Логистикадағы жүргізушілердің жол шығындары

Түркияда жүк көлігінің жүргізушісі Ыстанбұлдан Мерсинге рейске шыққанда, қалтасында аванс, телефонында бірнеше фото, ал бардачокта мыжылған чектер болады. Рейс аяқталғанда бухгалтерияда сол баяғы сұрақтар қалады: ақша неге жұмсалды, құжаты бар ма және оны қай рейске жатқызу керек? Бұл мақалада логистикалық компаниялардың жүргізушілердің жол шығындарын рейс авансынан бухгалтерлік жазбаға дейін қалай басқаратыны түсіндіріледі: типтік шығын баптары, авансты беру және жабу, мысал жазба, тексеру тізімі және бұл процестің Masraff-та қалай жұмыс істейтіні.

Жүргізушілердің жол шығындары қандай баптардан тұрады?

Жүргізушілердің жол шығындары рейс кезінде жүргізуші өз қалтасынан немесе рейс авансынан төлейтін тамақ, тұру, тұрақ, жол алымдары және шұғыл жөндеу шығындарынан тұрады. Баптар бағытқа қарай өзгереді, бірақ төмендегі кесте көптеген компанияларға таныс.

Жанармай карталары мен электрондық жол ақысы жүйелері (Түркияда HGS және OGS) әдетте жеке үзінді көшірме түрінде келеді және өз салыстыру процесі бар. Бұл мақала жүргізуші рейс кезінде өзі төлейтін және құжатын өзі әкелуі тиіс шығындарға арналған.

Логистикада шығындарды есепке алу неге қиынырақ?

Логистикада шығындарды есепке алу қиынырақ, өйткені ақша жұмсайтын адам кеңседен күндер бойы алыс жүреді және құжаттар рейс біткенше жүргізушіде қалады. Бірнеше типтік мәселе айқын көрінеді:

• Жоғалған чектер: термоқағазға басылған чектер уақыт өте өшеді, ал кейбірі кабинада жоғалады.
• Кешіккен құжаттар: жүргізуші оралған бойда келесі рейске шығады, чектер ай соңына дейін тапсырылмайды.
• Рейске байланбаған шығындар: чекте рейс нөмірі немесе мемлекеттік нөмір болмаса, шығынды қай рейстің өзіндік құнына жатқызу керегі белгісіз қалады.
• Жабылмаған аванстар: рейс соңында аванстың қаншасы жұмсалғаны және қаншасы қайтарылатыны анық болмайды.
• Қайталанған мәлімдеу: бір чек қағаз түрінде де тапсырылады, фотосы да жіберіледі.

Бұл мәселелердің ортақ шешімі — шығынды жасалған сәтте және рейс деректерімен бірге тіркеу.

Рейс авансы қалай беріледі және қалай жабылады?

Рейс авансы рейстен бұрын бекітілген өтінім негізінде беріледі және рейстен кейін жүргізуші мәлімдеген шығындармен есепке алынып жабылады. Айырма не жүргізушіден қайтарылады, не жүргізушіге төленеді.

Жұмыс істейтін тәртіп былай көрінеді:

1. Рейс алдында жүргізуші рейс деректерімен аванс өтінімін ашады.
2. Автопарк немесе операциялар менеджері оны бекітеді, төлем жасалады.
3. Рейс бойы жүргізуші шығындарын әр чектің фотосымен енгізеді.
4. Рейс біткенде шығындар авансқа сәйкестендіріледі, қалған қалдық көрінеді.
5. Айырма қайтарылады немесе төленеді, аванс жабылады.

Ел ішіндегі және халықаралық рейстерге арналған аванстарды жеке түрлер ретінде жүргізу валюта мен қалдықты бақылауды жеңілдетеді. Аванс процесінің негіздерін қызметкерлердің аванстарын басқару жөніндегі нұсқаулығымызда қарастырдық.

Жүргізуші шығындары бухгалтерияда қалай тіркеледі?

Түркияда жүргізуші шығындары бірыңғай шоттар жоспары (Tekdüzen Hesap Planı) бойынша аванс үшін 195 Іссапар аванстары шотымен, шығын үшін 7-сыныптағы шығыс шоттарымен және есепке алынатын ҚҚС үшін 191 шотымен тіркеледі. Төмендегі сандар — мысал.

Мысал: жүргізушіге 8 000 TL рейс авансы беріледі. Рейстен ол 20% ҚҚС қоса алғанда 120 TL тұрақ чегін әкеледі. Тұрақты қоса алғанда барлық шығындар 6 350 TL құрайды; қалған 1 650 TL компанияға қайтарылады.

Шығынның 7-сыныптың қай шотына жазылатыны компанияның шығын құрылымына байланысты: рейс шығындарын қызметтің өзіндік құнында бақылайтын компаниялар оларды 760 немесе 770 шотында жүргізетіндерден басқа шотты қолданады. Аванс берілмеген жағдайда жүргізушіге берешек 195/320 қызметкер шотында бақыланады.

