Дорожные расходы водителей в логистике

Когда водитель фуры в Турции отправляется из Стамбула в Мерсин, у него в кармане аванс, в телефоне несколько фотографий, а в бардачке — мятые чеки. После рейса у бухгалтерии остаются те же вопросы: на что ушли деньги, есть ли документ и к какому рейсу его отнести? В этой статье разберём, как логистическим компаниям управлять дорожными расходами водителей — от аванса на рейс до бухгалтерской проводки: типичные статьи расходов, выдача и закрытие аванса, пример проводки, чек-лист и то, как этот процесс устроен в Masraff.

Из чего состоят дорожные расходы водителя?

Дорожные расходы водителя — это питание, проживание, парковка, дорожные сборы и срочный ремонт, которые водитель оплачивает в рейсе из своих денег или из аванса. Статьи зависят от маршрута, но таблица ниже знакома большинству компаний.

Топливные карты и системы электронной оплаты проезда (в Турции HGS и OGS) обычно приходят отдельной выпиской со своей сверкой. Эта статья посвящена расходам, которые водитель оплачивает в рейсе сам и за которые должен принести документ.

Почему учёт расходов в логистике сложнее?

Учёт расходов в логистике сложнее, потому что тот, кто тратит деньги, днями находится вне офиса, а документы остаются у водителя до конца рейса. Выделяются несколько типичных проблем:

• Потерянные чеки: чеки на термобумаге со временем выцветают, часть теряется в кабине.
• Поздние документы: вернувшись, водитель сразу уходит в следующий рейс, и чеки сдаются только в конце месяца.
• Расходы без привязки к рейсу: если в чеке нет номера рейса или госномера, непонятно, к себестоимости какого рейса их отнести.
• Незакрытые авансы: в конце рейса неясно, сколько из аванса потрачено и сколько нужно вернуть.
• Двойная подача: один и тот же чек сдают на бумаге и ещё раз присылают фотографией.

Общее решение всех этих проблем — фиксировать расход в момент оплаты и сразу вместе с данными рейса.

Как выдаётся и закрывается аванс на рейс?

Аванс на рейс выдаётся до поездки по одобренной заявке и закрывается после неё зачётом расходов, заявленных водителем. Разница либо возвращается водителем, либо выплачивается ему.

Рабочий порядок выглядит так:

1. Перед рейсом водитель подаёт заявку на аванс с данными рейса.
2. Руководитель автопарка или операционного отдела одобряет её, деньги выплачиваются.
3. В рейсе водитель вносит расходы с фотографией каждого чека.
4. После рейса расходы сопоставляются с авансом, остаток виден сразу.
5. Разница возвращается или выплачивается, аванс закрывается.

Если вести авансы на внутренние и международные рейсы как отдельные типы, валюту и остатки отслеживать проще. Основы работы с авансами мы разобрали в руководстве по управлению авансами сотрудников.

Как отражать расходы водителей в учёте?

В Турции расходы водителей отражаются по единому плану счетов (Tekdüzen Hesap Planı): аванс — на счёте 195 «Авансы на служебные цели», затраты — на счетах расходов класса 7, НДС к вычету — на счёте 191. Цифры ниже приведены для примера.

Пример: водитель получает аванс на рейс 8 000 TL. Из рейса он привозит чек за парковку на 120 TL, включая НДС 20%. Все расходы вместе с парковкой составляют 6 350 TL; оставшиеся 1 650 TL возвращаются компании.

На какой счёт класса 7 относить затраты, зависит от структуры затрат компании: те, кто учитывает рейсы в себестоимости услуг, используют другой счёт, чем те, кто относит их на 760 или 770. Если аванс не выдавался, долг перед водителем учитывается на счёте расчётов с работником 195/320.

