Съдържание
- От какво се състоят пътните разходи на шофьорите?
- Защо проследяването на разходите в логистиката е по-трудно?
- Как се отпуска и приключва аванс за курс?
- Как се осчетоводяват разходите на шофьорите?
- Какво трябва да съдържа политиката за разходи на шофьорите?
- Как работи това в Masraff?
- Често задавани въпроси
- Как логистичните компании проследяват разходите на шофьорите?
- По коя сметка се води авансът на шофьора за курс?
- Може ли разход на шофьор с изгубена бележка да се признае?
- Какво да търсите в логистична карта или приложение за разходи?
Когато шофьор на камион в Турция тръгва от Истанбул за Мерсин, в джоба си има аванс, в телефона няколко снимки, а в жабката смачкани бележки. След курса на счетоводството остават същите въпроси: за какво са похарчени парите, има ли документ и към кой курс да се отнесе? Тази статия показва как логистичните компании могат да управляват пътните разходи на шофьорите от аванса за курса до счетоводния запис: типични разходни пера, отпускане и приключване на аванс, примерно осчетоводяване, контролен списък и как процесът работи в Masraff.
От какво се състоят пътните разходи на шофьорите?
Пътните разходи на шофьорите включват храна, нощувки, паркинг, пътни такси и спешни ремонти, които шофьорът плаща по време на курса от свои пари или от аванса. Перата зависят от маршрута, но таблицата по-долу е позната на повечето компании.
| Разходно перо | Типичен документ | На какво да се обърне внимание |
|---|---|---|
| Храна | Касова бележка, фактура e-Arşiv | Дневен лимит и брой дни на курса |
| Нощувка | Фактура | Издадена на името на компанията |
| Паркинг и такси на места за почивка | Бележка или квитанция | Датата и мястото съвпадат с курса |
| Кантар, ферибот, такси за преминаване | Квитанция, билет | Документът е четлив |
| Спешна смяна на гума и дребен ремонт | Фактура | Регистрационният номер е в документа |
| Разходи при международен курс | Бележка в чуждестранна валута | Сума във валута и курс |
Горивните карти и системите за електронно плащане на пътни такси (в Турция HGS и OGS) обикновено идват като отделно извлечение със собствено равнение. Тази статия е за разходите, които шофьорът плаща лично по време на курса и за които трябва да донесе документ.
Защо проследяването на разходите в логистиката е по-трудно?
Проследяването на разходите в логистиката е по-трудно, защото харчещият е далеч от офиса с дни, а документите остават у шофьора до края на курса. Открояват се няколко типични проблема:
- Изгубени бележки: бележките на термохартия избледняват с времето, а част от тях се губят в кабината.
- Закъснели документи: след връщане шофьорът веднага тръгва на следващ курс и бележките се предават чак в края на месеца.
- Разходи без връзка с курс: без номер на курса или регистрационен номер не е ясно към разходите на кой курс да се отнесат.
- Неприключени аванси: в края на курса не е ясно колко от аванса е похарчено и колко трябва да се върне.
- Двойно деклариране: една и съща бележка се предава на хартия и се изпраща и като снимка.
Общото решение е разходът да се записва в момента на плащането и заедно с данните за курса.
Как се отпуска и приключва аванс за курс?
Авансът за курс се отпуска преди пътуването по одобрена заявка и се приключва след това чрез прихващане с декларираните от шофьора разходи. Разликата се възстановява от шофьора или му се изплаща.
Работещият ред изглежда така:
- Преди курса шофьорът подава заявка за аванс с данните за курса.
- Ръководителят на автопарка или операциите я одобрява и плащането се извършва.
- По време на курса шофьорът въвежда разходите си със снимка на всяка бележка.
- След курса разходите се съпоставят с аванса и остатъкът се вижда.
- Разликата се връща или изплаща и авансът се приключва.
Отделните типове аванс за вътрешни и международни курсове улесняват проследяването на валута и салда. Основите на процеса описахме в нашето ръководство за управление на служебни аванси.
Как се осчетоводяват разходите на шофьорите?
В Турция разходите на шофьорите се осчетоводяват по единния сметкоплан (Tekdüzen Hesap Planı) със сметка 195 „Служебни аванси“ за аванса, разходни сметки от клас 7 за разхода и сметка 191 за ДДС за приспадане. Цифрите по-долу са примерни.