Құқықтық негіз: Түркияда шығын салық мақсатында танылуы үшін құжатпен дәлелденуі керек (№ 213 Салық процедуралары туралы заң, 227-бап; Ресми газет, 10.01.1961). Сол заңның 253-бабына сәйкес құжаттар өздері қатысты жылдан кейінгі жылдан бастап 5 жыл сақталады. Жүргізушілерге төленетін тәуліктік ақылардың салықтық режимі № 193 Табыс салығы туралы заңның (Ресми газет, 06.01.1961) 24 және 27-баптарында реттеледі. Компанияңызға қалай қолданылатынын қаржы кеңесшіңізбен (mali müşavir) нақтылаңыз.

Жүргізушілердің шығын саясатында не жазылуы керек?

Жүргізушілердің шығын саясатында қандай баптар өтелетіні, күнделікті лимиттер, құжат ережесі және тапсыру мерзімі анық жазылуы керек. Қысқа саясатты жүргізушілер оқиды және орындайды. Алғашқы нұсқа үшін шығын саясатының үлгісін пайдалана аласыз.

Тексеру тізімі:

• Өтелетін шығын баптары бір-бірлеп аталған ба?
• Тамаққа күнделікті лимит бар ма және ол рейс күндерінің санына көбейтіле ме?
• Тұру шот-фактурасының компания атына жазылу талабы көрсетілген бе?
• Құжатсыз шығынмен не істелетіні анық па?
• Шығындарды рейс біткеннен кейін ең кеш неше күн ішінде енгізу керегі жазылған ба?
• Әр шығында рейс нөмірі немесе мемлекеттік нөмір міндетті ме?
• Авансты қайтару мерзімі мен тәсілі анықталған ба?
• Халықаралық рейстерге арналған бағам және құжат ережелері бөлек жазылған ба?

Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?

Masraff жүргізушілердің жол шығындарын аванс өтінімінен бухгалтерлік жазбаға дейін бір ағында біріктіреді. Жалпы көріністі логистикалық компанияларға арналған Masraff шешімі бетінен көре аласыз.

• Мобильді қосымшалар: жүргізушілер шығындарын App Store, Google Play және Huawei AppGallery-ден жүктелетін мобильді қосымшада чекті суретке түсіріп енгізеді. Жасанды интеллект көмегімен чекті сканерлеу чектегі деректерді шығын өрістеріне ауыстырады.
• Аванс өтінімі және есепке алу: жүргізуші рейс авансын Masraff арқылы сұрайды, бекітілген аванс енгізілген шығындармен есепке алынады, ал қалдық нақты уақытта бақыланады. Ел ішіндегі, шетелдік және іссапар авансы сияқты кіші түрлерді бөлек анықтауға болады, әрқайсысына жеке шот, бекіту ағыны және шығын саясаты беріледі.
• Шығын саясаты қозғалтқышы: санат бойынша күнделікті және айлық лимиттер белгіленеді. Нысанда күн өрісі қосылғанда, мысалы, тамаққа арналған күнделікті лимит күндер санына қарай қолданылады. Лимит асып кеткенде жүйе тек ескерту көрсете алады немесе шығынды бұғаттай алады.
• Рейс деректері: Жоба коды, Белгі және Қосымша өріс арқылы әр шығынға рейс нөмірін немесе мемлекеттік нөмірді қосып, оларды міндетті етуге болады.
• Бақылау: қайталануды тексеру бір шығынның екі рет мәлімделуіне жол бермейді. Шығынды қабылдаудың соңғы күні және кезеңді жабу кешіккен құжаттарды шектейді.
• Бухгалтерия: ҚҚС-ты егжей-тегжейлі анықтау арқылы әр чек шығыс, ҚҚС және қызметкер шоттарына бөлінеді. Masraff 20-дан астам ERP және бухгалтерлік бағдарламамен интеграцияланады.

Masraff-ты пайдаланатын автопарк операторының тәжірибесін жаһандық автопарк операторы туралы кейсте оқи аласыз. Жүргізушілер шынымен пайдаланатын қосымшаның ерекшеліктерін мобильді бірінші шығын қосымшасы туралы мақаламызда сипаттадық.

Жиі қойылатын сұрақтар

Логистикалық компаниялар жүргізуші шығындарын қалай бақылайды?

Логистикалық компаниялар жүргізуші шығындарын ең дұрысы төлем сәтінде, мобильді қосымша арқылы және рейс деректерімен бірге бақылайды. Осылайша чек жоғалмай тұрып тіркеледі және рейс соңында авансқа сәйкестендіріледі.

Жүргізушіге берілген рейс авансы қай шотта бақыланады?

Түркияда жүргізушіге берілген рейс авансы бірыңғай шоттар жоспарының 195 Іссапар аванстары шотында бақыланады. Шығындар мәлімделген сайын бұл шот кредиттеліп, жабылады.

Чегі жоғалған жүргізуші шығынын шегеруге бола ма?

Түркияда құжатсыз шығын, әдетте, шегерілетін шығын ретінде танылмайды, өйткені Салық процедуралары туралы заң құжатпен дәлелдеуді талап етеді. Мұндай жағдайларда компания саясаты мен қаржы кеңесшіңіздің пікірі шешуші болады.

Логистикалық карта немесе шығын қосымшасын таңдағанда неге қарау керек?

Логистикалық карта немесе шығын қосымшасын таңдағанда чекті мобильді енгізуге, авансты есепке алуға, рейс деңгейіндегі өрістерге және ERP-ге экспортқа қарау керек. Жүргізушінің шығынды бірнеше қадаммен енгізе алуы қосымшаның тұрақты қолданылуын айқындайды.