Правовая основа: в Турции расход можно признать для налога только при наличии подтверждающего документа (Налоговый процессуальный закон № 213, статья 227; Официальная газета от 10.01.1961). Согласно статье 253 того же закона документы хранятся 5 лет, начиная с года, следующего за отчётным. Налоговый режим суточных, выплачиваемых водителям, определяют статьи 24 и 27 Закона о подоходном налоге № 193 (Официальная газета от 06.01.1961). Уточните применение в вашей компании у своего финансового консультанта (mali müşavir).

Что должно быть в политике расходов для водителей?

Политика расходов для водителей должна чётко называть покрываемые статьи, дневные лимиты, правило о документах и срок сдачи. Короткую политику водители читают и соблюдают. Для первого варианта можно взять наш шаблон политики расходов.

Чек-лист:

• Перечислены ли покрываемые статьи расходов поимённо?
• Есть ли дневной лимит на питание и умножается ли он на число дней рейса?
• Прописано ли требование выписывать счёт за проживание на компанию?
• Понятно ли, что делать с расходами без документа?
• Указано ли, в течение скольких дней после рейса нужно внести расходы?
• Обязателен ли номер рейса или госномер в каждом расходе?
• Определены ли срок и способ возврата аванса?
• Описаны ли отдельно правила по курсу и документам для международных рейсов?

Как это работает в Masraff?

Masraff собирает дорожные расходы водителей в один процесс — от заявки на аванс до бухгалтерской проводки. Общую картину можно увидеть на странице решения Masraff для логистических компаний.

• Мобильные приложения: водители вносят расходы в мобильном приложении из App Store, Google Play или Huawei AppGallery, фотографируя чек. Распознавание чеков искусственным интеллектом переносит данные чека в поля расхода.
• Заявка на аванс и зачёт: водитель запрашивает аванс на рейс через Masraff, одобренный аванс зачитывается внесёнными расходами, а остаток отслеживается в реальном времени. Подтипы — внутренний, зарубежный, служебный аванс — настраиваются отдельно, каждому можно назначить свой счёт, маршрут согласования и политику расходов.
• Движок политики расходов: задаются лимиты по категориям, дневные и месячные. Если в форме включено поле дней, например дневной лимит на питание применяется по числу дней. При превышении система может только предупредить или заблокировать расход.
• Данные рейса: с помощью полей «Код проекта», «Метка» и «Дополнительное поле» к каждому расходу добавляется номер рейса или госномер, и их можно сделать обязательными.
• Проверки: проверка на дубликаты не даёт заявить один расход дважды. Последний день приёма расходов и закрытие периода ограничивают поздние документы.
• Учёт: благодаря детальному определению НДС каждый чек раскладывается на счета расходов, НДС и расчётов с работником. Masraff интегрируется более чем с 20 ERP и учётными системами.

Об опыте оператора автопарка, работающего с Masraff, читайте в кейсе глобального оператора автопарка. Каким должно быть приложение, которым водители действительно будут пользоваться, мы рассказали в статье о mobile-first приложениях для расходов.

Часто задаваемые вопросы

Как логистические компании учитывают расходы водителей?

Логистическим компаниям лучше всего учитывать расходы водителей в момент оплаты — через мобильное приложение и вместе с данными рейса. Так чек попадает в учёт до того, как потеряется, и в конце рейса сопоставляется с авансом.

На каком счёте учитывается аванс водителя на рейс?

В Турции аванс водителя на рейс учитывается на счёте 195 «Авансы на служебные цели» единого плана счетов. По мере подачи расходов счёт кредитуется и закрывается.

Можно ли списать расход водителя, если чек потерян?

В Турции расход без документа, как правило, не признаётся для налога, поскольку Налоговый процессуальный закон требует документального подтверждения. В таких случаях решают политика компании и мнение вашего финансового консультанта.

На что смотреть при выборе логистической карты или приложения для расходов?

При выборе логистической карты или приложения для расходов важны мобильный ввод чеков, зачёт авансов, поля на уровне рейса и выгрузка в ERP. Сможет ли водитель внести расход за пару шагов, определяет, будут ли приложением пользоваться постоянно.