вызначаюць артыкулы 24 і 27 Закона аб падаходным падатку № 193 (Афіцыйная газета ад 06.01.1961). Удакладніце прымяненне ў вашай кампаніі ў свайго фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Што павінна быць у палітыцы выдаткаў для кіроўцаў?

Палітыка выдаткаў для кіроўцаў павінна выразна называць артыкулы, якія пакрываюцца, дзённыя ліміты, правіла аб дакументах і тэрмін здачы. Кароткую палітыку кіроўцы чытаюць і выконваюць. Для першага варыянта можна скарыстацца нашым шаблонам палітыкі выдаткаў.

Чэк-ліст:

• Ці пералічаны артыкулы выдаткаў, якія пакрываюцца, па адным?
• Ці ёсць дзённы ліміт на харчаванне і ці памнажаецца ён на колькасць дзён рэйса?
• Ці прапісана патрабаванне выпісваць рахунак за пражыванне на кампанію?
• Ці зразумела, што рабіць з выдаткамі без дакумента?
• Ці пазначана, на працягу колькіх дзён пасля рэйса трэба ўнесці выдаткі?
• Ці абавязковы нумар рэйса або дзяржаўны нумар у кожным выдатку?
• Ці вызначаны тэрмін і спосаб вяртання авансу?
• Ці апісаны асобна правілы па курсе і дакументах для міжнародных рэйсаў?

Як гэта працуе ў Masraff?

Masraff збірае дарожныя выдаткі кіроўцаў у адзін працэс — ад заяўкі на аванс да бухгалтарскай праводкі. Агульную карціну можна ўбачыць на старонцы рашэння Masraff для лагістычных кампаній.

• Мабільныя праграмы: кіроўцы ўносяць выдаткі ў мабільнай праграме з App Store, Google Play або Huawei AppGallery, фатаграфуючы чэк. Распазнаванне чэкаў штучным інтэлектам пераносіць дадзеныя чэка ў палі выдатку.
• Заяўка на аванс і залік: кіроўца запытвае аванс на рэйс праз Masraff, зацверджаны аванс залічваецца ўнесенымі выдаткамі, а рэшта адсочваецца ў рэальным часе. Падтыпы — унутраны, замежны, службовы аванс — наладжваюцца асобна, кожнаму можна прызначыць свой рахунак, маршрут зацвярджэння і палітыку выдаткаў.
• Рухавік палітыкі выдаткаў: задаюцца ліміты па катэгорыях, дзённыя і месячныя. Калі ў форме ўключана поле дзён, напрыклад дзённы ліміт на харчаванне прымяняецца па колькасці дзён. Пры перавышэнні сістэма можа толькі папярэдзіць або заблакаваць выдатак.
• Дадзеныя рэйса: з дапамогай палёў «Код праекта», «Метка» і «Дадатковае поле» да кожнага выдатку дадаецца нумар рэйса або дзяржаўны нумар, і іх можна зрабіць абавязковымі.
• Праверкі: праверка на дублікаты не дае заявіць адзін выдатак двойчы. Апошні дзень прыёму выдаткаў і закрыццё перыяду абмяжоўваюць познія дакументы.
• Улік: дзякуючы дэталёваму вызначэнню ПДВ кожны чэк раскладваецца на рахункі выдаткаў, ПДВ і разлікаў з работнікам. Masraff інтэгруецца больш чым з 20 ERP і ўліковымі сістэмамі.

Пра досвед аператара аўтапарка, які працуе з Masraff, чытайце ў кейсе глабальнага аператара аўтапарка. Якой павінна быць праграма, якой кіроўцы сапраўды будуць карыстацца, мы расказалі ў артыкуле пра мабільныя праграмы для выдаткаў.

Частыя пытанні

Як лагістычныя кампаніі ўлічваюць выдаткі кіроўцаў?

Лагістычным кампаніям лепш за ўсё ўлічваць выдаткі кіроўцаў у момант аплаты — праз мабільную праграму і разам з дадзенымі рэйса. Так чэк трапляе ва ўлік да таго, як згубіцца, і ў канцы рэйса супастаўляецца з авансам.

На якім рахунку ўлічваецца аванс кіроўцы на рэйс?

У Турцыі аванс кіроўцы на рэйс улічваецца на рахунку 195 «Авансы на службовыя мэты» адзінага плана рахункаў. Па меры падачы выдаткаў рахунак крэдытуецца і закрываецца.

Ці можна спісаць выдатак кіроўцы, калі чэк згублены?

У Турцыі выдатак без дакумента, як правіла, не прызнаецца для падатку, бо Падатковы працэсуальны закон патрабуе дакументальнага пацвярджэння. У такіх выпадках вырашаюць палітыка кампаніі і меркаванне вашага фінансавага кансультанта.

На што глядзець пры выбары лагістычнай карты або праграмы для выдаткаў?

Пры выбары лагістычнай карты або праграмы для выдаткаў важныя мабільны ўвод чэкаў, залік авансаў, палі на ўзроўні рэйса і выгрузка ў ERP. Ці зможа кіроўца ўнесці выдатак за пару крокаў, вызначае, ці будуць праграмай карыстацца пастаянна.