Sommario
- Da cosa sono composte le spese di viaggio degli autisti?
- Perché il controllo delle spese è più difficile nella logistica?
- Come si eroga e si chiude un anticipo di viaggio?
- Come si registrano in contabilità le spese degli autisti?
- Cosa deve contenere la policy spese per gli autisti?
- Come funziona in Masraff?
- Domande frequenti
- Come tengono traccia le aziende di logistica delle spese degli autisti?
- Su quale conto si registra l'anticipo di viaggio di un autista?
- Una spesa dell'autista senza scontrino è deducibile?
- Cosa guardare in un'app carta o spese per la logistica?
Quando un autista di camion in Turchia parte da Istanbul per Mersin, ha in tasca un anticipo, qualche foto sul telefono e scontrini stropicciati nel cassetto del cruscotto. A fine viaggio, all'amministrazione restano le stesse domande: dove sono finiti i soldi, c'è un giustificativo e a quale viaggio va attribuito? Questo articolo spiega come le aziende di logistica possono gestire le spese di viaggio degli autisti, dall'anticipo alla registrazione contabile: voci di spesa tipiche, erogazione e chiusura dell'anticipo, una scrittura di esempio, una checklist e come funziona il processo in Masraff.
Da cosa sono composte le spese di viaggio degli autisti?
Le spese di viaggio degli autisti comprendono pasti, alloggio, parcheggio, pedaggi e riparazioni urgenti che l'autista paga durante il viaggio di tasca propria o con l'anticipo. Le voci cambiano in base al percorso, ma la tabella seguente è familiare alla maggior parte delle aziende.
| Voce di spesa | Giustificativo tipico | Cosa verificare |
|---|---|---|
| Pasti | Scontrino, fattura e-Arşiv | Limite giornaliero e numero di giorni di viaggio |
| Alloggio | Fattura | Intestata alla ragione sociale dell'azienda |
| Parcheggio e aree di sosta | Scontrino o ricevuta | Data e luogo coerenti con il viaggio |
| Pesa, traghetto, diritti di transito | Ricevuta, biglietto | Giustificativo leggibile |
| Pneumatico urgente e piccole riparazioni | Fattura | Targa indicata sul giustificativo |
| Spese nei viaggi internazionali | Scontrino in valuta estera | Importo in valuta e tasso di cambio |
Le carte carburante e i sistemi di pedaggio elettronico (HGS e OGS in Turchia) arrivano di solito con un estratto separato e una propria riconciliazione. Questo articolo si concentra sulle spese che l'autista paga di persona durante il viaggio e di cui deve portare il giustificativo.
Perché il controllo delle spese è più difficile nella logistica?
Il controllo delle spese è più difficile nella logistica perché chi spende resta lontano dall'ufficio per giorni e i giustificativi restano all'autista fino alla fine del viaggio. Emergono alcuni problemi tipici:
- Scontrini persi: gli scontrini su carta termica sbiadiscono con il tempo e alcuni si perdono in cabina.
- Giustificativi in ritardo: al rientro l'autista riparte subito, e gli scontrini arrivano solo a fine mese.
- Spese senza viaggio di riferimento: senza numero di viaggio o targa sullo scontrino, non è chiaro a quale viaggio imputare il costo.
- Anticipi aperti: a fine viaggio non si sa quanto dell'anticipo è stato speso e quanto va restituito.
- Doppia presentazione: lo stesso scontrino viene consegnato su carta e inviato anche come foto.
La soluzione comune è registrare la spesa nel momento in cui avviene e insieme ai dati del viaggio.
Come si eroga e si chiude un anticipo di viaggio?
L'anticipo di viaggio si eroga prima della partenza su una richiesta approvata e si chiude dopo compensandolo con le spese dichiarate dall'autista. La differenza viene recuperata dall'autista o pagata all'autista.
Una procedura che funziona è questa:
- Prima del viaggio, l'autista apre una richiesta di anticipo con i dati del viaggio.
- Il responsabile della flotta o delle operazioni la approva e il pagamento viene effettuato.
- Durante il viaggio, l'autista inserisce le spese con la foto di ogni scontrino.
- A fine viaggio le spese vengono abbinate all'anticipo e il saldo residuo è visibile.
- La differenza viene restituita o pagata e l'anticipo si chiude.
Tenere gli anticipi per viaggi nazionali e internazionali come tipi separati semplifica il controllo di valute e saldi. Le basi del processo sono descritte nella nostra guida alla gestione degli anticipi al personale.
Come si registrano in contabilità le spese degli autisti?
In Turchia le spese degli autisti si registrano secondo il piano dei conti uniforme (Tekdüzen Hesap Planı), con il conto 195 Anticipi di lavoro per l'anticipo, conti di costo della classe 7 per la spesa e il conto 191 per l'IVA detraibile. Le cifre seguenti sono un esempio.