Пример: шофьор получава аванс от 8 000 TL за курса. От пътя той носи бележка за паркинг от 120 TL с включен ДДС 20%. Всички разходи заедно с паркинга са 6 350 TL; останалите 1 650 TL се връщат на компанията.
| Стъпка | Дебит | Кредит |
|---|---|---|
| Изплатен аванс | 195 Служебни аванси 8 000 TL | 102 Банки 8 000 TL |
| Прихваната бележка за паркинг | Разходна сметка клас 7 100 TL · 191 ДДС за приспадане 20 TL | 195 Служебни аванси 120 TL |
| Върната неизползвана сума | 102 Банки 1 650 TL | 195 Служебни аванси 1 650 TL |
Към коя сметка от клас 7 отива разходът зависи от разходната структура на компанията: фирмите, които водят разходите по курсове като себестойност на услугите, използват различна сметка от тези, които ги отнасят към 760 или 770. Когато няма аванс, задължението към шофьора се води по сметката за служители 195/320.
Правно основание: в Турция разходът трябва да е доказан с документ, за да бъде признат за данъчни цели (Закон за данъчното производство № 213, член 227; Държавен вестник от 10.01.1961). Съгласно член 253 от същия закон документите се пазят 5 години, считано от годината след тази, за която се отнасят. Данъчното третиране на дневните пари за шофьори е уредено в членове 24 и 27 от Закона за данъка върху доходите № 193 (Държавен вестник от 06.01.1961). Потвърдете приложението за вашата компания с вашия финансов консултант (mali müşavir).
Какво трябва да съдържа политиката за разходи на шофьорите?
Политиката за разходи на шофьорите трябва ясно да посочва покритите пера, дневните лимити, правилото за документите и срока за предаване. Кратката политика се чете и спазва от шофьорите. За начална чернова можете да използвате нашия шаблон за политика за разходите.
Контролен списък:
- Изброени ли са поотделно покритите разходни пера?
- Има ли дневен лимит за храна и умножава ли се по дните на курса?
- Записано ли е, че фактурата за нощувка трябва да е на името на компанията?
- Ясно ли е как се третират разходите без документ?
- Посочено ли е до колко дни след курса трябва да се въведат разходите?
- Задължителен ли е номерът на курса или регистрационният номер при всеки разход?
- Определени ли са срокът и начинът за връщане на аванса?
- Описани ли са отделно правилата за валутен курс и документи при международни курсове?
Как работи това в Masraff?
Masraff обединява пътните разходи на шофьорите в един поток — от заявката за аванс до счетоводния запис. Цялостната картина ще видите на страницата с решението на Masraff за логистични компании.
- Мобилни приложения: шофьорите въвеждат разходите си в мобилното приложение от App Store, Google Play или Huawei AppGallery, като снимат бележката. Сканирането на бележки с изкуствен интелект прехвърля данните от бележката в полетата на разхода.
- Заявка за аванс и прихващане: шофьорът заявява аванса за курса през Masraff, одобреният аванс се прихваща с въведените разходи, а салдото се следи в реално време. Подтипове като вътрешен, задграничен и служебен аванс се дефинират отделно, всеки със своя сметка, одобрителен поток и политика за разходи.
- Двигател за политика за разходите: задават се лимити по категории, дневни и месечни. Когато във формата е активно поле за дни, например дневният лимит за храна може да се прилага според броя дни. При превишение системата може само да предупреди или да блокира разхода.
- Данни за курса: чрез полетата „Код на проект“, „Етикет“ и „Допълнително поле“ към всеки разход може да се добави номер на курса или регистрационен номер и те да станат задължителни.
- Проверки: проверката за дубликати не позволява един разход да се декларира два пъти. Последният ден за приемане на разходи и приключването на периода ограничават закъснелите документи.
- Счетоводство: с детайлното определяне на ДДС всяка бележка се разпределя по сметки за разход, ДДС и служител. Masraff се интегрира с повече от 20 ERP и счетоводни системи.
За опита на оператор на автопарк с Masraff прочетете в казуса за глобален оператор на автопарк. Какво прави едно приложение наистина използвано от шофьорите, описахме в статията за мобилни приложения за разходи.
Често задавани въпроси
Как логистичните компании проследяват разходите на шофьорите?
Логистичните компании проследяват разходите на шофьорите най-добре в момента на плащането — чрез мобилно приложение и заедно с данните за курса. Така бележката се записва, преди да се изгуби, и в края на курса се съпоставя с аванса.
По коя сметка се води авансът на шофьора за курс?
В Турция авансът на шофьора за курс се води по сметка 195 „Служебни аванси“ от единния сметкоплан. С декларирането на разходите сметката се кредитира и приключва.
Може ли разход на шофьор с изгубена бележка да се признае?
В Турция разход без документ по правило не се признава за данъчни цели, защото Законът за данъчното производство изисква доказване с документ. В такива случаи решаващи са политиката на компанията и мнението на вашия финансов консултант.
Какво да търсите в логистична карта или приложение за разходи?
При избора на логистична карта или приложение за разходи гледайте мобилното въвеждане на бележки, прихващането на аванси, полетата на ниво курс и експорта към ERP. Дали шофьорът може да въведе разход с няколко стъпки определя дали приложението ще се използва постоянно.