Esempio: un autista riceve un anticipo di viaggio di 8.000 TL. Dal viaggio porta uno scontrino di parcheggio da 120 TL IVA inclusa al 20%. Tutte le spese, parcheggio compreso, ammontano a 6.350 TL; i restanti 1.650 TL tornano all'azienda.
| Passaggio | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Pagamento dell'anticipo | 195 Anticipi di lavoro 8.000 TL | 102 Banche 8.000 TL |
| Compensazione dello scontrino di parcheggio | Conto di costo classe 7 100 TL · 191 IVA detraibile 20 TL | 195 Anticipi di lavoro 120 TL |
| Restituzione dell'importo non usato | 102 Banche 1.650 TL | 195 Anticipi di lavoro 1.650 TL |
Il conto di classe 7 dipende dalla struttura dei costi dell'azienda: chi segue i costi dei viaggi come costo di produzione del servizio usa un conto diverso da chi li registra nel 760 o nel 770. Se non c'è anticipo, il debito verso l'autista si segue sul conto dipendente 195/320.
Base giuridica: in Turchia una spesa deve essere documentata per essere deducibile (Legge sulla procedura tributaria n. 213, articolo 227; Gazzetta Ufficiale del 10.01.1961). Secondo l'articolo 253 della stessa legge, i documenti si conservano per 5 anni a partire dall'anno successivo a quello di riferimento. Il trattamento fiscale delle diarie pagate agli autisti è regolato dagli articoli 24 e 27 della Legge sull'imposta sul reddito n. 193 (Gazzetta Ufficiale del 06.01.1961). Verificate l'applicazione alla vostra azienda con il vostro commercialista (mali müşavir).
Cosa deve contenere la policy spese per gli autisti?
La policy spese per gli autisti deve indicare chiaramente le voci coperte, i limiti giornalieri, la regola sui giustificativi e il termine di consegna. Una policy breve è quella che gli autisti leggono e rispettano. Per una prima bozza potete usare il nostro modello di policy spese.
Checklist:
- Le voci di spesa coperte sono elencate una per una?
- Esiste un limite giornaliero per i pasti, moltiplicato per i giorni di viaggio?
- È scritto che la fattura dell'alloggio deve essere intestata all'azienda?
- È chiaro come si gestiscono le spese senza giustificativo?
- È indicato entro quanti giorni dalla fine del viaggio vanno inserite le spese?
- Il numero di viaggio o la targa è obbligatorio su ogni spesa?
- Sono definiti termine e modalità di restituzione dell'anticipo?
- Le regole su cambio e giustificativi per i viaggi internazionali sono descritte a parte?
Come funziona in Masraff?
Masraff riunisce le spese di viaggio degli autisti in un unico flusso, dalla richiesta di anticipo alla registrazione contabile. Il quadro generale è nella pagina della soluzione Masraff per le aziende di logistica.
- App mobili: gli autisti inseriscono le spese nell'app mobile, scaricabile da App Store, Google Play e Huawei AppGallery, fotografando lo scontrino. La scansione degli scontrini con IA riporta i dati dello scontrino nei campi della spesa.
- Richiesta e compensazione anticipi: l'autista richiede l'anticipo di viaggio tramite Masraff; l'anticipo approvato viene compensato con le spese inserite e il saldo è aggiornato in tempo reale. Sottotipi come anticipo nazionale, estero o di lavoro si definiscono separatamente, ognuno con il proprio conto, flusso di approvazione e policy spese.
- Motore delle policy di spesa: si definiscono limiti per categoria, giornalieri e mensili. Quando sul modulo è attivo un campo giorni, un limite giornaliero per i pasti, ad esempio, si applica in base al numero di giorni. In caso di superamento il sistema può solo avvisare oppure bloccare la spesa.
- Dati del viaggio: con i campi Codice progetto, Etichetta e Campo aggiuntivo si aggiunge a ogni spesa il numero di viaggio o la targa, che possono essere resi obbligatori.
- Controlli: il controllo dei duplicati impedisce di dichiarare due volte la stessa spesa. L'ultimo giorno di accettazione delle spese e la chiusura del periodo limitano i giustificativi tardivi.
- Contabilità: con la determinazione dettagliata dell'IVA ogni scontrino viene ripartito tra conti di costo, IVA e dipendente. Masraff si integra con più di 20 ERP e software contabili.
L'esperienza di un operatore di flotte con Masraff è raccontata nel caso di studio di un operatore globale di flotte. Cosa rende un'app davvero usata dagli autisti lo spieghiamo nel nostro articolo sulle app spese mobile-first.
Domande frequenti
Come tengono traccia le aziende di logistica delle spese degli autisti?
Le aziende di logistica tengono traccia delle spese degli autisti al meglio nel momento del pagamento, con un'app mobile e insieme ai dati del viaggio. Così lo scontrino viene registrato prima di andare perso e a fine viaggio viene abbinato all'anticipo.
Su quale conto si registra l'anticipo di viaggio di un autista?
In Turchia l'anticipo di viaggio di un autista si registra sul conto 195 Anticipi di lavoro del piano dei conti uniforme. Man mano che le spese vengono dichiarate, il conto viene accreditato e chiuso.
Una spesa dell'autista senza scontrino è deducibile?
In Turchia una spesa senza documento in genere non è ammessa in deduzione, perché la Legge sulla procedura tributaria richiede la prova documentale. In questi casi decidono la policy aziendale e il parere del vostro commercialista.
Cosa guardare in un'app carta o spese per la logistica?
Nella scelta di un'app carta o spese per la logistica contano l'acquisizione mobile degli scontrini, la compensazione degli anticipi, i campi per viaggio e l'esportazione verso l'ERP. Se l'autista può inserire una spesa in pochi passaggi, l'app viene usata con continuità.